Unprofessionelles Zeugnismanagement kostet Arbeitgeber Zeit, Geld und Image
Ein korrektes, vollständiges und rechtssicheres Arbeitszeugnis hat für viele Arbeitgeber einen sehr hohen Stellenwert. Die Erstellung eines solchen kostet aber viel Zeit. Zu diesem Ergebnis kommt die von Haufe durchgeführte Studie „Zeugniserstellung in deutschen Unternehmen“. Ohne Unterstützung durch eine spezielle Software benötigt die Hälfte der rund 100 befragten HR-Mitarbeiter für ein Zeugnis ein bis drei Stunden, 40 Prozent sogar drei Stunden und mehr. Der Wunsch danach, die Prozesse rund um die Zeugniserstellung zu optimieren, ist daher insbesondere bei Großunternehmen groß. Das zeigte auch das zweite Anwendertreffen zum Haufe Zeugnis Manager, das im Rahmen der Zukunft Personal 2015 in Köln stattfand.
(Grafiken: Haufe)
Vor allem Konzerne möchten sich nicht auf Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme verlassen, wenn es um die Erstellung von Zeugnissen geht. Knapp ein Drittel der von Haufe befragten deutschen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern setzt eine spezielle Software für die Zeugniserstellung ein. Im Mittelstand tun das bisher nur rund 15 Prozent der Unternehmen. Der Wunsch vieler Großunternehmen, den Erstellungs- und Abstimmungsprozess zu beschleunigen und die Qualität der Zeugnisse zu verbessern, zeigte sich auch beim zweiten Treffen der Anwender des Haufe Zeugnis Managers. Auf der Messe Zukunft Personal kamen überwiegend große Konzerne zusammen, um sich über Neuerungen im Zeugnismanagement zu informieren und ihre Erfahrungen und Wünsche in die Produktentwicklung bei Haufe einzubringen.
Von drei Stunden auf 60 Minuten
Die aktuelle Untersuchung “Zeugniserstellung in deutschen Unternehmen“ verdeutlicht, wie groß das zeitliche Investment der Personalabteilungen in den Prozess der Zeugniserstellung tatsächlich ist: Ohne Unterstützung durch eine spezielle Software benötigt die Hälfte der rund 100 befragten HR-Mitarbeiter ein bis drei Stunden für ein Zeugnis, 40 Prozent sogar drei Stunden und mehr. Bei durchschnittlich 16 Zeugnissen pro Monat investieren HR-Mitarbeiter also bis zu 48 Stunden monatlich nur für die Erstellung von Zeugnissen. Der zeitliche Aufwand, den die Abstimmung mit und die Bearbeitung durch die Führungskräfte verursacht, ist hier noch nicht berücksichtigt. Die Befragung zeigt auch, dass der Einsatz spezieller Software die Dauer der Zeugniserstellung deutlich reduzieren kann. 40 Prozent der befragten HR-Abteilungen, die IT-gestützt arbeiten, benötigen für ein Zeugnis weniger als eine Stunde.
Rechtssicherheit: mangelhaft!
Ein weiteres Thema, das Unternehmen bei der Erstellung von Zeugnissen beschäftigt, ist die Rechtssicherheit. Ohne vorgegebene, rechtlich geprüfte Bewertungen und Textbausteine ist es nahezu unmöglich, ein korrektes Arbeitszeugnis zu erstellen, das im schlimmsten Fall auch vor Gericht besteht. Wie die Studie von Haufe zeigt, fühlen sich 82 Prozent der befragten HR-Kräfte „nicht ausreichend sicher“, was die rechtssichere Formulierung von Zeugnissen angeht. Diese Unsicherheit macht sich bei der Qualität der Zeugnisse bemerkbar: Immer wieder kommt es zu mehrdeutigen Leistungsbewertungen, unüblichen Formulierungen und fehlerhaften Angaben, insbesondere bei der Tätigkeitsbeschreibung. Das wirft auf Arbeitgeber kein gutes Licht. Über ein Viertel aller befragten HR-Mitarbeiter (26 Prozent) weiß von gerichtlichen Auseinandersetzungen wegen eines Zeugnisses.
Auch hier lohnt sich ein gezielter Blick auf die Unternehmen, die mit spezieller Zeugnis-Software arbeiten: Sowohl was die Tätigkeitsbeschreibung als auch die Rechtssicherheit der Formulierungen angeht, haben sie einen Vorteil. Diese Befragtengruppe verbucht weniger Kritik von Seiten der Mitarbeiter als Unternehmen ohne Software-Unterstützung.
Gesamte Studie zum Download
Die Ergebnisse der Befragung „Zeugniserstellung in deutschen Unternehmen“ und ein Management Summary gibt es kostenlos zum oder per E-Mail bei Download (siehe Link) oder per E-Mail: haufe@maisberger.com.