Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung verbessern Effizienz und Kostenstruktur im Public Sector

Die öffentlichen Verwaltungen befinden sich bei der Modernisierung ihrer Strukturen und der Einführung moderner Technologien in einem prekären Spannungsfeld. Hohe Verwaltungskosten, notwendige Investitionen in neue Technologien in Zeiten knapper Kassen sowie die Alterung der Mitarbeiter sind große Herausforderungen für Bund, Länder und Kommunen. Dabei lassen sich durch den weitsichtigen und intelligenten Einsatz digitaler Technologien, wie elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, Automatisierung oder Web-Portale, viele Prozesse produktiver gestalten und Synergiepotenziale heben. Als wichtiger Gestaltungspartner muss die IT daher künftig noch stärker in die Modernisierung öffentlicher Einrichtungen integriert werden.

In dem Branchendossier „Öffentliche Verwaltung“ hat sich das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Lünendonk intensiv mit den Herausforderungen des Public Sectors beschäftigt. Der Fokus bei der Analyse und den Empfehlungen liegt dabei auf dem Nutzen, den die Digitalisierung für die Modernisierung der Haushalte, Verwaltungen und der Infrastruktur generieren kann. Das Dossier entstand in fachlicher Zusammenarbeit mit Detecon, Kienbaum und T-Systems und steht zum kostenfreien Download zur Verfügung (siehe Link).

Zentrale Rolle für E-Government
Dass die Verbesserung der Prozess-Effizienz, der Kostenstrukturen sowie der Servicequalität gegenüber den Bürgern im öffentlichen Sektor oberste Priorität genießt, steht außer Frage und wird auch in einer Studie von Lünendonk bestätigt. In diesem Zusammenhang spielt das Thema E-Government eine zentrale Rolle. In seinem Kern geht es um einfachere Kommunikationswege bei der Datenübermittlung und verbesserte Arbeitsabläufe durch die Vernetzung von Staat, Bürgern und Wirtschaft mittels ICT.

„E-Government kann – auch kurzfristig – dabei helfen, die Effizienz der Verwaltung zu erhöhen und dadurch Kosten und Zeit zu sparen. Dies ist sowohl im Sinne der Verwaltung als auch der Bürger und Unternehmen“, erläutert Mario Zillmann, Leiter Professional Services bei Lünendonk und Autor des Branchendossiers. „Dafür sind allerdings vor allem durchgängige Verwaltungsabläufe ohne Schnittstellen- und Medienbrüche notwendig, um den bisher sehr aufwändigen Dokumentenaustausch zu digitalisieren und massiv zu beschleunigen.“

Wesentlicher Hebel für die erfolgreiche Umsetzung ist daher die Informationstechnologie. Zum einen sind Investitionen in die IT der Behörden- und Verwaltungsabläufe eine wichtige Voraussetzung für Arbeitsproduktivität und Bürgerfreundlichkeit. Zum anderen lassen sich durch IT-Effizienzmaßnahmen Kosten sparen, wie durch die Optimierung der IT-Infrastrukturen und -prozesse einschließlich Servervirtualisierung, Zentralisierung der Rechenzentren, Kapazitätsmanagement und Standardisierung. Hier ist der öffentliche Sektor bereits auf einem guten Weg.

Digitalisierungsgrad nimmt zu
Zwar hat die Umstellung auf digitale Abläufe, wie Bürgerportale oder digitales Dokumentenmanagement, in Teilbereichen bereits begonnen. Im Vergleich zur Privatwirtschaft und zu den öffentlichen Verwaltungen anderer Staaten spielt Deutschland, laut des 2014 erhobenen UN E-Government Development Index, aber nur im Mittelfeld. Jedoch ist zu erwarten, dass in den nächsten Jahren – nicht zuletzt im Zuge der von der Bundesregierung forcierten digitalen Agenda – viele Projekte konsequenter angegangen werden und der Digitalisierungsgrad im Public Sector zunimmt.

So ist der IT-Betrieb ein Bereich, in dem die öffentliche Verwaltung schon jetzt sehr fortgeschritten agiert. Beispielsweise werden Shared Service Center beziehungsweise Outsourcing bereits in hohem Umfang genutzt. Ähnliche Maßnahmen können für die Zusammenlegung von Support-Funktionen wie HR oder dem Rechnungswesen/Controlling erfolgen.

Aber auch das Thema Big Data gewinnt im öffentlichen Sektor zunehmend an Bedeutung. „Die fortschreitende Digitalisierung führt nicht nur zu Produktivitätsgewinnen und Kosteneinsparungen“, weiß Zillmann. „Sie wird vor allem die Menge an digital vorhandenen Daten massiv erhöhen.“ Ein Beispiel ist hier die intelligente Vernetzung verschiedener Datenquellen wie Geo-, Umwelt-, Gesundheits- und Transportdaten. Der Einsatz von Technologien wie in-memory oder Big Data Analytics kann hier eine Option sein, um ganz neue Angebote für die verschiedenen Anspruchsgruppen wie Bürger und Unternehmen bereitzustellen.

Demografischer Wandel erzwingt Verwaltungsreformen
Die Einführung moderner Technologien ist aber nicht allein der Optimierung der Verwaltungsprozesse geschuldet. Vielmehr machen auch die Auswirkungen des demografischen Wandels die Verwaltungsreformen dringend notwendig. Denn die Branche muss sich aufgrund der bald entstehenden Beschäftigungslücke vor allem für jüngere Bewerber attraktiver zeigen. Möglichkeiten wie flexibles Arbeiten auch von zu Hause, mobile Endgeräte oder Business Apps sind hier nicht zu unterschätzende Kriterien bei der Arbeitgeber-Wahl.

Das Branchendossier „Öffentliche Verwaltung“ beinhaltet neben der Analyse des Public Sectors auch Interviews, Best Practices und Case Studies der Unternehmen Detecon, Kienbaum und T-Systems.