Handshake zwischen Digitalisierung und öffentlicher Hand

Man könnte sagen, dank der Corona-Krise erlebt die öffentliche Hand einen radikalen Wandel. Zum allerersten Mal haben staatliche Einrichtungen auf Remote Work umgestellt und kommunizieren digital. Häufig ist dies aber mit immensen Problemen verbunden, weil es schon an schlichten Voraussetzungen wie Laptops fehlt, geschweige denn den Gedanken an mobile Endgeräte zu wagen.

(Foto: Neptune Software Deutschland)

In den meisten Ländern machen die Ausgaben des öffentlichen Sektors ca. 50 Prozent des BIP aus. Das bedeutet, dass die digitale Transformation des Staates die größte Transformation darstellt. Diese Veränderungen müssen sowohl auf der Prozess- als auch auf der IT-Ebene passieren, die aber hier schwieriger umzusetzen sind als in Privatunternehmen. Die Pandemie kann daher als notwendiger Treiber zur Digitalisierung des öffentlichen Sektors verstanden werden, um Verwaltung und Management auf den aktuellsten Stand zu bringen. Man siehe die Corona-Warn-App der SAP/Telekom oder die Digitalisierung(-versuche) der Bundeswehr dieses Jahr.

Das bedeutet, dass die digitale Transformation des Staates die größte Transformation darstellt. Diese Veränderungen müssen sowohl auf der Prozess- als auch auf der IT-Ebene passieren, die aber hier schwieriger umzusetzen sind als in Privatunternehmen. Die Pandemie kann daher als notwendiger Treiber zur Digitalisierung des öffentlichen Sektors verstanden werden, um Verwaltung und Management auf den aktuellsten Stand zu bringen. Man siehe die Corona-Warn-App der SAP/Telekom oder die Digitalisierung(-versuche) der Bundeswehr dieses Jahr.

Der Gesundheitssektor experimentiert mit E-Health-Lösungen, und der Bildungssektor entwickelt digitale Lehrmittel, um Kinder auch außerhalb des Klassenzimmers zu unterstützen. Strategische Führungskräfte müssen digitale, und vor allem mobile Initiativen vorantreiben, um sowohl die gestressten Bürger als auch die überarbeiteten Angestellten zu entlasten. Um diese Vorhaben schnell in die Realität umzusetzen, braucht es agile Teams, aber vor allem auch adäquate Technologie, die leicht ein- und umzusetzen ist. Aber vor allem braucht es Lösungen für die wesentlichen und alltäglichen Anforderungen. Lassen Sie uns auf drei Beispiele schauen wie digitale Transformation im öffentlichen Sektor schnell und erfolgreich erfolgen kann.

Was kann das Militär von IKEA lernen? Eine Lösung für eine digitalisierte Logistik

Eine gut funktionierende Logistik ist vor allem für das Militär das A und O. So auch für die New Zealand Defensive Forces (NZDF), die ihre Logistikprozesse ins Digitale überführen wollten. Als Vorbild diente hier niemand anderes als IKEA, die mit unglaublich komplexer Logistik umzugehen haben und diese mit großer Kundenzufriedenheit meistern. Ähnlich wie IKEA und andere große Logistikunternehmen wollten die NZDF manuelle Prozesse abschaffen und das Selbstbedienungsprozess durch eine digitale Anwendung vereinfachen. Dank der Entscheidung eine Rapid Application Development-Plattform (RAD) einzusetzen, um alte Prozesse zu digitalisieren, ist die gesamte militärische Ausrüstung nun mit RFID-Etiketten versehen. Ein NZDF-Mitarbeiter kann vor einem Lagerraum, einem Boot oder einem Flugzeug stehen und mithilfe eines RFID-Scanners erkennt das System automatisch jede Waffe oder Ausrüstungsstück innerhalb des Scannerbereichs.

Das aufwendige Ausräumen von Regalen, das manuelle Notieren und Überprüfen jeder einzelnen Seriennummer, sowie Fehler und doppelte Einträge gehören damit der Vergangenheit an. Eine RAD- oder Low-Code-Plattform als Grundlage für die Digitalisierung der Logistikprozesse ist ein konkretes Beispiele dafür, dass komplexe und aufwendige Prozesse schnell vereinfacht werden können und jederzeit einen aktuellen Überblick verschaffen. Es ist für alle Seiten eine vorteilhafte Situation, und die Soldaten können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Was können Versorgungsbetriebe von Just Spices lernen? Beispiel der Stadt Würzburg für eine mobile Instandhaltung

Das Versorgungsunternehmen WVV muss mit nahezu allen Haushalten in einer Stadt zurechtkommen. Dabei kämpfte die Stadt Würzburg irgendwann mit einer enormen Anzahl von Schnittstellen, die den Arbeitsprozess fehleranfällig machten. Die Herausforderung bestand also darin, den Workflow in seiner ganzen Breite abzubilden und gleichzeitig einen ununterbrochenen Informationsfluss zu gewährleisten, sodass der Techniker vor Ort und die Person in der zentralen Verwaltung synchronisiert auf alle benötigten Informationen zugreifen können.

Der Einsatz konfigurierbarer und modularer Sets einzelner Fiori Apps, die zentral über ein Launchpad aufgerufen werden, hat perfekt zu den Anforderungen gepasst. Wie läuft das ganze genau? Die Meister nehmen Aufträge entgegen und weisen sie den Monteuren zu. Die Monteure arbeiten die Aufträge ab und erfassen Checklisten, Meldungen, Zeiten, Bilder, Betriebsmitteldaten und Materialentnahmen. Nach Abarbeitung des Auftrags erfolgt die Rückmeldung durch den Monteur. Anschließend prüft der Meister den Auftrag und führt den technischen Abschluss durch – all das auf mobilen Endgeräten. Damit die Transformation so reibungslos wie möglich verlief, wurde das System schrittweise ausgerollt. Auf diese Weise hat das Unternehmen einen fließenden Übergang von der analogen in die digitale Welt geschaffen und den Schulungsaufwand deutlich reduziert.

Was kann die University of Nebraska von Fortune 500 Firmen lernen? Ein Online-Portal als mobile Lösung für einen gesamten Campus

17.000 Mitarbeiter und 10.000 Studenten der University of Nebraska verzweifelten an deren Self-Service-Online-Portal (Firefly). Es entsprach weder den Anforderungen der Universitätsleitung und des Personals noch denen der Studierenden, relevante Informationen einzusehen und zu verwalten. Dazu kam, dass das Portal auch weder mobil noch iOS kompatibel war und wies kein nutzerfreundliches Design auf. Aufgrund der Legacy, und ganz nach dem Motto „Besser haben, als brauchen“ wurde das uralte System aufrechterhalten, obwohl es kaum einen wirklichen Nutzen gab.

Ein neues Digitalisierungsprojekt - das gesamte Portal zu ersetzen - war eine große Herausforderung für den Bildungsbereich. Zur Verbesserung der Nutzererfahrung und um Apps auf sämtlichen Mobilgeräten zur Verfügung zu stellen, musste die Universität mehr als 25 Web-Anwendungen konsolidieren und in SAP Fiori Apps umwandeln. Dabei mussten auch die Kosten berücksichtigt werden, denn obwohl es im öffentlichen Sektor einen großen Bedarf an Modernisierungs- und Digitalisierungsinitiativen gibt, sind die Budgets in der Regel recht knapp bemessen. Das traf auch für die University of Nebraska zu.

Neptune Software wurde all diesen Anforderungen gerecht, indem es innerhalb eines Jahres das gesamte Portal umwandelte, ohne auch nur ein Stück neue Hardware zu benötigen. Highlight der Bildungseinrichtung ist die Personal-Katalogisierung in der alle Informationen über eine einfache Oberfläche zu finden sind. Die benutzerfreundliche Oberfläche hat den Schulungsaufwand überflüssig gemacht und machte das Projekt ohne zusätzliche Kosten zur Realität für über 27,000 User.