Zentraler Einsatz benutzerfreundlicher Gebäudeverwaltungssoftware

Die Kosten eines gesamten Gebäudelebenszyklus sind immens hoch. Um unter ökonomischen und ökologischen Gesichtspunkten Einsparungen bei den Aufwendungen zu erzielen, sind neben einer konsequenten Überprüfung aller Kosten auch ein optimaler Einsatz vorhandener Ressourcen sowie die ortsunabhängige Verfügbarkeit relevanter Unternehmensdaten erforderlich.

Der Einsatz einer leistungsfähigen Facility Management Software kann dabei eine optimale Unterstützung bieten.

Ein großes Thema im Zuge der Digitalisierung ist die Integration und Automatisierung von Prozessen. Durch immer intelligentere Systeme lassen sich Arbeitspakete zunehmend direkt steuern und verwalten. Um das Effizienzsteigerungspotential solcher Systeme optimal nutzen zu können, ist die Akzeptanz dieser Systeme bei den Anwendern ein kritischer Erfolgsfaktor. Deren Profile reichen vom alteingesessenen Hausmeister bis zum studierten Facility Manager. Für diese heterogene Zusammensetzung ist eine visuell ansprechende Aufbereitung und hohe Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Daher wurde bei der Entwicklung der CAFM-Software VM.7 Facility Manager der Firma AT+C großer Wert auf eine grafische Oberfläche mit intelligenten Grundrissen gelegt. Aufgrund des modularen Aufbaus eignet es sich für die Verwaltung von kleineren bis zu sehr umfangreichen Projekten über eine Vielzahl von Liegenschaften. Neben einer leicht bedienbaren Windows- oder Web-Oberfläche, Schnittstellen zu angrenzenden Systemen und flexiblen Anpassungsmöglichkeiten der Objekt-Datenbank, sprechen überschaubare Kosten für die Software.

Automatisiertes Flächenmanagement

Das allen Modulen übergeordnete Flächenmanagement beginnt mit einem automatisierten Import von CAD-Grundriss-Zeichnungen. Dazu können BIM-strukturierte Daten im standardisierten ifc-Format eingelesen werden. Flächen und übergeordnete Bereiche werden durch „intelligente“ Konturen visualisiert, die ihre Einordnung in eine Objektstruktur automatisch anhand der Position in der Grafik erhalten. Veränderungen von Inventar oder anderen Objekten werden erkannt, grafische Darstellung und Informationen in der Datenbank sind zu jeder Zeit synchron. „Reibungsverluste“ durch Abweichungen von Plan und Dokumentation werden minimiert bzw. eliminiert.

Erfasste Rauminformationen und -daten werden nach DIN 277 in einem Raumdatensatz hinterlegt. Administratoren können das Raumbuch um beliebig viele Felder erweitern, so dass auch in unterschiedlichsten Einsatzformen alle relevanten Angaben gespeichert werden. Die Einfärbungen von Flächen im Grundriss kann anhand sämtlicher, auch individuell erstellter Felder in der Datenbank erfolgen, nicht nur nach „Klassikern“ wie Nutzungsart (DIN277), Bodenbelag, Reinigungsrevier und Kostenstellen, sondern z.B. auch nach Belegungsgrad, eingestellter Raumtemperatur, Fensterfläche und Ausstattungsmerkmalen.

Inventarverwaltung leicht gemacht

Am Anfang der Inventarverwaltung steht leider meistens eine Erfassung aller Objekte. Auch hier haben die Entwickler von AT+C dafür gesorgt, dass der Aufwand für Kunden minimiert wird. Sind CAD-Pläne mit den eingezeichneten Objekten vorhanden, können diese eingelesen werden, so dass sie anschließend lagerichtig dargestellt sowie automatisch den Räumen zugeordnet werden. Wenn Listen der Inventarobjekte mit Raumangaben vorhanden sind, werden diese nach dem Import automatisch um den Raummittelpunkt gruppiert, um - bei Bedarf - anschließend in der grafischen Oberfläche per Drag & Drop noch fein-positioniert werden zu können. Die raumweise Erfassung mittels Barcode oder RFID-Scanner wird ebenfalls unterstützt. Auch hier kommt der Vorteil der „intelligenten“ Raumkonturen zum Tragen. Beim grafischen Verschieben wird sofort erkannt, wenn ein Inventarobjekt in einem anderen Raum zu liegen kommt und dessen Zuordnung aktualisiert. Aber auch beim datenbezogenen Ändern der Raum-Zuordnung des Möbelstücks, wird es unmittelbar im Grundriss des neuen Raums dargestellt und aus dem vorherigen Raum entfernt. Grundriss und Daten sind immer synchron.

Mehr Raum für Transparenz im Umzugsmanagement

Umzüge müssen gut geplant sein, damit die Ausführung den laufenden Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich beeinträchtigt. Im VM.7 Facility Manager werden Möbelstücke, Geräte und Mitarbeiter grafisch markiert und dann einfach im Grundriss an die neue Position gezogen. Man sieht sofort, ob die neue Anordnung in den zur Verfügung stehenden Raum passt oder dieser sogar noch besser ausgenutzt werden kann. Meist werden auch mehrere Varianten geplant und miteinander verglichen, grafisch mit Hervorhebung der Unterschiede. Hat man sich für die beste Variante entschieden, werden Umzugslisten für den Dienstleister automatisch erstellt. So machen Umzüge auch dem Facility Manager Spaß.

Nie wieder Pflichten der Betreiberverantwortung übersehen oder vergessen

Der Informationsdienst REG-IS® (www.reg-is.de) von Rödl & Partner hat mittlerweile mehr als 2.000 relevante Regelwerke für die Errichtung und den Betrieb von Immobilien mit deren Einrichtungen, Infrastruktur und Arbeitsplätze erfasst. Sich in diesem „Dschungel“ von Anforderungen zurechtzufinden und stets regelkonform zu bleiben, ist ohne softwaretechnische Hilfestellung fast ausgeschlossen. Das Modul SPM des VM.7 Facility Managers sorgt dafür, dass Sie den Überblick über alle anstehenden Arbeiten behalten, von einmaligen Reparaturen, Störbehebungen bis zu wiederkehrenden Aufgaben. Sowohl an die koordinierenden Sachbearbeiter, wie auch an die beauftragten Dienstleister werden rechtzeitig Erinnerungen geschickt, damit keine Aufgabe vergessen wird.

Dank der integrierten Typisierung aller Objekte und Anlagen können jederzeit die spezifisch relevanten Regelwerke, die daraus entstehenden Pflichten und die zu veranlassenden Tätigkeiten gezielt in der REG-IS®-Datenbank abgerufen werden. Dokumenten- und Vertragsverwaltung sind ebenso Bestandteil der Lösung, wie Möglichkeiten zur Erstellung von eigenen Aufgaben-Bibliotheken oder deren Import aus externen Quellen.

Übergreifender Informationsfluß ist „Enabler“ für den Nutzen

Damit Prozesse unternehmensweit reibungslos funktionieren, müssen Informationen über Systemgrenzen hinweg geteilt werden können und auch Nicht-Anwender der CAFM-Lösung kontrollierten Zugang zu ausgewählten Daten haben. Die Integrationsmöglichkeiten des VM.7 Facility Manager von und zu anderen Systemen sind daher vielfältig. Sie reichen von einmaligen und zeitgesteuerten Import- und Export-Funktionen bis hin zu direkten Systemkopplungen in Echtzeit. Um größtmöglichen Nutzen für die CAFM-Investition der Kunden realisieren zu können, legt AT+C großen Wert auf das Minimieren der Hürden für solche Verbindungen. Zum einen sind die technischen Möglichkeiten für Kunden-Administratoren bis auf Datenbank-Ebene dokumentiert, zum anderen gibt es keine zusätzlichen Lizenzgebühren für individuelle Systemkopplungen, unabhängig von deren Anzahl oder Systemtiefe.

Wichtige Informationen jederzeit und überall verfügbar

Über ein web-basiertes Berichtsportal können alle Informationen entweder als Standardauswertung oder auch in individuell aufbereiteter Form unternehmensweit bereitgestellt werden, einschl. Abonnements für die regelmäßige Zustellung. Zur Weiterverarbeitung können Daten und Grafiken in MS-Office-Anwendungen übergeben werden (z. B. Excel, Powerpoint, etc.).

Einfacher, schneller, transparenter

Mit der Facility Management Software der AT+C EDV GmbH wird die gesamte Gebäudeverwaltung für alle Akteure vereinfacht. Vom universellen Flächenmanagement über die Inventar- und Anlagenverwaltung bis hin zur anschließenden Wartung und Instandhaltung, sorgt der VM.7 Facility Manager bei Gebäudeverwaltungsprozessen für höchste Effizienz und Transparenz.