Entgeltabrechnung für 180.000 Zahlfälle zeitgemäß durchführen und revisionssicher weiterentwickeln
Die Landesverwaltung Rheinland-Pfalz nutzt für ihre Bezügeabrechnung und Personalverwaltung seit 2011 das SAP HCM-basierte Personalmanagementsystem IPEMA®. Das IPEMA®-Service-Center (ISC) im Landesamt für Finanzen (LfF) in Koblenz kümmert sich um die Pflege und Weiterentwicklung.
Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz (Bild: LfF)
Weil das Anpassen von Tabelleninhalten, Abrechnungsschemen und -regeln sowie die revisionssichere Dokumentation der Versionen ein sehr komplexer Vorgang war, hat man sich nach einem Dienstleister für individuelle SAP-Lösungen umgesehen. Als Ergebnis führte das ISC Anfang 2013 den FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) und ein Jahr später FIS/hrd Copy Compare Convert (CCC) ein. Die Komponenten erleichtern den Prozess der Pflege der Personalabrechnung deutlich und machen ihn revisionssicher.
SAP HCM – intern „Integriertes Personalmanagementsystem“, kurz IPEMA® genannt – wurde 2011 eingeführt, nachdem der Ministerrat im Jahre 2007 beschloss, die bestehenden Prozesse des Personalmanagements in der rheinland-pfälzischen Landesverwaltung abzulösen. Das neue integrierte System für Personalmanagement und Bezügeabrechnung sollte auf einer Standardsoftware basieren; so kam SAP zum Einsatz. Heute werden 180.000 Abrechnungen monatlich damit erstellt. Das Landesamt für Finanzen Koblenz hat 600 Mitarbeiter. Allein 280 Sachbearbeiter sind dort für die Abrechnungen zuständig. Weitere 1200 Mitarbeiter erledigen landesweit die Personalsachbearbeitung im SAP HCM-gestützten Abrechnungssystem IPEMA®. Rund 40 Personen betreuen von Koblenz aus das SAP-System. Das IPEMA®- Service-Center (ISC), als eigenständige Stabsstelle angesiedelt im Haus des Landesamts für Finanzen, hat inzwischen viele Kundenbereiche und Landesverfahren entwickelt; IPEMA® umfasst damit einen großen fachlichen Rahmen.
Schemen und Regeln einfach und ohne großes IT-Know-how ändern
Das Arbeiten mit SAP stellte die Verwaltung vor große Herausforderungen. Denn die Abrechnungsschemen und -regeln ändern sich durch tarifliche und gesetzliche Neuregelungen ständig, teilweise muss das ISC Regeln selbst entwickeln. Eine Aufgabe, die für nicht gelernte IT-Fachleute nur mit Hilfe externer Berater bewältigt werden kann. „Wir haben uns also auf die Suche nach einem Produkt gemacht, mit dem wir selbst Schemen, Regeln und Tabellen anpassen und gleichzeitig alle Änderungen revisionssicher ablegen können,” erinnert sich Hermann-Josef Haag, Leiter des IPEMA®-Service-Centers. Der FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer war schließlich die optimale Lösung, die die Anforderungen hinsichtlich Analyse, Bearbeitung und Dokumentation von Schemen, Regeln sowie Tabellen erfüllte.
Deutliche Arbeitserleichterung und ganzheitliche Qualitätssicherung
FIS/hrd wurde innerhalb der ISC-Organisation an zwei Stellen implementiert: Im Anwendungsbetrieb, wo das Customizing von Schemen, Regeln und Lohnarten stattfindet, sowie in der Abrechnungssteuerung. Im Anwendungsbetrieb ersetzt die Software die SAP-Standardtransaktionen PE01 und PE02 durch eigene Transaktionen bzw. ergänzt sie um weitere Funktionen. Nach sehr kurzer Einarbeitungszeit haben die Anwender eine deutliche Arbeitserleichterung gespürt, weil die Aufgaben viel einfacher und schneller erledigt werden konnten. Ein Beispiel hierfür sind die einmal pro Monat stattfindenden Regressionstests, die vom ISC zur Qualitätssicherung durchgeführt werden. Dabei werden alle Entwicklungen noch einmal probehalber abgerechnet, bevor sie wirklich ins Produktiv-System eingespielt werden. „Das beispielhafte Abrechnen von Personalfällen und die Kontrolle sind für uns sehr wichtige Aufgaben. Mit FIS/hrd dauern diese Tests nun nur noch ein bis zwei Stunden anstatt wie früher bis zu zwei Tage”, erklärt Frank Dausner, Abteilung Abrechnungssteuerung beim ISC. Das Tool wird in allen Testphasen (Entwicklungs-, Integrations- und Regressionstests) für diverse Vergleiche und Analysen herangezogen. Durch den Einsatz sparen Anwender sehr viel Zeit und gewinnen Sicherheit. „Man hat einen Vergleich von 500 Abrechnungsfällen in zwei Minuten auf dem Bildschirm“, verdeutlicht Andreas Biringer, ISC Anwendungsbetrieb.
Revisionssicherheit und höchste Datenqualität in der Personalabrechnung
Mit dem FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer werden auch alle im System vorgenommenen Bearbeitungen revisionssicher. Jede Änderung bei der Steuerung von Abrechnungsläufen speichert die Software revisionssicher ab. Bei Prüfungen kann das ISC die Daten jederzeit wieder aufrufen, Differenzen aufzeigen und hat damit größtmögliche Kontrolle im Bereich der Abrechnungsläufe. Durch seine Notizfunktion ermöglicht das Tool eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation; die Objekte werden bei Transportfreigabe automatisch versioniert. Die Versionen werden vor jeder Abrechnung zur Revision und späteren Analyse erzeugt. Vor dem Einspielen von SAP-Service-Packs dienen sie dem Abgleich. „Für uns ist sehr wichtig, dass wir zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen können, was im System geändert wurde. So minimieren wir das Risiko von Fehlern und sind revisionssicher. Dafür sperren wir kurze Zeit vor und nach der Abrechnung das System für alle Anwender, so dass wir höchste Datenqualität erreichen und genau wissen, welcher Fall mit welcher Version abgerechnet wurde”, so Hermann-Josef Haag.
Testen, Kopieren, Vergleichen – Schutz der Personaldaten steht an erster Stelle
Nachdem im Landesamt etwa ein Jahr mit der Komponente SRA gearbeitet wurde, hat man im Frühjahr 2014 dann die zweite FIS/hrd-Komponente – CCC – in Betrieb genommen, die vor allem für die Anonymisierung von Mitarbeiterdaten für Analysen, Schulungszwecke oder für Systemupdates genutzt wird. „Gerade wenn wir neue Lösungen für Abrechnungsfälle entwickeln, müssen diese erst aufgebaut werden. Anstatt ganz von vorn zu beginnen, können wir mit FIS/hrd CCC Fälle klonen und sie dann für den Datenschutz komplett anonymisieren; und das nicht nur für Einzelfälle, sondern auch für eine sehr große Anzahl”, erläutert Andreas Biringer, ISC Anwendungsbetrieb, die Vorteile der Lösung.
Neben dem Kopieren spielt das Vergleichen von Abrechnungsergebnissen beim IPEMA®-Service-Center eine sehr wichtige Rolle. „Wir rechnen Zahlfälle ab und vergleichen diese dann mit der Produktion, um höchstmögliche Qualität zu erreichen”, erklärt Hermann-Josef Haag. Da die Funktion für Vergleiche und Ergebnisprüfungen anfangs noch nicht in vollem Maße den Bedürfnissen des ISC genügte, wurde die Lösung von FIS punktgenau nach Kundenanforderungen weiterentwickelt. „90% unserer Kunden setzen unsere Werkzeuge in der Standardversion ein. Aber auch spezielle Kundenanforderungen können wir in der Regel zeitnah umsetzen, da die Lösung durch eigenes Customizing sehr flexibel ist”, so Martin Bugner, Senior Solution Architect Human Experience Management bei FIS.
Mit den umfassenden FIS/hrd CCC Analyse- und Vergleichsfunktionen können Daten aus Sicht einzelner Mitarbeiter, aber beispielsweise auch über Abteilungen hinweg analysiert werden. Das Wichtigste dabei: Die Templates orientieren sich an geltenden Datenschutzrichtlinien. FIS/hrd CCC zeigt auf, welche schutzwürdigen Daten im SAP-System vorhanden sind und ermittelt personenbezogene Einträge in unterschiedlichen Analysetiefen. Die Daten können anschließend EU-DSGVO-konform behandelt werden.
Neben diesen Aufgaben kommen ständig neue Einsatzbereiche hinzu, in denen die Verwaltungsbeamten von den vielseitigen Funktionen des FIS-Tools profitieren.
Erfolgreiche langjährige Zusammenarbeit
Durch den Einsatz von FIS/hrd konnte die Verwaltung nicht nur Kosten für externe Berater reduzieren, sondern durch die lückenlose Versionierung und umfangreiche Analysefunktionen das Fehler- bzw. Ausfallrisiko deutlich minimieren. So kann das ISC monatlich 180.000 Abrechnungsfälle sicher abrechnen und stets optimal kontrollieren. „Immerhin entspricht das landesweite Auszahlungsvolumen des LfF über 40% des Landeshaushalts. Wir haben eine sehr große Verantwortung”, so Hermann-Josef Haag, der zudem die sehr gute und unkomplizierte langjährige Zusammenarbeit mit stets kurzen Wegen betont.
Das ISC und FIS arbeiten seit beinahe zehn Jahren erfolgreich zusammen. Die Anwender beim Landesamt für Finanzen möchten das Tool FIS/hrd in der täglichen Arbeit nicht mehr missen.