Mit Videokonferenzen Zeit und Geld sparen
Umfangreiche Dokumente, eine Besprechung nach der anderen – die Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung erfordert viel Papierkram und nicht selten Geschäftsreisen. Mit Videokonferenzen lassen sich solche Abläufe optimieren.
Bild oben: Die Freie Universität Berlin hat gemeinsam mit T-Systems ein IP-Netz für den Campus realisiert. (Foto: Bernd Wannenmacher) - Bild unten: Torsten Prill, Leiter Hochschulrechenzentrum ZEDAT der Freien Universität Berlin, setzt auf Videokonferenzen.
Öffentliche Verwaltungen arbeiten mit vielfältigen Einrichtungen zusammen – oft über Entfernungen hinweg. Das nimmt viel Zeit in Anspruch: zum Beispiel für Fahrzeiten zu Besprechungen und den Abgleich von Dokumenten. Mit ihrem Programm „Digitale Verwaltung 2020“ will die Bundesregierung die Zusammenarbeit der Behörden mit Hilfe der Digitalisierung verbessern. Das Ziel: Geld und Zeit sparen. Doch heute verfügt erst jede dritte öffentliche Verwaltung über eine digitale Strategie, so die Studie „Zukunftspanel Staat & Verwaltung 2020“. Dass die Digitalisierung aber durchaus Vorteile bringt, zeigt zum Beispiel die Freie Universität Berlin.
Globaler Wissenstransfer
Die Forscher der Freien Universität Berlin stehen in ständigem Austausch mit Wissenschaftlern auf der ganzen Welt. Mussten die Forscher früher auch für kurze Besprechungen reisen, brauchen sie heute dafür nur noch wenige Mausklicks: Per Videokonferenz schalten sie sich beispielsweise zu einer Besprechung in New York dazu oder präsentieren einem Kollegen in Moskau Projektergebnisse.
„Sie können eine Videokonferenz heute so einfach starten, als würden Sie zum Telefonhörer greifen“, sagt Torsten Prill, Direktor des Hochschulrechenzentrums der Freien Universität Berlin. „In wenigen Sekunden erreichen Sie Ihre Kollegen auf diesem Weg – egal, wo diese sich auf der Welt befinden.“ Mit der neuen Technologie unterstützt die Universität ihre Strategie, als internationale Netzwerkuniversität auf Partnerschaften zu setzen. Diese Strategie war einer der Gründe für Bund und Länder, die Freie Universität Berlin als eine von elf Exzellenzuniversitäten in Deutschland auszuzeichnen.
Freie Wahl des Endgeräts
Welches Endgerät die circa 7.000 Universitäts-Mitarbeiter für die Videokonferenzen nutzen, ist ihnen selbst überlassen. Die Cisco-basierte Anwendung läuft im Hochschulrechenzentrum im Berliner Stadtteil Dahlem und ist über das IP-Netz der Universität verfügbar. An ihren Arbeitsplätzen nutzen die Mitarbeiter zum Beispiel ein IP-Telefon, das einem Tablet ähnelt und Videokonferenz, Telefonie und Computerbildschirm vereint. In den Konferenzräumen der Universität kommt das Highend-Videokonferenzsystem TelePresence zum Einsatz. Großbildschirme erzeugen das Gefühl räumlicher Nähe. Die beiden zugehörigen Kameras erkennen, wer gerade spricht, und folgen demjenigen automatisch. Aber auch über mobile Endgeräte können die Forscher Videokonferenzen starten und so ihren Standort frei wählen.
Was den flexiblen Einsatz zusätzlich erleichtert: Die Forschungspartner in Indien, den USA oder China benötigen nicht dasselbe Videokonferenzsystem, um miteinander zu kommunizieren. Denn die Lösung lässt sich flexibel mit anderen Systemen koppeln. „Auch Kandidaten für Professuren und Forschungsprojekte können wir so schnell und einfach kennenlernen“, sagt Prill. Aber auch wenn eine Videokonferenz einmal nicht der gewünschte Kommunikationsweg ist, bleiben die Mitarbeiter mit der Außenwelt vernetzt: Über dieselbe Oberfläche wie bei der Videokonferenz telefonieren und chatten sie mit den Kontakten ihrer Wahl oder arbeiten gemeinsam an Dokumenten.
Maßgeschneiderte Lösungen von T-Systems
Die technische Basis für die digitale Kommunikation hat die Freie Universität Berlin gemeinsam mit T-Systems gelegt: ein IP-basiertes Hochschulnetz. Den drahtlosen Zugriff darauf ermöglichen mehr als 1.800 Hotspots auf dem Campusgelände. Darüber surfen neben den Mitarbeitern auch die mehr als 34.000 Studierenden mit bis zu 877 Megabit pro Sekunde im Internet, recherchieren und tauschen sich mit Kommilitonen und Dozenten aus. „Hochschulen stehen wie Unternehmen im Wettbewerb um guten Nachwuchs“, sagt Prill. „Wir müssen also attraktiv für Studierende, Nachwuchs-Wissenschaftler und Mitarbeiter sein.“ Eine moderne IT-Ausstattung gehöre dabei auch zu den Auswahlkriterien. Und die muss rund fünfzigmal so viele Nutzer unterstützen wie noch vor zehn Jahren. „Mit dem IP-Netz sind wir dafür gut aufgestellt“, sagt Prill.
Die Fachhochschule Flensburg krempelt ebenfalls ihre IT-Infrastruktur und -Verwaltung um. An der nördlichsten Hochschule Deutschlands nutzen mehr als 80 Professoren und rund 4.200 Studierende flexible IT-Ressourcen aus der Cloud für ihre Studien und Forschungsprojekte. T-Systems hat maßgeschneiderte Lösungen für den Eigenbetrieb zusammengestellt und die IT in eine hochsichere private Cloud migriert. Die Fh Flensburg profitiert von flexiblem Zugang zu kurzfristig benötigten Speicherressourcen, zentralem und einfachem Management der IT-Landschaft und schnell verfügbaren Serverkapazitäten. Das Campus-Netzwerk der Fh Flensburg basiert außerdem ebenfalls auf Cisco-Infrastruktur. T-Systems hat kürzlich beim Redesign des LAN und WLAN unterstützt und geholfen, die Komponenten zu implementieren. Parallel erhielten die Mitarbeiter des Bereichs „IT-Service & Network Security“ der Fh Flensburg eine umfangreiche Schulung.
Mehr über die Video-Conferencing-Lösungen an der Freien Universität Berlin und die Cloud-Lösung der Fachhochschule Flensburg finden Sie hier: