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12.04.2016 | Personalwesen

Nachhaltiges Personalmanagement in der Düsseldorfer Verwaltung

Zeiteinsparung von bis zu 50 Prozent: E-Recruiting-System ermöglicht medienbruchfreies, effizientes und bewerberfreundliches Einstellungsmanagement

Für öffentliche Verwaltungen gibt es keine einheitlichen organisatorischen Vorgaben zur Durchführung von Einstellungsverfahren. Das Bewerbermanagement ist daher noch immer überwiegend aufwändige Handarbeit, obwohl es mittlerweile viele E-Recruiting-Systeme gibt, mit denen das Personalmanagement effizienter gestaltet und die Gewinnung von Nachwuchskräften deutlich vereinfacht werden könnte. Um die Dauer der Verfahren zu verkürzen und den Aufwand zu reduzieren, nutzt die nordrhein-westfälische Landeshauptstadt Düsseldorf inzwischen für die Recruitingprozesse der Ausbildungsberufe die E-Recruiting-Software von rexx systems: Die Lösung des Hamburger Unternehmens deckt unterschiedlichste Berufsbilder ab und erlaubt eine medienbruchfreie Abbildung des Gesamtprozesses von der Ausschreibung über die Online-Bewerbung bis hin zur Auswahl sowie die Integration von Online-Tests beziehungsweise Eignungsdiagnostiken. So lassen sich nicht nur Zeiteinsparungen von 30 bis 50 Prozent realisieren, auch der Komfort für die Bewerber wird erhöht.

„Bis zur Einführung der Software von rexx systems fand das Recruiting bei der Stadtverwaltung Düsseldorf analog statt“, erklärt Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke, Beigeordneter für Personal und Gesundheit bei der Landeshauptstadt. „Der Vorteil dieses Verfahrens lag darin, dass keine technische Abhängigkeit vorhanden war. Ein klarer Nachteil der Durchführung ohne digitale Unterstützung war allerdings die längere Dauer des Einstellungsprozesses und der viel höhere Aufwand für die Personalsachbearbeiter/innen.“ Auch für die Bewerber kann diese Vorgehensweise umständlich sein: „In vielen öffentlichen Verwaltungen sind Online-Bewerbungen nur in Einzelfällen möglich. Auch unübersichtliche Zugangskanäle können das Gewinnen von Nachwuchskräften zusätzlich erschweren“, bestätigt Bernd Michaelis-Hauswald, Head of Sales bei der rexx systems GmbH in Hamburg.

Die Verantwortlichen der Landeshauptstadt entschieden sich daher, zukünftig ein E-Recruiting-System einzusetzen, das nicht nur die Effizienz der Prozesse erhöhen und die Verfahrensdauer reduzieren, sondern auch ein für die Bewerber möglichst komfortables und transparentes Verfahren schaffen sollte. „Die Anwenderseite sollte von einer einfachen Bedienung der Software und vom beschleunigten Recruitingprozess profitieren“, erläutert Prof. Dr. Meyer-Falcke. „Die Lösung von rexx systems konnte diese sowie alle anderen Anforderungen, die wir als moderne Arbeitgeberin im öffentlichen Sektor an eine solche Software gestellt haben, erfüllen.“

Flexibles E-Recruiting-System

Das System des Hamburger Unternehmens erlaubt die Modellierung einheitlicher Geschäftsprozesse und Anforderungen sowie eine Modernisierung des Bewerbungsverfahrens: Unter anderem zeichnet sich die Recruiting-Software von rexx systems durch eine medienbruchfreie Abbildung der Gesamtprozesse und sehr gute Integrationsmöglichkeiten für eignungsdiagnostische Verfahren aus. „Uns war sehr wichtig, dass die Software mit einem Online-Testverfahren kombinierbar ist, so dass alle Verfahrensteile online ablaufen können“, so der Beigeordnete für Personal und Gesundheit.

Eine weitere wesentliche Voraussetzung für den Einsatz einer E-Recruiting-Lösung im öffentlichen Dienst ist grundsätzlich eine große Flexibilität, damit verschiedenste Profile und Prozesse umgesetzt werden können: „Von städtischen und Gemeindeverwaltungen über Feuerwehr, Polizei und Justiz bis hin zu Krankenhäusern und Kultureinrichtungen kann mit unserer Software eine sehr breite Palette an Berufsbildern in nur einer einzigen Anwendung abgebildet werden“, erläutert Michaelis-Hauswald. Generell haben Software-Lösungen für Behörden und Verwaltungen spezielle Anforderungen zu erfüllen: So liegt ein starker Fokus auf der Abbildung von Beteiligungsverfahren mit Beschäftigtenvertretern wie Personalrat, Gleichstellungsbeauftragten oder Schwerbehindertenvertretung.

Hohe Ansprüche an Datenschutz und Barrierefreiheit

Auch unterschiedliche Zuständigkeiten in den verschiedenen Behörden müssen durch ein differenziertes Rechte- und Rollenkonzept abbildbar sein, wobei hohe Datenschutzansprüche zu erfüllen sind: „Gibt es mehrere Mandanten, muss die Software sicherstellen, dass die Daten eines Kandidaten, der sich bei der Polizei bewirbt, nur für die zuständige Verwaltung zugänglich sind“, so Michaelis-Hauswald. „Aus diesem Grund lassen 96 Prozent unserer Kunden die Web-Applikationen über unser hochsicheres Rechenzentrum in Köln betreiben. Die Daten werden also dort gehostet.“

Außerdem erfüllt die Web-Applikation von rexx systems hohe Anforderungen an die Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0: Sie wurde so angepasst und konfiguriert, dass sie von Menschen mit unterschiedlichen Behinderungsgraden genutzt werden kann. „Wir haben zu diesem Zweck spezielle Einstellungsmerkmale in die Software aufgenommen“, erklärt Michaelis-Hauswald. „So können beispielsweise für Personen mit Sehbehinderung die Kontraste geändert werden.“

Professionelle Online-Bewerbung und Workflow-Unterstützung

Das E-Recruiting-System deckt alle Vorgänge der Personalrekrutierung von Ausschreibung und Bewerbungseingang über Screening und Ranking bis hin zu Auswahl und Vertragsübermittlung in einer Software ab. Auch Stellenbesetzungsanträge lassen sich dort erstellen. Die Bewältigung von Massenverfahren, vor allem Korrespondenzen, ist somit ohne Probleme möglich. Die Software hat zudem viele weitere Features, die den Aufwand für den Bediener reduzieren: So kann beispielsweise für jedes Berufsprofil ein eigenes Bewerberformular generiert werden. Außerdem gibt es im Stammsatz der Applikation die Möglichkeit, Anlagen aus E-Mail- oder Online-Bewerbungen in die Stammdaten zu übernehmen, wodurch die Kandidaten ihren Datensatz im Stellenprofil quasi selbst eingeben können und dieser nicht mehr von einem Verwaltungsmitarbeiter angelegt werden muss. Zusätzlich gibt es in der Software die Möglichkeit, nachzuvollziehen, wie sich die Kandidaten auf den Seiten der Online-Bewerbung bewegen und wo sie beispielsweise abbrechen. So lässt sich die Job-Darstellung anhand des indirekten Feedbacks optimieren.

Darüber hinaus können bis zu 30 Bewerberakten auf dem Monitor nebeneinander gelegt und direkt verglichen sowie die Entfernung vom Wohn- zum potentiellen Einsatzort eines Kandidaten angezeigt werden. Auch das Erstellen automatischer Reminder oder Kontakte zu frei definierten Personengruppen ist möglich. „Durch diese Digitalisierung kann im öffentlichen Dienst in der Regel eine Zeiteinsparung von 30 bis 50 Prozent erzielt werden“, so Michaelis-Hauswald. „Die geringeren Prozesszeiten wirken sich natürlich auch positiv auf die Kandidatenauswahl aus. Schließlich sind die besten Bewerber meist nur kurz auf dem Markt.“

Eigenständige Terminkoordination

In Düsseldorf beginnt seit Einführung der Lösung von rexx systems jeder Recruitingvorgang mit einer Online-Bewerbung über das Karriereportal der Landeshauptstadt. Nach Prüfung durch die zuständige Sachbearbeitung wird die Bewerberin oder der Bewerber zu einem Online-Test eingeladen, der bequem von zu Hause aus durchgeführt werden kann. Sofern dieser positiv verläuft, erfolgt eine weitere Einladung zum sogenannten Präsenztest, der ebenfalls online in den Räumlichkeiten der Landeshauptstadt stattfindet. Die Ergebnisse der Tests werden sofort über die Recruiting-Software in der jeweiligen digitalen Bewerberakte abgebildet. Im Anschluss an die erfolgreichen Online-Tests werden die Bewerberinnen und Bewerber zum persönlichen Auswahlgespräch eingeladen. Für beide Recruitingschritte vor Ort – Präsenztest und persönliches Auswahlgespräch – werden die Termine online zur selbstständigen Buchung zur Verfügung gestellt.

„Für uns hat sich die Möglichkeit, den Bewerber/innen an verschiedenen Stellen des Auswahlprozesses online unterschiedliche Termine anzubieten, als besonders bewerberfreundlich und aufwandsmindernd erwiesen“, erklärt Prof. Dr. Meyer-Falcke. „Aus den vorgeschlagenen Terminen können die Bewerber/innen online einen Wunschtermin wählen und ihren Auswahlprozess dadurch eigenständig koordinieren. Die Bewerber/innen nehmen die Landeshauptstadt Düsseldorf dadurch als flexible und moderne Arbeitgeberin wahr.“ Generell findet die Kommunikation mit den Kandidaten während des gesamten Verfahrens online statt und kann von diesen jederzeit im geschützten persönlichen Bereich des Karriereportals eingesehen werden.

9.000 Bewerbungen pro Einstellungsprozess

Die Landeshauptstadt nutzt die Software von rexx systems bereits seit dem Jahr 2009 und hat die Anwendung nach der Pilotphase sukzessive ausgeweitet. Seit dem Jahr 2015 werden die Recruitingprozesse aller Ausbildungsberufe über die Software abgewickelt. Insgesamt werden dadurch pro Bewerbungsprozess rund 9.000 Bewerbungen für über 30 verschiedene Ausbildungsberufe bearbeitet. „Durch die schrittweise Ausweitung verlief die Umstellung weitestgehend problemlos. In der Praxis hat sich die Software durch die Beschleunigung des Prozesses und den Komfort für die Bewerber/innen bewährt“, resümiert Prof. Dr. Meyer-Falcke.

Die rexx systems GmbH wurde im Jahr 2000 von Dipl.-Wirtsch.Ing. Norbert Rautenberg in Hamburg gegründet und hat derzeit etwa 80 Mitarbeiter. Das Unternehmen versteht sich als ganzheitlicher Anbieter von Software-Lösungen in den Bereichen Recruiting, Talent Management sowie Human Resources und unterstützt Kunden von der Beratung, über die Implementierung bis hin zum Betrieb der Applikationen. Die Entwicklung der Software findet ausschließlich in Deutschland durch hochqualifizierte Entwickler und Ingenieure statt. Das Unternehmen, das Niederlassungen in der Schweiz und in Österreich unterhält, wurde mehrfach mit Preisen wie dem Deloitte Fast 50 Award für eines der 50 am schnellsten wachsenden Technologieunternehmen ausgezeichnet. Mit dem Tochterunternehmen HRexcellent bietet rexx systems zudem umfassende und flexible Dienstleistungen im Rahmen des sogenannten „Business Process Outsourcing“ (BPO) – von operativen Tätigkeiten wie der Digitalisierung von Papierbewerbungen oder Personalakten bis hin zum End-to-End- Bewerbermanagement.