Neue „Digitale Einwohnerakte“ des krz in den Kommunen sehr gefragt

Bereits 23 Kommunen haben die vom krz Ende 2014 neu entwickelte Digitale Einwohnerakte im Einsatz, die für sichere elektronische Aufbewahrung und komfortable Bearbeitung von Vorgängen im Bürgerwesen sorgt. Knapp 200.000 Dokumente mit einem Speichervolumen von fast 90 GB wurden inzwischen vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe (krz) verarbeitet.

Im letzten Quartal des Jahres 2014 entwickelte das Team für  Dokumentenmanagementsystem (DMS) des krz in Zusammenarbeit mit ihren Kollegen vom Bürgerservice eine neue Aktenlösung: die Digitale Einwohnerakte mit Anbindung an das Fachverfahren OK.EWO. Dokumente, die im Einwohnermeldeverfahren gescannt oder importiert werden, werden im Archiv-und Dokumenten-Management nscale revisionssicher archiviert und fallbezogen in digitalen Akten abgelegt. Die archivierten Dokumente können über das Verfahren oder einen speziellen DMS-Client gesucht und angezeigt werden.

Das krz präsentierte die neue E-Akte bei einem Anwendertreffen im Dezember als Alternative zum bis­herigen OK.EWO-Aktenmodul, welches vom Hersteller zum 31.12.14 gekündigt wurde und nicht mehr weiter gepflegt wird.

Darüber hinaus entwickelte das DMS-Team Zusatzprogramme, welche den Export der Dokumente aus der OK.EWO-Datenbank, deren Umwandlung in das Langzeitarchivformat PDF-A sowie die Archivierung und Ablage im nscale-DMS des jeweiligen Kunden ermöglichen.

Innerhalb des ersten Quartals 2015 wurden die seit Ende Dezember eingehenden Aufträge bearbeitet. Inzwischen sind 23 Kunden produktiv gesetzt worden. Beträchtlich sind auch die Mengen der bisher verarbeiteten Dokumente und Daten: ca. 200.000 Dokumente mit einem Speichervolumen von fast 90 GB.

Die Anwender können nun sowohl über das Fachverfahren OK.EWO als auch den verfahrensunabhängigen DMS-Client nscale Cockpit auf die Dokumente der Einwohnerakten zugreifen. Letzterer bietet neben komfortablen Recherchemöglichkeiten eine Vielzahl weiterer Funktionen wie Anzeige, Druck, Versand und Export von Dokumenten.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Langfristige, revisionssichere und zentrale Speicherung des Schriftgutes
• Verkürzte Such- und Bearbeitungszeiten und dadurch verbesserte Auskunftsfähigkeit
• Verkürzte Wege-, Liege- und WartezeitenGeschäftsbereichsleiterin Bärbel Kubitza betont, dass wie bei so vielen Dienstleistungen des Lemgoer Serviceproviders besonders die enge Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Experten für die hohe Qualität der entwickelten Lösung verantwortlich ist. „Ich möchte mich an dieser Stelle ganz herzlich bei den Kollegen aus dem Bereich Bürgerservice, IT-Services und Datenbank-Services bedanken, ebenso wie bei den mitwirkenden Kollegen aus dem DMS/Archiv-Team, die alle einen unschätzbaren Beitrag zum erfolgreichen Gelingen des Projektes geleistet haben.“