Die digitale Projektakte sorgt bei der Stadt Ulm für Transparenz und Effizienz

Früher, so erinnert sich der Ulmer Finanzbürgermeister Gunter Czisch, schleppte er an den Wochenenden vor den Haushaltsberatungen ganze Aktenberge mit nach Hause, um sich entsprechend vorbereiten zu können. Heute braucht er dazu nur noch seinen iPad. Möglich macht dies ProMIS, die digitale Projektakte, die der Ulmer Softwareentwickler eXXcellent solutions für die Stadt entwickelt hat. Inzwischen arbeiten mehr als 120 Beschäftige der Stadt Ulm mit ProMIS. Ein Werkzeug, das sich gerade auch beim Management der aktuellen Großprojekte in Ulm, wie dem City-Bahnhof oder den Sedelhöfen, zunehmend als unverzichtbar erweist.

Die Idee zu einer digitalen Handakte trug Gunter Czisch schon vor zehn Jahren mit sich herum. Doch weil das mobile Computing, wie wir es heute kennen, damals noch nicht erfunden war, verliefen seine ersten Versuche, das Problem mit Bordmitteln auf Basis von Microsoft Office-Anwendungen zu lösen, wenig erfolgreich. Dennoch ließ ihn die Idee nicht los. „Gerade bei größeren Projekten oder im Zuge der Haushaltsplanung habe ich nicht nur Berge von Papier mit mir herumgeschleppt. Es wurden auch Megabyte an E-Mails zwischen den Beteiligten hin und hergeschickt, so dass es manchmal schon schwierig wurde, herauszufinden, welches die aktuelle Version einer Präsentation oder einer Tabelle ist. Ganz abgesehen von den überquellenden E-Mail-Postfächern, die voll von den unterschiedlichsten Ständen eines Vorgangs waren“, erinnert sich Gunter Czisch. Für einen IT-affinen Menschen wie den Ulmer Finanzbürgermeister war dies auf Dauer kaum akzeptabel. Das Problem mit herkömmlichen IT-Mittel anzugehen, etwa mit Hilfe einer DMS-Lösung, war für ihn jedoch keine Alternative. „Derartige Systeme sind durchaus geeignet, wenn es beispielsweise um die revisionssichere Archivierung von buchhalterischen Belegen geht, aber sie sind viel zu komplex und zu wenig selbsterklärend für den breiten Einsatz in der Verwaltung“, so seine Begründung. „Keep it simple“, so sein Credo: „Für mich gehört die Zukunft smarten und einfach bedienbaren Anwendungen, die keine komplexen Abläufe abbilden sondern genau das tun, was sie tun sollen - nicht weniger und nicht mehr“. Der Lösungsweg zeichnete sich schließlich nach intensiven Diskussionen mit Gerhard Gruber, Geschäftsführer des Ulmer Softwarehauses eXXcellent solutions ab. Als Spezialist für die Entwicklung individueller Anwendungen war es Gruber gewohnt, derartige Ideen in Software zu gießen. Und gemeinsam mit der Stadt Ulm nahm die neue Lösung schnell Formen an.

So einfach wie möglich

Grundidee war es, nicht nur den Aufwand für die Bedienung der Software zu minimieren. Auch die Administration sollte möglichst einfach sein. Trotzdem galt es natürlich, allen Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz genüge zu tun. Dazu gehörte deswegen auch ein differenziertes Berechtigungskonzept. Da eine digitale Projektakte nur Sinn macht, wenn alle am Projekt Beteiligten damit arbeiten, musste die Lösung innerhalb der Stadtverwaltung einfach verfügbar gemacht werden.

Optisch lehnt sich ProMIS deswegen an die Oberfläche von MS Outlook an, während die Tablet-Version etwas vereinfacht und mehr „Apple-like“ aufgebaut wurde. Damit die Ablagestruktur nicht jedes Mal neu erfunden wird, wurde eine einheitliche Projektstruktur hinterlegt. „Mit dieser standardisierten Ablage decken wir 90 Prozent aller Anforderungen ab und stellen sicher, dass sich jeder Mitarbeiter schnell zurechtfindet, auch wenn er neu in ein Projektteam aufgenommen wird. Bei Bedarf kann diese Struktur aber auch einfach angepasst werden“, erklärt Harald Walter, der tagtäglich mit ProMIS arbeitet, da er organisatorisch für die aktuell laufenden Großprojekte der Stadt Ulm verantwortlich ist. Integriert wurde zudem eine Versionierung, so dass auch frühere Stände jederzeit abrufbar sind – gerade bei Projekten mit langen Laufzeiten eine unverzichtbare Funktionalität. Die Teamarbeit wird durch eine Benachrichtigungsfunktion unterstützt. So kann sich jedes Teammitglied aktiv per E-Mail informieren lassen, wenn an einem für ihn relevanten Dokument eine Änderung vorgenommen wird.

Kaum Administrationsaufwand

Gestartet werden die Projekte einfach und ad-hoc durch den Projektleiter. Er kann selbstständig Teilnehmer hinzufügen und die unterschiedlichen Berechtigungen vergeben. Die IT muss lediglich die Software auf dem Arbeitsplatzrechner des jeweiligen Benutzers aktiv schalten. „Das passiert ohne großen Aufwand, denn ProMIS gehört inzwischen zur Standardinstallation für die Arbeitsplatzrechner. Um das Programm zu aktivieren, genügt ein Mausklick“, berichtet Ute Besch, Abteilungsleiterin Zentrale Steuerung/Team IT der Stadt Ulm. Auch IT-technisch ist die Anwendung einfach zu integrieren. Denn da von Anfang an geplant war, ProMIS als Standardprodukt zu vermarkten, wurde es als offene Lösung konzipiert. Damit kann sie sowohl auf Basis eines einfachen File-Servers implementiert werden, als auch mit einer SQL-Datenbank im Hintergrund, wie das in Ulm der Fall ist. Selbst die Anbindung einer bestehenden DMS-Lösung ist auf Basis der Schnittstellenarchitektur kein Problem. „Aus Sicht der IT ist ProMIS eine ausgesprochen sympathische Lösung, denn einmal installiert hat man damit so gut wie keine Arbeit mehr“, beschreibt Ute Besch ihre Erfahrungen.

Abgelegt werden können in ProMIS sowohl MS Office-Dokumente als auch PDFs, Bilddateien oder E-Mails. Die Ablage erfolgt einfach via „Drag & Drop“ in den entsprechenden Themenknoten oder über ein entsprechendes Fenster und den dazugehörigen Dialog für den Upload. Auf dieselbe Weise lassen sich auch schnell und einfach Vorlagenmappen zusammenstellen, die lediglich einen Auszug aus der Akte enthalten und während einer Sitzung über den Tablet eingesehen werden können. „Gerade für jemanden, der wie ich in zahlreichen Aufsichtsgremien vertreten ist, bedeutet das natürlich eine immense Arbeitserleichterung“, so die Erfahrung von Gunter Czisch.

Die Einfachheit des Systems hat zu einer schnellen Verbreitung innerhalb der Stadtverwaltung geführt. Zudem konnte die Effizienz drastisch gesteigert werden. So werden zwischen den ProMIS-Anwendern heute so gut wie keine E-Mails mehr verschickt. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten direkt mit der digitalen Projektakte. Auf diese Weise ist auch sichergestellt, dass keine unterschiedlichen Versionsstände einer Präsentation mehr durch das Haus geistern. „Auch wenn der Zeitdruck mal sehr groß ist, beispielweise vor den Haushaltsberatungen, habe ich immer die Sicherheit, dass die Informationen, die ich auf dem Bildschirm habe, auf dem neuesten Stand sind. Dass dabei eine veraltete Präsentation oder Tabelle dazwischen rutscht, wie das früher schon ab und zu mal der Fall war, kann heute nicht mehr passieren“, so Gunter Czisch.