Landratsamt Tuttlingen steigert Effizienz und gewinnt 80 Prozent an Zeit
Die papiergestützte Beschaffung ist ein Auslaufmodell in deutschen Kommunen. Ab 2018 soll laut der EU-Richtlinie 2014/55/EU die Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge nur noch elektronisch erfolgen. Dementsprechend empfängt der Landkreis Tuttlingen bereits seit Oktober 2015 e-Rechnungen im ZUGFeRD-Standard und rechnet zunehmend elektronisch per Gutschriftverfahren ab. Möglich ist dies durch die seit 2005 eingeführte e-Procurement-Lösung des externen Dienstleisters TEK-SERVICE AG. Der Zugewinn an Effizienz und Transparenz war von Anfang an quantifizierbar. Digitalisierte Verfahrensabläufe im Einkauf führten konsequenterweise dazu, auch Mehrwerte der elektronischen Rechnungsabwicklung zu erschließen. Bis Oktober 2015 dauerte die Bearbeitung einer Rechnung aufgrund der verschiedenen Anlaufstellen, die diese passieren musste, mindestens eine Woche. Im Vergleich zu diesem recht zeitaufwändigen, dezentralen Prozedere stellt das von TEK entwickelte, webbasierte Gutschriftverfahren eine erhebliche Erleichterung dar: Heute ist die Abrechnung in nur wenigen Stunden für die ganze Verwaltung erledigt.
Bis zur Einführung des Gutschriftverfahrens wurden Rechnungen im Landratsamt Tuttlingen dezentral bearbeitet, das heißt, eingehende Rechnungen wurden verteilt, offene Beträge in der jeweiligen Abteilung verbucht, aufwändig durch das ganze Haus geschickt und dann zentral gesammelt. Dieser Vorgang nahm mindestens eine Woche in Anspruch. Mit vielen Schritten war auch die Belegaufteilung verbunden. „Seit November 2015 rechnen wir nun über das Gutschriftverfahren ab. Dazu werden die Gutschriftdateien elektronisch in das verwaltungsinterne Finanzsystem importiert, so dass der gesamte Betrag ‒ ganz ohne Zettelwirtschaft ‒ zentral und gleichzeitig aufgeschlüsselt auf die einzelnen Kostenstellen verbucht wird. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis“, berichtet Gabriela Wöhlert, Leiterin des Organisationsamts in Tuttlingen.
Mehr Transparenz und Vereinfachung der Verwaltungsvorgänge
Die Einführung des neuen Verfahrens war aufgrund des engen Zusammenhangs von elektronischem Einkauf und Abrechnung nur folgerichtig und gestaltete sich relativ einfach: Die einzige Voraussetzung für die Abrechnung per Gutschrift war ‒ wie bei allen anderen von TEK angebotenen Services ‒ ein Internetzugang. „ Da es sich bei diesem Verfahren um digitale, standardisierte und bewährte Prozessabläufe handelt, konnte der bestehende Ablauf der papiergestützten Rechnungsverarbeitung für den Landkreis Tuttlingen erstaunlich schnell durch das Gutschriftverfahren ersetzt werden. Die Projekt- und Testphase konnte vorzeitig, nach bereits acht Wochen erfolgreich abgeschlossen werden“, legt Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrats der TEK, dar. Von der technischen Seite her musste für die Umstellung lediglich eine Schnittstelle an das Haushalts-Kassen-Verfahren des LRA angepasst werden.
Die Akzeptanz für die Einführung des Gutschriftverfahrens war bei den Beschäftigten von Anfang an hoch, da man durch die langjährige Erfahrung mit dem e-Einkauf beziehungsweise der e-Vergabe um den Zugewinn an Transparenz und die Vereinfachung der Verwaltungsvorgänge wusste. Bereits seit 2005 kommen in Tuttlingen Technologie und Services der TEK zum Einsatz. Der Grund für die Einführung damals war, dass der zentralen Beschaffung zu wenig Personal zur Verfügung stand. Mit Hilfe des Portals konnten personelle Defizite kompensiert und Verfahren effizient organisiert werden. „Zunächst gab es durchaus Vorbehalte, doch das Thema e-Government hat über die Jahre eine gewisse Eigendynamik entwickelt, zumal die Vorteile offensichtlich waren. Seither steuern wir unterschiedlichste Materialien und Lieferanten über eine webbasierende Einkaufsplattform“, schildert Wöhlert die Entwicklung.
e-Einkauf eröffnet bisher ungenutzte Steuerungsmöglichkeiten
Einer der wichtigsten Gründe, die für den digitalisierten Einkauf in der Verwaltung sprechen, ist die umfassende Transparenz, aus der sich wiederum bisher ungenutzte Steuerungsmöglichkeiten ergeben. Durch das Gutschriftverfahren konnte darüber hinaus eine weitere Prozessoptimierung erreicht werden: So können die Mitarbeiter jetzt ‒ statt aufwändig nach Belegen oder Bestellungen auf Papier zu suchen ‒ mit einem Blick den aktuellen Status der Bestellung beziehungsweise der Lieferung einsehen. Da durch die Zentralisierung und Digitalisierung viele Arbeitsschritte wegfallen, ist außerdem weniger Personal durch die Beschaffung gebunden. „Das eröffnet wertvollen Handlungsspielraum und bringt deutliche Kosteneinsparungen mit sich“, resümiert Wöhlert.
Die periodisch durch TEK erstellten Berichte und Leistungsbeschreibungen sind belastbar, aussagekräftig und dienen dem Kunden zur Steuerung. Erkennbar wird beispielsweise, wie sich etwa der Anteil eines bestimmten Produktbereichs entwickelt oder welchen Anteil ein Lieferant gemessen am Gesamtumsatz hat. Auf einen Blick wird ersichtlich, ob man sich kundenseitig bereits im ausschreibungspflichtigen Bereich bewegt, oder wie nah man sich am Schwellenwert befindet. Heute steuert das LRA Tuttlingen jährlich 149.000 Euro über das Einkaufssystem der TEK. Der Anteil der Artikel, die über das Gutschriftverfahren abgerechnet werden, liegt derzeit bei 104.000 Euro. In absehbarer Zeit soll das Verfahren auf weitere Lieferanten ausgedehnt werden. Weitere Sortimente werden entwickelt und ebenfalls in die Einkaufslösung aufgenommen. „Bei der Ausarbeitung der branchenspezifischen Musterkernsortimente oder wenn Leistungsverzeichnisse für bevorstehende Ausschreibungen erforderlich sind, steht TEK dem Amt unterstützend zur Verfügung“, erläutert Schmidt. Damit der Träger frei in der Wahl seiner Lieferanten ist, gleicht TEK außerdem technologische Defizite kleiner Partner, die nicht e-Business-fähig sind, aus.
Elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD-Standard
Seit Oktober 2015 empfängt das Landratsamt, ebenso wie alle anderen TEK-Kunden, auch elektronische Rechnungen analog ZUGFeRD. Dabei handelt es sich um ein PDF mit eingebetteten XML-Dateien. „Noch fehlen uns zwar intern die Voraussetzungen, um diese medienbruchfrei weiterverarbeiten zu können, aber wir arbeiten daran, das zu ändern. Da bisher auf 80 eingehende Rechnungen pro Jahr nur eine nach dem vom BMWI vorgegebenen ZUGFeRD-Standard kam, bleibt uns dafür jedoch noch Zeit“, so Wöhlert. Wie schnell die Entwicklung in den nächsten Jahren vonstattengeht, hängt jedoch vorrangig von den Partnern ab, meint die Amtsleiterin: „Je nachdem ob es eine gesetzliche Verpflichtung gibt oder nicht, wird das Ganze noch eine Weile dauern. Vor allem kleine Unternehmen oder Handwerker beschäftigen sich derzeit, wenn überhaupt, nur nebenbei damit. Durch die Services von TEK sind wir auf jeden Fall gerüstet, wenn es soweit ist.“