Brandschutz-Prüfungen mit IT-Plattform und App - Mit Sicherheit besser aufgestellt
Aufwändige administrative Aufgaben, große Informationsmengen und Knappheit beim qualifizierten Personal: Ein Experte für Unternehmenssicherheit strebte eine größere Effizienz bei seinen Prüf- und Zertifizierungsaufgaben im Brandschutz an, um die Ressourcen zielgerichteter einsetzen und das Personal entlasten zu können.
Eine Plattformlösung mit App ermöglicht nun die Terminierung und Abwicklung verschiedener Prüfprozesse und erhöht Effizienz und Sicherheit bei den täglichen Aufgaben.
Die VdS Schadenverhütung GmbH ist eine Tochtergesellschaft des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) und eine Institution für Unternehmenssicherheit weltweit. Schwerpunkte liegen im Bereich Brandschutz, Security, Naturgefahrenprävention und Cyber-Sicherheit. VdS bietet Risikobeurteilungen, Anlagen-Prüfungen, die Zertifizierungen von Firmen, Fachkräften und Produkten (VdS-Gütesiegel) sowie ein Weiterbildungsangebot. Alle DAX-Konzerne sind Kunden der VdS, außerdem Industriebetriebe und internationale Hersteller, Systemhäuser, Banken und Versicherer. VdS beschäftigt über 500 Mitarbeiter.
Zum Bereich Brandschutz gehört die Technische Prüfstelle (TP) mit rund 200 Beschäftigten. Etwa 170 davon sind Prüfsachverständige. VdS ist in Deutschland die einzige staatlich akkreditierte Prüfstelle für ortsfeste automatische Brandschutzanlagen (nach ISO 17020 durch die DAkkS). Sie unterstützt Unternehmen bei Plan-, Erst- und Wiederholungsprüfungen von Brandschutzanlagen, egal nach welchen Normen und Richtlinien (etwa NFPA-Richtlinien oder Datenblätter der FM Global) geplant und gebaut wurde. Jährlich werden rund 30.000 Anlagen beurteilt. Die TP ist international aktiv, die Mehrheit der Standorte befindet sich in Deutschland, unter anderem in Berlin, Hamburg, München und Köln. Darüber hinaus in Polen, Tschechien und den Niederlanden.
Die Herausforderung: Informationen und Ressourcen
Die TP deckt ein breites Leistungsspektrum ab, prüft und zertifiziert unter anderem Wasserlöschanlagen wie Sprinkler und Schaumlöschanlagen, Gaslöschanlagen, Brandvermeidungsanlagen und Entrauchungsanlagen. Diese sind teilweise bis zu 50 Jahre alt – damals galten andere Richtlinien als heute und abhängig vom Bundesland und der Branche gibt es weitere Unterschiede: Brandschutz im öffentlichen Raum sieht anders aus als jener im Einzelhandel und auch bei standardisierten Bauweisen gibt es Unterschiede.
Damit steigt die Menge an Informationen, die die Prüfsachverständigen für ihre Aufgaben benötigen, kontinuierlich. Sie müssen den aktuellen Stand kennen und gleichzeitig wissen, nach welchen Regeln ältere Anlagen gebaut wurden. Deswegen ist es wichtig, dass das Personal alle notwendigen Informationen an die Hand bekommt, um auf der sicheren Seite zu sein – schließlich bedeutet die Prüftätigkeit ein hohes Maß an Verantwortung. Dieser Informationsbedarf kann heute mit Papier nicht mehr gut abgedeckt werden. Die Anlagenprüftätigkeit erfordert zudem eine genaue Dokumentation, um nachvollziehen zu können, was der Status quo einer Anlage ist und wie sie geprüft wurde. All diese Aufgaben binden Ressourcen, doch hochqualifiziertes Personal ist eine Engstelle – die Prüfsachverständigen schließen ihrem ingenieurwissenschaftlichen Studium eine vierjährige Ausbildung an.
Das Ziel von VdS war es deswegen, Energie und Zeit des Personals sinnvoll zu nutzen – mit Unterstützung der passenden Software. Sie sollte es ermöglichen, vorhandene Informationen durch intelligente Prozesse automatisch zur Verfügung zu stellen und pflegen zu können. Eine App sollte die Prüfungen vor Ort unterstützen: Wichtig war hier eine Offline-Funktion, da Prüfungen auch im Keller oder auf der Baustelle stattfinden, wo kein Netz zur Verfügung steht.
Komponenten der Systeme, etwa von Hydranten oder Füll- und Entleerungsstation, sollten hinzugefügt werden können, ebenso Messergebnisse, Zusammenfassungen und Bemerkungen sowie Informationen zur Ausrüstung. Prüfgrundlagen wie Dokumente aus dem Baurecht, der Landesbauordnung, dem Versicherungsrecht und Unterlagen der Kunden sollten ebenfalls integriert werden. Durch die Prüfung sollten Checklisten führen und die Prüfung erst mit deren Abschluss beendet sein. Prüfberichte, die in der Vergangenheit noch in Word verfasst wurden, sollen künftig weitgehend mit definierten Optionen und wenigen Freitexten - die dann einfach diktiert werden können - erstellt werden. Dies spart die Nacharbeit im Büro und beschleunigt den Prozess der Berichtserstellung. Nicht zuletzt sollte das Tool mit SAP kommunizieren können und in der Lage sein, hohe Datenmengen zu verarbeiten.
Implementierung und Funktionsumfang
Im Herbst 2022 wurde die Zusammenarbeit mit der mobile function GmbH und die Implementierung der Softwarelösung ENGINE4.SERVICE begonnen.
„Wir haben lange gebraucht, um einen geeigneten Partner zu finden – trotz mehrerer Anläufe mit großen und kleinen Anbietern“, schildert Nicole Klassen, stellvertretende Abteilungsleiterin des Service-Centers und Projektmanagerin der TP. Einer der alten Partner hatte die Entwicklung für die App des Außendienstes eingestellt, die für VdS aber essenziell ist. Ein anderes internationales Unternehmen hielt sich nicht an Absprachen und lieferte ein Programm, das dann den Bedarf von VdS nicht decken konnte.
Nach ersten Abstimmungen schien man mit mobile function einen vielversprechenden Anbieter gefunden zu haben. In einem ersten Sprint wurde ein Prototyp mit Basisanforderungen im Bereich der Hydrantenprüfungen entwickelt. „Wir waren erstaunt, wie weit man in wenigen Tagen Arbeit mit dem Tool kommen kann,“ berichtet Nicole Klassen. Deswegen beschloss VdS, den Weg mit ENGINE4.SERVICE weiterzugehen.
Im Folgenden wurde der Hydrantenprozess vollständig umgesetzt, seit 2023 erfolgt die Terminierung der Prüfaufträge über das Tool, seit wenigen Monaten ist ebenfalls der Gasprozess live und die Sprinklerprüfung, das größte Gewerk, wird aktuell umgesetzt. „Die Anwendung wird immer größer, unser Bedarf wächst,“ so Nicole Klassen weiter. Mittelfristig sollen alle Prüfaufgaben im Tool abgebildet und Prüfberichte sofort und automatisiert erstellt werden. Außerdem erfolgt die Ablage der Dokumente über ENGINE4.SERVICE. Für die Prüfer ist es wichtig, auf relevante Dokumente während der Prüfung Zugriff zu haben – diese Funktion wird gerade in die Lösung integriert.
„Die Zusammenarbeit gefällt uns sehr gut – wir sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen. Nicht viele andere Unternehmen können da heranreichen. Wir wüssten nicht, wo wir einen Partner finden sollten, der das besser macht,“ so Nicole Klassen. Und weiter: „mobile function kommuniziert klar, was sie liefern können. Die Aussagen sind zuverlässig, unser Bedarf wird ernst- und aufgenommen.“
Für VdS ist die Tandem-Lösung mit Portal und App ideal. „Aufbau und Architektur haben einen hohen Reifegrad, man sieht, dass mobile function viel Energie in die Grundlagen gesteckt hat,“ berichtet Nicole Klassen. Deswegen war bereits die Ursprungsvariante der Lösung ohne Anpassungen für VdS gut nutzbar. „mobile function ist offen, Anpassungen in unserem Sinne vorzunehmen und die Lösung weiterzuentwickeln. Deswegen passen mobile function und E4 gut zu VdS.“
Mittel- und langfristig ist es denkbar, dass auch kaufmännische und organisatorische Prozesse mit der Hilfe von ENGINE4.SERVICE unterstützt werden. Ziel ist stets, dass Aufträge dynamischer bearbeitet werden können, der Kunde den Prüfbericht schnell erhält und die Kundenzufriedenheit steigen kann.
Schulung und Support
Das Team der TP wurde auf unterschiedlichen Ebenen und mit verschiedenen Methoden geschult – mit Videos, Präsenzschulungen, auf dem jährlichen TP-Seminar und in den Niederlassungen bei den Ingenieursbesprechungen. Auch ein Handout wurde aufgesetzt. „E4 ist zwar in vielen Punkten selbsterklärend, aber Unterstützung im Detail ist hilfreich, damit der Start gelingt“, so Klassen. Das Team soll abgeholt und eingebunden werden. Alle Mitarbeiter der TP nutzen E4 für die Terminierung. „Es herrscht Konsens, dass die Grundkonstruktion und der Aufbau für die Prüfer signifikant besser ist“. Die Jüngeren in der Belegschaft schätzen es, nun digital arbeiten zu können. Weil man mit den Projektverantwortlichen in engem Austausch ist, werden viele Fragen informell gelöst. Für alle anderen nutzt VdS das Ticketsystem, das „ausgezeichnet funktioniert.“
Fazit
Mit der ENGINE4 Plattform-Lösung und App können alle Anforderungen und Bedürfnisse von VdS abgedeckt und erfüllt werden. Checklisten führen durch verschiedene Prüfaufgaben, der Prüfer hat Zugriff auf die notwendigen Informationen und Unterlagen und kann die Prüfprotokolle schnell erledigen. Administrative Aufgaben werden minimiert und die Belegschaft kann sich ihrer Kernaufgabe, der Sicherheit von Brandschutzanlagen, zuwenden.