E-Invoicing im öffentlichen Sektor

Sechs bis sieben Milliarden Rechnungen sind in Deutschland jährlich im Umlauf, aber immer noch werden nur rund zehn Prozent davon elektronisch verarbeitet. Dieser niedrige Anteil zeigt, dass sowohl Unternehmen als auch Lieferanten die vielen Vorteile der E-Rechnung nicht nutzen, sondern weiterhin unnötige Mehrkosten für papierbasierte Rechnungen in Kauf nehmen. Dabei wird bereits seit geraumer Zeit von vielen Seiten an der flächendeckenden Einführung von E-Invoicing gearbeitet. Unternehmen und öffentliche Verwaltung stehen aufgrund der von der Politik initiierten Digitalen Agenda 2020 klar unter Zugzwang, aber noch haben nicht alle die Dringlichkeit der Umstellung auf die elektronische Rechnung erkannt.

Gründer und Geschäftsführer Herr Marcus Laube. (Foto: crossinx GmbH)

Sie müssen sich heute am Status Quo und der künftigen Entwicklung von E-Invoicing orientieren, um den Anschluss nicht zu verpassen. Und sie müssen dringend erste Schritte einleiten, die schnell, effizient und nachhaltig zu einer erfolgreichen Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse führen.

Eine besondere Vorreiterrolle kommt den Kommunen zu, die per EU-Richtlinie unmittelbar zum Handeln aufgefordert sind und deren Umstellung auf E-Invoicing aufgrund ihrer Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern das Nachziehen der Privatwirtschaft bedingen würde.

Treiber für die Umstellung auf die elektronische Rechnung gibt es genug

Wer sich als Unternehmen oder Behörde mit E-Invoicing auseinandersetzt, steht oft von zwei Seiten unter Zugzwang. Zum Einen gehören erhöhte Prozessanforderungen seitens Kunden und Lieferanten oder auch der Wunsch nach Kostensenkung und Optimierung der Liquidität auf Unternehmensseite zu den Treibern. Dazu kommen der Einfluss durch die Politik, wie etwa durch die Verordnungen zur Umstellung der öffentlichen Verwaltung, die Initiative ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) sowie diverse EU-Richtlinien und nicht zuletzt auch der vergleichende Blick auf andere, in der Digitalisierung schon weiter vorangeschrittene Länder.

Für die Entwicklung und Einführung des ZUGFeRD-Standards bildet das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) eine nationale Plattform, bestehend aus mehr als 30 Ministerien und Wirtschaftsverbänden. Es ist das erklärte Ziel, E-Invoicing flächendeckend zu ermöglichen und einen Standard für die Übermittlung und den Inhalt elektronischer Rechnungen zu setzen.

Die treibende Kraft hinter der Umstellung auf E-Invoicing im öffentlichen Sektor bildet die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments. Der Beschluss verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen dazu, ihre Prozesse künftig zu digitalisieren. Im ersten Schritt bedeutet das die Einführung einer europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Innerhalb von 36 Monaten nach Inkrafttreten der Richtlinie soll ein semantisches Datenmodell vorgelegt werden, weitere 18 Monate später ist die Umsetzung der elektronischen Rechnungsprozesse dann zwingend vorgeschrieben.

Auf Bundesebene ist die Umstellung im Rahmen der Agenda 2020 unter dem Punkt „Digitale Verwaltung 2020“ spezifisch geregelt. Die Bundesregierung hat sich die Schaffung eines „bürgerfreundlichen, digitalen Deutschland“ zur Aufgabe gemacht und mit diesem Regierungsprogramm leistet die Verwaltung ihren Beitrag. Ziel sind verbindliche Standards für eine flächendeckende Digitalisierung der Verwaltungsprozesse.

Die bis heute geringe Marktdurchdringung von E-Invoicing ist sicherlich zum Teil auf Sicherheitsbedenken zurückzuführen. Oft sind in der Theorie die Möglichkeiten für ein funktionierendes Zusammenspiel zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger gegeben, allerdings fehlt es dann entweder am nötigen Umsetzungswillen oder eben am Glauben in die Zuverlässigkeit digitaler Rechnungsprozesse. Um die Investitionsbereitschaft in neue Prozesse zu erhöhen, ist es für Kunden und Lieferanten gleichermaßen wichtig, das volle Potenzial der Digitalisierung zu kennen und zu verstehen, wie eine Umstellung den Bedürfnissen aller beteiligten Akteure gerecht wird.

Für eine erfolgreiche Umstellung ist insbesondere die Wahl des richtigen Providers von großer Bedeutung. Unter Provider ist in diesem Zusammenhang ein Dienstleister zu verstehen, der den elektronischen Austausch und die Weiterverarbeitung von Rechnungen zwischen zwei Geschäftspartnern ermöglicht. Dabei sorgt der Provider sowohl für die Übertragung als auch für eine mögliche Anbindung an die lokalen ERP-Systeme auf beiden Seiten. Aufgabe eines guten Providers ist vor allem eine gewissenhafte Situations- und Bedarfsanalyse beim Kunden und die Steuerung des anschließenden, auf die speziellen Bedürfnisse abgestimmten Migrationsprozesses. Die Umstellung auf E-Invoicing ist keine Frage der Unternehmensgröße oder -struktur. Professionelle Beratung und partnerschaftliches Arbeiten zwischen Providern und Nutzern mit Blick auf individuelle Lösungen ist daher von großer Bedeutung für die Förderung von mehr Vertrauen in die Digitalisierung.

Öffentlicher Sektor sollte mit gutem Beispiel vorangehen, verschleudert aber Milliarden

Immer noch werden rund 90 Prozent des deutschen Rechnungsvolumens in Papierform abgewickelt. Dabei verursacht eine einzelne papierbasierte Rechnung Kosten von bis zu 23 Euro. Bei einer Umstellung auf E-Invoicing-Prozesse könnten bis zu 70 Prozent dieser Kosten eingespart werden, was binnen sechs Jahren zu Einsparungen von bis zu 39 Milliarden Euro führt. Da Länder und Kommunen bundesweit einer der größten Rechnungssteller und -empfänger sind, kommt ihnen bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung eine wesentliche Rolle zu.

Einsparungen von 6,5 Milliarden Euro pro Jahr könnten allein deutsche Kommunen erzielen, wenn sie von der papierbasierten auf die elektronische Rechnung umsteigen. Zum Vergleich: europaweit wären das mindestens 40 Milliarden Euro, was einer Einsparquote von 60 bis 80 Prozent entspricht. Bisher werden hierzulande weniger als zehn Prozent des Einsparpotenzials ausgeschöpft, so das Ergebnis des diesjährigen Billentis Reports. Der jährliche Report des Marktexperten Bruno Koch untersucht den globalen Stand der Umsetzung von E-Invoicing.

Eine flächendeckende Umstellung der Kommunen auf E-Invoicing wäre ein wichtiger Anstoß für die Privatwirtschaft, die im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung mit der Umstellung nachziehen müsste. 45 bis 64 Prozent aller Unternehmen eines Landes sind Lieferanten des öffentlichen Sektors, einhundert Prozent aller Unternehmen und Privathaushalte erhalten Rechnungspost von der öffentlichen Verwaltung. Dem öffentlichen Sektor kommt also eine tragende Rolle für die gesamte volkswirtschaftliche Entwicklung zu.

Trotzdem wird das Potenzial bisher nicht ausgeschöpft und die Umstellung geht schleppend voran: Eine repräsentative Umfrage von crossinx ergab, dass bisher lediglich acht Prozent der deutschen Kommunen die Dringlichkeit von E-Invoicing erkannt und auf elektronische Rechnungsprozesse umgestellt haben. Die Umfrage wurde unter Kämmerern von 126 Kommunen in 14 Bundesländern durchgeführt, um den aktuellen Umsetzungsstand von E-Invoicing in deutschen Kommunen zu untersuchen. Zusammen mit dem Billentis Report zeigen die Ergebnisse das enorme Potenzial, aber besonders den großen Handlungsbedarf bezüglich elektronischer Rechnungen in Deutschland.

Obwohl die meisten Kommunen ohnehin konsequent in einer ungünstigen finanziellen Situation stecken, tun sie sich mit der Umstellung schwer und nutzen das Einsparpotenzial von jährlich bis zu 6,5 Milliarden Euro nicht. Neben acht Prozent aktiver E-Invoicing-Nutzer, planen immerhin weitere 19 Prozent der Kommunen die Einführung von E-Invoicing-Prozessen innerhalb der nächsten zwei Jahre. Als Grund für die Einführung der digitalen Rechnungsstellung nannten 18 Prozent der Kommunen Kosteneinsparungen. Mehr als ein Viertel gab politische Gründe an, wie etwa Beschlüsse in der EU und auf Bundesebene.

Erschreckend ist jedoch die Tatsache, dass fast drei Viertel der befragten Kommunen noch keine Umstellung planen. 90 Prozent der Nicht-Nutzer konnten mit elektronischen Rechnungen nichts anfangen und gaben an, dass ihnen das Thema gänzlich unbekannt sei. Angesichts der gesetzlich vorgeschriebenen Umstellung bis 2018 ein alarmierendes Ergebnis. Dass das Thema E-Invoicing zu komplex und bisher keine Zeit gewesen sei, sich damit auseinander zu setzen, gaben 23 Prozent der befragten Kommunen als Begründung an. Ein weiteres Fünftel sieht noch keinen akuten Handlungsbedarf, da bis zur Deadline 2018 noch genug Zeit für eine Umstellung sei. Angesichts der Tatsache, dass eine Umstellung nicht nur innerhalb weniger Wochen vorgenommen werden kann sondern auch ein massives Einsparpotenzial birgt, ist die zögerliche Haltung der Kommunen kaum nachvollziehbar.

Der öffentliche Sektor in Deutschland ist verpflichtet, seiner Rolle als treibende Kraft im Umstellungsprozess gerecht zu werden. Es gilt, sich ein Beispiel an unseren europäischen Nachbarn wie der Schweiz, Österreich oder Skandinavien zu nehmen. Für eine zeitnahe und reibungslose Umsetzung der neuen Richtlinien und die Einführung der entsprechenden Datenformate, müssen die Kommunen nun also die nötigen logistischen Voraussetzungen schaffen und den passenden E-Invoicing-Anbieter finden.

Das Wichtigste in Kürze

• Öffentlicher Sektor könnte 6,5 Milliarden durch E-Invoicing sparen

• EU-Richtlinie verpflichtet den öffentlichen Sektor zur Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse bis 2018

• Kosten für Umstellung auf elektronische Rechnungen können sich bereits nach einem halben Jahr amortisiert haben

• Bis zu 64 Prozent der Unternehmen senden Rechnungen an und 100 Prozent erhalten Rechnungen vom öffentlichen Sektor

• Immer noch werden rund 90 Prozent des deutschen Rechnungsvolumens in Papierform abgewickelt. Eine einzelne papierbasierte Rechnung kann bis zu 23 Euro kosten

• Viele europäische Nachbarländer sind im Umstellungsprozess weiter als Deutschland