Proaktive Verwaltungsservices: KGSt fordert Umdenken in der kommunalen Servicegestaltung

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement(KGSt) fordert in ihrem neuen Bericht „Proaktive Verwaltungsservices: Bürger:innen entlasten | Prozesse effizienter gestalten" ein Umdenken in der Gestaltung des kommunalen Bürgerservices.

Um den Bürger:innenservice als zentrales Element der Daseinsvorsorge zukunftssicher zu gestalten, muss sich die Kommune vom leitenden Prinzip des „Antrags als auslösendes Ereignis“ lösen. Stattdessen sollte sie sich – wo dies möglich und sinnvoll ist –zu einer proaktiven Verwaltung entwickeln, die direkt auf die Bürger:innen zugeht. Der neue Bericht bietet kommunalen Praktiker:innen Perspektiven, welche Services einer Kommunalverwaltung proaktiv gestaltet werden können und wie dies methodisch gelingen kann.

Dr. Klaus Effing, Vorstand der KGSt, betont: „Proaktivität kann zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen – gleichzeitig braucht es ein gemeinsames Commitment der Verwaltung und der örtlichen Politik.“

Geleitet von diesem Commitment fokussiert der neue KGSt®-Bericht drei wesentlicheAspekte:

1. Proaktive Verwaltungsservices umsetzen: Die Umsetzung erfolgt über mehrere Stufen, von der proaktiven Informationsbereitstellung bis hin zu vollständig proaktiven Verwaltungsservices. Dafür sind eine Professionalisierung des Prozess- und Datenmanagements sowie eine funktionsfähige IT-Infrastrukturnotwendig.

2. Eine proaktive Haltung fördern: Proaktive Verwaltungsservices erfordern auch eine proaktive Haltung von Mitarbeitenden und Führungskräften. Diese zeichnet sich zum Beispiel dadurch aus, dass Mitarbeitende und Führungskräfte Proaktivitätspotenziale selbst erkennen und aktiv an der Mitgestaltung proaktiver Services mitwirken.

3. Proaktivität im föderalen System gestalten: Viele proaktive Verwaltungsservices können nur umgesetzt werden, wenn alle Akteure des föderalen Systems daran arbeiten. Gerade mit Blick auf die IT-Infrastruktur und IT-Standards braucht es hier viel Engagement. Zudem muss Proaktivität bei der Gestaltung von Verordnungen und Gesetzen mitgedacht werden. Heute sind proaktive Verwaltungsservices in Kommunalverwaltungen Realität und Zukunftsbild zugleich.

Um die genannten Aspekte abdecken zu können, bietet der neue Bericht Mitarbeitenden und Entscheider:innen aus den Bereichen Organisation, IT sowie aus den Fachbereichen in Kommunalverwaltungen wertvolle Handlungsimpulse. Gleichzeitig werden Risiken in Bereichen wie Datenschutz, Datenaustausch und Akzeptanz beleuchtet und Wege im Umgang mit diesen Risiken aufgezeigt.

Kathrin Seiter und Matthias Hörmeyer, die Autor:innen des Berichts, erklären ihre Motivation rund um die neue Handlungshilfe: „Wir sind überzeugt, dass mehr proaktive Verwaltungsservices die Zufriedenheit der Bürger:innen mit der Kommunalverwaltung steigern können. Daher heißt es, den Weg zu mehr Proaktivität jetzt beschreiten und schnell erste sichtbare Erfolge erzielen!“

.KGSt-Mitglieder finden den KGSt® -Bericht "Proaktive Verwaltungsservices. Bürger:innen entlasten I Prozesse effizienter gestalten" (Berichtsnummer: 14/2024) im KGSt® -Portal unter dem Link unten.