BMWi und BME prämieren Hessen Mobil und Stadt Ludwigsburg beim „Tag der öffentlichen Auftraggeber“

Beim „Tag der öffentlichen Auftraggeber“ treffen sich jährlich Fach- und Führungskräfte aus Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen sowie öffentlich-rechtlichen Unternehmen zum Erfahrungs- und Informationsaustausch. Im Fokus der der diesjährigen Veranstaltung stand die Frage, wie die Digitalisierung genutzt werden kann, um Prozesse der öffentlichen Beschaffung effizienter und effektiver zu nutzen.

Stolze Gewinner: Im BMWi wurde am 13.02.20 Hessen Mobil mit dem Award „Innovation schafft Vorsprung“ ausgezeichnet. (Foto: Tanja Marotzke/BME e.V.)

Außerdem fand die Preisverleihung des „Innovation schafft Vorsprung“-Awards statt. Sieger in diesem Wettbewerb für öffentliche Auftraggeber sind das Hessen Mobil Straßen- und Verkehrsmanagement und die Stadt Ludwigsburg. Mit dem Preis werden beispielhafte Leistungen bei der Beschaffung von Innovationen und der Gestaltung innovativer Beschaffungsprozesse ausgezeichnet. Der vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) initiierte und heute verliehene Preis steht unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi). BMWi und BME treten gemeinsam für mehr Innovationen im öffentlichen Beschaffungswesen ein. 

Bundesminister für Wirtschaft und Energie Peter Altmaier: „Innovationen im öffentlichen Beschaffungswesen sind ein wichtiger Aspekt der Innovationspolitik des Bundeswirtschaftsministeriums. Deswegen ist es uns ein Anliegen, die herausragenden Leistungen auf diesem Gebiet zu prämieren. Der Preis „Innovation schafft Vorsprung“ zeigt regelmäßig die große Bandbreite der Beschaffung der öffentlichen Hand und beweist, dass Innovationen in fast allen Bereichen möglich sind und große Vorteile mit sich bringen.“

Horst Wiedmann (Vorstandsvorsitzender BME e.V.): „Hessen Mobil hat mit dem Einkauf neuartiger Warnschutzanzüge Maßstäbe im Bereich innovativer und nachhaltiger öffentlicher Beschaffung gesetzt. Dabei wurde, neben dem Erwerb eines neuartigen Produktes, auch der Beschaffungsprozess innovativ gestaltet. Das Beispiel der Stadt Ludwigsburg zeigt, dass die öffentliche Hand durch gezielte Nachfrage die Schaffung eines Angebots an nachhaltigen und kreislauffähigen sowie innovativen Produkten unterstützen kann, wenn diese noch nicht im Markt verfügbar sind“.   

Preisträger Hessen Mobil  

Ziel bei Projektstart war die Beschaffung eines verbesserten Warnschutzanzugs mit folgenden Kriterien:

·         Erhöhung der Qualität des Warnschutzanzuges unter Berücksichtigung der individuellen Anforderungen, um dadurch die Trageakzeptanz zu verbessern.

·         Frühzeitige Einbindung und Nutzung innovativer Vergabeinstrumente im gesamten Beschaffungsprozess

·         Einbeziehung von nachhaltigen Kriterien in die Beschaffung, um die Lieferanten in die Pflicht zu nehmen.  

Nach einer Markterkundung unter Berücksichtigung der behördeneigenen Ziele und der Bedürfnisse der Träger wurden die Anforderungen an die neuen Anzüge definiert: Reduzierung des Baumwoll- und Erhöhung des Synthetikanteils, UV-Schutz, regulierbare Bein- und Unterarmbelüftung, Einsatz nachhaltig erzeugter Baumwolle, Vermeidung von neuen Kunststoffen, Verzicht auf Kunststoffumverpackungen, komplette Re- und Upcyclingfähigkeit der Anzüge.  

Da ein Anzug, der die Anforderungen erfüllte, noch nicht im Markt verfügbar war, hat Hessen Mobil die Idee bei potenziellen Herstellern vorgestellt. Schließlich wurde eine Firma identifiziert, die bereit war einen entsprechenden innovativen Warnschutzanzug zu entwickeln.

Für den Anzug wurden Prototypen hergestellt, mit denen Trage- und Waschtests durchgeführt wurden, um den Anzug sukzessive verbessern zu können. Als Basis für die Ausschreibung wurde der MEAT-Ansatz gewählt, in dem die Wertungskriterien wie folgt festgelegt wurden:

·         40 Prozent Qualität und Funktionalität (Materialverarbeitung, Einlaufverhalten)

·         30 Prozent Anschaffungspreis

·         20 Prozent Nachhaltigkeit

·         10 Prozent Optik   

Die Rahmenverträge wurden mit einer Laufzeit von zwei Jahren geschlossen, die Straßenwärter erhalten die Anzügen im Leasingverfahren. Dort beträgt die Laufzeit aufgrund der Abschreibungen drei Jahre plus der Option, ein Jahr zu verlängern. Durch die gewählte Laufzeit konnte den beteiligten Unternehmen eine Planungssicherheit geben und gleichzeitig wirtschaftliche Preise erzielt werden. Zudem werden mit jeder weiteren Ausschreibung neue Anforderungen definiert und dadurch weitere Innovationen umgesetzt. Seit Januar 2020 ist bereits die vierte Entwicklungsstufe des Warnschutzanzuges im Einsatz.      

Zu der Umsetzung des Konzeptes gehört, dass die Prozesse klar definiert und der Zentrale Einkauf frühzeitig eingebunden beziehungsweise proaktiv tätig wird. Auch die Umsetzung einer eProcurement-Lösung, durch die die mehr als 80 Bedarfsstellen den Anzug digitalisiert abrufen können sowie eine systemgestützte Datenerhebung und Vertragsüberwachung wurden realisiert.    

Preisträger Stadt Ludwigsburg    

Der BME hat erstmals 2020 in Kooperation mit der Universität der Bundeswehr München ein so genanntes „Studierenden-Voting“ durchgeführt. Studierende eines Beschaffungsseminars im Masterstudium haben die Konzepte der Finalrundenteilnehmer erhalten und eine – von der Jury des Awards unabhängige – Bewertung nach eigenen Kriterien vorgenommen. Durchgesetzt hat sich dabei die Stadt Ludwigsburg. Das Voting der Studierenden ist deshalb interessant, weil es sich bei dieser Gruppe um die zukünftigen Einkäufer handelt.  

Im Ludwigsburger Stadtentwicklungskonzept sind 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung enthalten. Teil davon ist das Bekenntnis zu einer klimafreundlichen, nachhaltigen Beschaffung. Als Leitlinie für die Beschaffung wurde das Cradle-to-Cradle-Konzept (C2C) bestimmt. Produkte, die nach C2C gestaltet sind, setzten Materialien so ein, dass diese nach der Nutzung wieder in echte Stoffkreisläufe zurückgeführt und somit keinen Müll erzeugen. Dadurch können die Materialien in neuen Produkten eingesetzt werden. Kriterien sind dabei, dass die Produkte umweltfreundlich sind, bei Herstellung und Transport erneuerbaren Energie eingesetzt und soziale Standards bei der Herstellung berücksichtigt werden.     

Konkret hat Ludwigsburg zahlreiche Maßnahmen zur Umsetzung des Konzeptes eingeleitet, unter anderem Festlegung von Nachhaltigkeitskriterien, Erarbeitung von Dokumenten (Bietererklärung, Dienstanweisung, Bewertungsmatrix etc.), Erarbeitung konkrete Vorschläge für die Einführung sowie eines Kommunikations- und Schulungsplan für die Mitarbeiter. Getestet wurde der Ansatz mit der Durchführung von zwei Pilotbeschaffungen.   

Fazit: Das entwickelte Verfahren ist darauf ausgerichtet, die Schaffung eines Angebots an nachhaltigen und kreislauffähigen Produkten zu unterstützen, wenn diese noch nicht im Markt verfügbar sind. Um die eigene Kompetenz zu erweitern hat die Stadt 2019 die Kompetenzstelle „Nachhaltige Beschaffung“ besetzt, die die Umsetzung der C2C-Ziele koordiniert und den Rahmen für die Beschaffung vorgibt. So müssen zum Beispiel Nachhaltigkeitskriterien mit 20 Prozent in die Vergabeentscheidung einfließen.  

Weitere Infos zu den Gewinnerkonzepten: siehe 1. Link

Infos zur Ausschreibung „Innovation schafft Vorsprung 2021“: 2. Link