Smart entscheiden: Bundespolizei und Hochschulen reduzieren Aufwand durch Automatisierung

Immer mehr Behörden setzen auf digitalisierte Abläufe, um effiziente und fehlerfreie Prozesse zu gewährleisten. Automatisierung hilft, dass digitale Prozesse schneller, sicherer und einfacher laufen. Die Bundespolizei sowie Hochschulen in Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz haben sich auf den Weg gemacht und automatisieren ihren Rechnungs- und Beschaffungsprozess.

Bild: Mach AG

Die öffentliche Verwaltung löst Jahr für Jahr Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen im Wert von mehreren hundert Milliarden Euro aus. Wie komplex der Beschaffungsprozess sein kann, zeigt das Beispiel der Bundespolizei, ein langjähriger Kunde der MACH AG. Die Behörde zählt 80 Bewirtschafter:innen, 80 Leitweg-IDs, 80 Rechnungsempfangsstellen sowie unterschiedliche Standorte für den Rechnungseingang und die Rechnungsbearbeitung. Den bereits digitalisierten Rechnungsprozess prägten bis zuletzt große manuelle Zuordnungsaufwände – etwa bei der Frage, welche Abteilung zuständig ist. Die Bundespolizei reduziert diesen Aufwand gemeinsam mit MACH durch die Automatisierung von Prozessen. 

Im ersten Schritt entschied sich die Bundespolizei innerhalb des Rechnungsprozesses für eine automatisierte Zuordnung der zuständigen Bearbeiter:innen. Dabei werden Entscheidungstabellen auf Basis eines softwaregestützten Regelwerks eingesetzt. „Durch den Einsatz regelbasierter Entscheidungstabellen hat sich unser manueller Zuordnungsaufwand im E-Rechnungsprozess deutlich verringert. Die händische Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichnungsebenen fällt nun in einigen Fällen weg. Damit ist der erste Schritt zur Automatisierung gemacht – weitere werden folgen“, sagt Thomas Sawatzki, MACH Fachadministrator von der Bundespolizei. Er ist sich sicher: „Dort, wo E-Rechnungen zu 80 Prozent immer den gleichen Laufweg haben, werden wir zukünftig erleben, dass sich die Last der ressourcenintensiven händischen Zuordnung merklich verringern wird.“ Im nächsten Schritt ist die Automatisierung des elektronischen Beschaffungsprozesses bei der Bundespolizei geplant. 

„Die Bundespolizei hat die erste Etappe auf ihrem Weg zu automatisierten Prozessen erfolgreich gemeistert. Die Basis für weiterführende Automatisierungs-Lösungen wie MACH live! smartDecision ist gelegt“, sagt Stefan Deterling, Produktmanager bei MACH. Die Vorteile automatisierter Prozesse liegen für den Produktmanager klar auf der Hand: „Einfachheit, Anpassbarkeit, Wiederverwendbarkeit, Konformität und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, also die Revisionssicherheit, werden gewährleistet. Die automatisierten Entscheidungen unserer Lösung können lückenlos nachvollzogen werden.“

„Unzählige Entscheidungen und viele manuelle Arbeiten führen dazu, dass Prozesse in Behörden heutzutage sehr komplex sein können. Unser Ziel: manuelle Verwaltungsarbeiten reduzieren und Prozesse, wo es geht, automatisieren. Dadurch haben Verwaltungsmitarbeiter:innen zukünftig mehr Zeit für andere Aufgaben. Wir sind davon überzeugt, dass wir so eine echte Entlastung für die Verwaltung schaffen können“, sagt Stefan Mensching, Vorstand Technologie und Beratung der MACH AG.

Digitalisierung als Voraussetzung der Automatisierung

Grundsätzlich müssen für die Automatisierung bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Stefan Deterling erklärt: „Zunächst ist die Digitalisierung von Daten und Prozessen erforderlich. Solche Daten können beispielsweise in E-Akten oder ERP-Systemen bereitgestellt werden.“ Die Automatisierungs-Lösung MACH live! smartDecision greift auf die Daten des Beschaffungs- und Rechnungsprozesses in der MACH Software zu. „Auf Basis der Daten, beispielsweise einer Bedarfsanforderung, einer Bestellung oder Eingangsrechnung, werden Geschäftsregeln für von Maschinen lesbare Regelwerke festgelegt“, sagt Stefan Deterling. Die Ergebnisse bilden schließlich die Basis für die automatisierte Laufweg-Steuerung oder Lane-Belegung im Rechnungs- und Beschaffungsprozess.

Auch Lehr- und Forschungseinrichtungen erkennen zunehmend die Vorteile automatisierter Prozesse und Entscheidungen. Sarah Brenner, Leiterin des MACH Kompetenzzentrums (MKZ) an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, sieht in der Lösung MACH live! smartDecision eine erhebliche Entlastung für die Mitarbeiter:innen: „Durch die stärkere Automatisierungsmöglichkeit von Prozessen in MACH Web 2.0 können Verwaltungen Aufwand und damit Zeit einsparen. Jedes Mal, wenn jemand innerhalb der Prozesse eine Entscheidung bezüglich des weiteren Prozessverlaufs treffen muss, birgt das eine gewisse Unsicherheit: die erforderliche Person muss die notwendigen Informationen für die Entscheidung erkennen und entscheidungsbereit sein. Wenn man sich vorstellt, wie viele Aufgaben ein:e Sachbearbeiter:in täglich umsetzt und wie viele Geschäftsvorfälle monatlich abgewickelt werden müssen, wird deutlich, wieviel Potenzial in der Automatisierung steckt.“

Das MACH Kompetenzzentrum gibt seinen Mitgliedern die Möglichkeit, in einer Referenzumgebung für die MACH Software die neuen Funktionalitäten von MACH live! smartDecision zu verproben. Seit Ende 2012 unterstützt das MKZ die beteiligten 20 Kooperations-Hochschulen aus Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz dabei, die IT-Infrastruktur ihrer Verwaltungen an stetig veränderte und zunehmende Anforderungen anzupassen: neue gesetzliche Regelungen müssen umgesetzt und immer komplexere Prozesse digital unterstützt werden.

Für alle Anwender:innen über das Kompetenzzentrum der Heinrich-Heine-Universität hinaus hat MACH ein umfangreiches Demosystem geschaffen: Dort wird der Beschaffungs- und Rechnungsworkflow in all seinen Facetten und den neuen Ansätzen zur Automatisierung abgebildet. MACH Kundenbetreuer:innen führen Interessierte durch die Anwendung. Nähere Informationen: siehe Link

Das bringt die Zukunft

MACH live! smartDecision wird ausgebaut: Weitere Inputparameter wie z. B. Lieferanten- und Positionsdaten werden ergänzt. Außerdem sind automatische Feldbelegungen bei der regelbasierten Laufwege-Steuerung im E-Beschaffungs- und E-Rechnungsprozess geplant. Auf die Digitalisierung folgt also zunächst die regelbasierte Automatisierung. Gleichzeitig hat Produktmanager Stefan Deterling die Zukunft im Blick: „Perspektivisch sehen wir die intelligente Automatisierung. Dynamische Vorhersagemodelle lernen dann aus ihrer Erfahrung. Dazu schauen wir uns bereits heute maschinelles Lernen, Künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation an.“