Von Team-Meeting bis Sitzungen: Darauf sollte der öffentliche Sektor bei der Digitalisierung achten
Bürgersprechstunden? Abgesagt. Team-Meetings? Unmöglich. Gemeinderatssitzungen? Nur noch online. Seit über einem Jahr ist im öffentlichen Dienst und den Verwaltungen nichts mehr wie es war. Von internen Besprechungen bis zu Stadtrats- oder Kreistagssitzungen, von Bürgersprechstunden bis zu Einwohnerversammlungen:
Robert Drost, Regional Director Central and Eastern Europe bei StarLeaf (Foto: StarLeaf)
Was vorher in Büros, Konferenzräumen oder Sitzungssälen passierte, musste urplötzlich in den digitalen Raum umziehen: Das Ergebnis: Digitalisierung im Zeitraffer. Da war oft nicht die Zeit, abzuwägen und auszuwählen, welche Lösungen und Prozesse den eigenen Bedürfnissen am besten entsprachen. Es wurde genommen, was da war oder sich leicht integrieren ließ – manches passte, anderes nicht.
Das war oft eine Notlösung, aber auch eine Chance. Denn die Pandemie machte einen Digitalisierungsschub notwendig, auf den sich jetzt aufbauen lässt. Jetzt besteht die einmalige Gelegenheit, auf dem Erprobten aufzubauen und mehr Effizienz, Transparenz und Flexibilität in Behörden und öffentliche Einrichtungen zu bringen. Zum Status Quo zurückzukehren, erscheint wenig sinnvoll. Behördentermine auch online durchführen, zu Meetings nicht erst hinfahren oder Sitzungen der Kommunalparlamente streamen: Die Pandemie hat gezeigt, wie viel flexibler, unaufwändiger und auch zugänglicher sich Verwaltungsarbeit erledigen lässt.
Die Frage, die sich stellt, ist, wie sich das am besten bewerkstelligen lässt. Eine eigene Lösung für jeden der unterschiedlichen Einsatzbereiche zu suchen, ist teuer, aufwändig und in der täglichen Arbeit kaum zu bewältigen. Die Alternative ist, eine Lösung zu finden, die alle Kommunikationsaufgaben erfüllt. Das ist anspruchsvoll, schließlich muss sie so unterschiedliche Szenarien abbilden können wie Online-Sprechstunden, Kreistagssitzungen oder interne Meetings.
Wer eine solche Lösung sucht, sollte auf drei Dinge achten. Erstens Sicherheit und Zuverlässigkeit: Gerade bei internen Meetings oder in der Interaktion mit Bürgern ist Datenschutz das A und O. Die Vertraulichkeit muss zu jedem Zeitpunkt gegeben sein. Dabei ist vor allem auch wichtig, dass die Daten in der EU bleiben. Sonst kann beispielsweise die DSGVO nicht erfüllt werden, ein Einsatz in der Verwaltung ist damit ausgeschlossen. Auch die Ausfallsicherheit ist wichtig, vor allem bei offiziellen Sitzungen wie denen von Kommunalparlamenten. Zweitens die Flexibilität: Wer die unterschiedlichen Einsatzszenarien im öffentlichen Dienst digitalisieren will, benötigt eine Lösung, die sehr flexibel anpassbar ist und beispielsweise 1-zu-1-Meetings ebenso ermöglicht wie größere Versammlungen mit entsprechenden Moderatorenrechten, die es u.a. erlauben, dass ein Moderator die Kontrolle hat, wer sprechen kann und wer nicht.
Und drittens die Benutzbarkeit: Die Lösungen müsse einfach und vor allem intuitiv zu bedienen sein. Sollen Online-Meetings zu einer echten Alternative werden, darf es möglichst keine Hürden geben. Das gilt auch für die technische Seite: Je aufwendiger Installation, Einführung und Wartung sind, desto weniger geeignet ist die jeweilige Plattform.
Bei StarLeaf haben wir unsere Kommunikationslösung so konzipiert, dass sie all diese Anforderungen erfüllen: Es gibt Formate für kleine Meetings wie für größere Versammlungen, alles ist einfach und oft mit nur einem Klick zu bedienen und vor allem sicher: Die Datenverarbeitung findet innerhalb der EU statt, wodurch StarLeaf vollständig DSGVO-konform arbeitet. Zertifizierungen stellen sicher, dass strenge Datensicherheitsstandards eingehalten werden und die Ausfallsicherheit liegt durch jederzeit verfügbare Ersatzsysteme bei 99,999 Prozent. Organisationen wie der Deutsche Städtetag, der Städte- und Gemeindetag MV und zahlreiche Landkreise und Gemeinden haben mit unseren Lösungen ihre Abläufe bereits digitalisiert.