Zeitgemäßes Ratsinfosystem more! rubin ermöglicht Online-Abstimmung
Das politische Leben geht auch in der Corona-Krise weiter: Beschlüsse müssen gefasst werden, auch wenn es sich für viele Gremien erschwert hat, persönlich zu Beratungen und Abstimmungen zusammenzukommen. Durch die Einschränkungen stieg der Bedarf, Abstimmungen remote, also ohne Präsenzpflicht durchzuführen.
Die Lösung, um die Beschlussfähigkeit zu sichern: Ein Sitzungsmanagementsystem, das auf Basis eines elektronischen Umlaufverfahrens eine asynchrone Online-Abstimmung zu jedem Tagesordnungspunkt (TOP) ebenso ermöglicht wie eine Live-Online-Abstimmung pro TOP. More! software GmbH & Co. KG hat in Kooperation mit der Verbandsgemeinde Kaisersesch hierfür das Zusatztool more! voting entwickelt.
Nach Ausbruch der Pandemie haben die meisten Bundesländer umgehend auf die Herausforderung reagiert und die rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen: Auch wenn das digitale Umlaufverfahren in vielen Bundesländern vorerst nur temporär per Notfall-Verordnung zugelassen ist, zeichnet sich schon heute ab, dass das Konzept zukunftsfähig ist. Die Abstimmung ohne zwingende Präsenzpflicht hat das Potential, zu einem nicht mehr wegzudenkenden Standard-Prozedere zu werden. Immerhin steigt die Flexibilität in dem Maß wie die Handlungsfähigkeit von Gremien jeder Art – von der Fraktionsabstimmung bis zum Gemeinderatsbeschluss lässt sich mit den digitalen Möglichkeiten jede Sitzung auch ohne physische Präsenz der Mandatsträger abhalten. Folgendes Szenario scheint äußerst realistisch: Wer viel beruflich unterwegs oder zum Zeitpunkt der Sitzung aus anderen Gründen nicht vor Ort sein kann, wird sich unkompliziert und dauerhaft per Videoschalte an der Sitzung beteiligen können. Stichwort: Hybrid-Sitzung.
Digitales Umlaufverfahren
Für eine gesetzeskonforme Abstimmung müssen zahlreiche Aspekte abgedeckt sein. Damit ein TOP im elektronischen Umlaufverfahren überhaupt behandelt werden darf, muss in einer Vorabstimmung die Zulässigkeit geprüft und genehmigt werden. Dabei gilt es, gewisse Faktoren zu beachten: So muss sowohl für die Vorabstimmung wie auch die eigentliche Online-Abstimmung ein verbindlicher Zeitraum festgelegt werden, in dem die Abstimmung zu den Tagesordnungspunkten möglich ist. In Kooperation mit der Verbandsgemeinde Kaisersesch, eine Musterkommune in Rheinland-Pfalz, die eng mit dem rheinlandpfälzischen Städte- und Gemeindetag zusammenarbeitet, eruierte die more! software GmbH & Co. KG aus Montabaur, wie der Prozess genau gestaltet werden muss. Eine passende Lösung setzt die Vorgaben selbsterklärend um; auch für Mandatsträger ohne technische Affinität.
Live-Voting erweitert Handlungsmöglichkeiten
Um den Ansprüchen einer modernen Kommune gerecht zu werden, stellt eine zeitgemäße Software wie more! rubin schon heute die Weichen für die Zeit nach Corona. Als Erweiterung zum digitalen Umlaufverfahren bietet sich an, die Möglichkeiten einer Live-Online-Abstimmung zu nutzen. Die Freigabe für die Online-Stimmabgabe zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erfolgt durch den Vorsitzenden während der Sitzung. Ein Blick in die Zukunft zeigt durchaus dauerhafte Anwendungsmöglichkeiten: Denn dieses Verfahren kann auch nach Corona bei einer hybriden Sitzung sowohl im Saal vor Ort oder eben bei einer Videokonferenz angewendet werden.
Kommunen profitieren von digitalen Prozessen
Aktuell sichern digitale Lösungen nicht nur die Handlungsfähigkeit der Gremien, sondern vereinfachen wie nebenbei die alltäglichen Abläufe. Entscheidungsprozesse sind jederzeit nachvollziehbar und auch die sich anschließende Dokumentation gelingt deutlich effizienter und sicherer.
Die Corona-Krise ist zu einem Treiber der Digitalisierung in der Verwaltung geworden. Verwaltungen waren und sind dank zeitgemäßer Software in der Lage, aus dem „Homeoffice“ heraus zu handeln und den Betrieb aufrecht zu erhalten. Doch vieles, was zunächst aus der Not geboren ist, hat das Potential, nachhaltig zu wirken und sich zu verstetigen. Die neuen Ansätze zeichnen das Bild einer offenen und engagierten Verwaltung, die mehr und mehr digitale Tools nutzt, um trotz Kontaktbeschränkungen entscheidungsfähig zu bleiben. Auch über diese Phase hinaus legen Kommunen so das Fundament für mehr Verlässlichkeit, Transparenz und Bürgernähe in der Arbeit ihrer Gremien.
Fazit
Mit dem Ratsinfosystem von der more! software GmbH & Co. KG gelingt die Arbeit politischer Gremien auch mit den Kontaktbeschränkungen, die wegen der Pandemie nötig wurden. Abstimmungen können flexibel und schnell dezentral erfolgen. Im selben Atemzug wächst die Transparenz der Beschlüsse, da sie für jeden nachvollziehbar, fehlerfrei protokolliert und sofort einsehbar sind. Auch nach Corona eröffnen hybride Sitzungen von Fraktionen oder Ratsgremien gerade in der Lokalpolitik mit ihrem hohen ehrenamtlichen Charakter eine Fülle von Anwendungsmöglichkeiten.
(Interview mit Thomas Franz, more! software GmbH & Co. KG)