Nächste Stufe der E-Rech-VO des Bundes zündet schon morgen
Morgen zündet die nächste Stufe der "Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes" (E-Rech-VO). Denn ab dem 27. November 2019 sind nicht mehr nur alle Bundesministerien und Verfassungsorgane dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format XRechnung empfangen und verarbeiten zu können.
Stefan Groß, Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (Foto: VeR)
Ab diesem Datum müssen auch alle subzentralen öffentlichen Auftraggeber sowie die sogenannten Sektorenauftraggeber und die Konzessionsgeber auf den elektronischen Rechnungsempfang umgestellt haben. Betroffen von der digitalen Empfangspflicht sind damit auch alle bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen. Einer der bekanntesten Vertreter: Die Bundesagentur für Arbeit (BA) in Nürnberg.
"Galgenfrist" für alle Lieferanten des Bundes läuft
Zwar sind von der Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, bisher nur die Rechnungsempfänger des Bundes betroffen. Doch auch für alle Zulieferer, die diesen Stellen Rechnungen schicken, wird die Zeit allmählich knapp. Der Grund: Bereits in einem Jahr folgt die ausschließliche Verpflichtung zum rein elektronischen Rechnungsaustausch mit allen Rechnungsempfängern auf Bundesebene. Ab dem 27. November 2020 (!) dürfen die Rechnungsempfänger des Bundes nämlich alle papierbasierten Rechnungen oder Rechnungen, die als "einfaches" PDF ohne CEN-konformen XML-Datensatz übermittelt werden, zurückweisen.
Vorreiter unter Bundesländern starten ebenfalls mit digitalem Rechnungsempfang
Neben den Auftraggebern des Bundes bedeutet der 27.11.2019 jedoch auch für einige Länderverwaltungen die "Stunde Null" beim elektronischen Rechnungsempfang. Denn aufgrund landesspezifischer Umsetzungsvorgaben sind ab diesem Datum auch die öffentlichen Auftraggeber in Thüringen, Schleswig-Holstein und Niedersachsen zum elektronischen Rechnungsempfang verpflichtet. In den Stadtstaaten Bremen und Hamburg gelten entsprechende Regelungen schon länger. Alle anderen Bundesländer müssen bis zum 18. April 2020 "nachgezogen" haben – die dazu nötigen Vorbereitungen (z.B. das Inkrafttreten landeseigener E-Rechnungs-Verordnungen) laufen allerorts auf Hochtouren.
Drohendes E-Rechnungs-Chaos auf Landesebene
Problematisch sieht Stefan Groß, Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR), dabei die drohende Vielzahl an rechtlichen wie auch technischen Individuallösungen: "Zwar haben sich einige Länder dafür ausgesprochen, die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) des Bundes zu nutzen. Doch wird es auch zahlreiche selbstbetriebene Plattformlösungen geben. Und manche Bundesländer haben sogar noch gar keine Aussage getroffen, wie der elektronische Rechnungseingang vonstattengehen soll."
Zudem unterscheiden sich auch viele landespezifische Rechts- und Verwaltungsvorgaben mitunter erheblich voneinander – etwa ab welcher Rechnungshöhe nur elektronische Rechnungen akzeptiert werden sollen, in welchem E-Rechnungs-Format (XRechnung, ZUGFeRD 2.0 etc.) diese zulässig sind oder welche Übertragungswege zur Übermittlung der elektronischen Rechnungsdaten zur Verfügung stehen werden. Die Folge: Beliebige Kombinationen von Datenstandard, Inhaltsstandard und Transportweg je Bundesland.
Ein Umstand, vor dem viele betroffene Lieferanten zurückschrecken dürften: "Ohne einen versierten E-Invoicing-Provider, der die verschiedenen Determinanten, Vorgaben und Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen im Blick hat, dürfte es für die meisten Rechnungssteller schwierig werden, einen einheitlichen, effizienten und kostensparenden Versandprozess für elektronische Rechnungen zu entwickeln", führt Stefan Groß aus und ergänzt: "Das gilt gerade dann, wenn es um hohe Rechnungsvolumina und Kundenbeziehungen zu mehr als einem staatlichen Rechnungsempfänger geht – womöglich sogar noch in unterschiedlichen Bundesländern."
Weiterführende Informationen
Mehr über die verschiedenen Bedingungen, Vorgaben und Lösungen rund um die elektronische Rechnungsstellung an die Verwaltung in den einzelnen Bundesländern: siehe Link