Lösungen für das Büro der Zukunft

In der vergangenen Woche ging in Barcelona die Gartner Conference zu Ende. Rund 8.000 IT-Entscheider nahmen an der Veranstaltung teil, um sich über Trends und Chancen zu informieren, die im Zuge der digitalen Transformation an die IT herangetragen werden. KYOCERA Document Solutions präsentierte unter dem Motto „Efficiency Rocks!“ Lösungen, mit der sich Dokumentenprozesse digitalisieren lassen.

Um Top-Entscheidern die Möglichkeiten des digitalen Dokumentenmanagements zu demonstrieren, war KYOCERA Document Solutions vom 6. bis zum 10. November auf dem Gartner Symposium ITxpo vertreten. Bei der weltweit führenden IT-Fachtagung ging es um die Frage, wie IT-Verantwortliche den zukünftigen Herausforderungen gerecht werden können. 

Digitales Arbeiten steigert Effizienz

Ein wesentlicher Hebel ist hier das Dokumentenmanagement, denn: Wer digital arbeitet, ist produktiver. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Digitales Arbeiten“ des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IA). Im Auftrag von KYOCERA Document Solutions untersuchten die Forscher unter anderem, wie verbreitet digitale Arbeitsweisen in Unternehmen heute sind. Die Ergebnisse: Der Austausch von Dokumenten und Informationen erfolgt bei 70 Prozent der Studienteilnehmer bereits weitgehend digital. Knapp ein Viertel der Teilnehmer hat aber nach wie vor ein sehr hohes Druckaufkommen oder setzt auf papierbasierte Dokumente.

Strukturierte Informationen aus unstrukturierten Daten

KYOCERA nutzt daher die Gartner Conference, um das gesamte Potenzial digitaler Dokumentenprozesse zu nutzen: Darunter auch intelligente Software, die Dokumente nach relevanten Informationen analysiert und diese automatisiert bzw. zur Weiterverarbeitung ausliest – unabhängig von Quelle, Format, Struktur und Sprache des Ausgangsdokuments. Die Software erkennt anhand bestimmter Charakteristika selbstständig, ob es sich bei einem eingehenden Dokument um eine Bestellung, eine Beschwerde oder eine Rechnung handelt. 

Dokumentenprozesse digitalisieren: KYOCERA Workflow Manager 

Um Eingang, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten zu verbessern, bietet der japanische Dokumentenmanagement-Spezialist überdies den KYOCERA Workflow Manager an. Mit diesem lassen sich Abläufe automatisieren, die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten forcieren und Vorgänge nachvollziehbar gestalten. Die Software ist schnell zu implementieren und dank Windows Explorer und MS-Office Integration intuitiv zu bedienen – das spart aufwändiges Customizing und intensive Schulungen.