Gemeinde Neustadt a. Rbge. führt Projektmanagement ein und lässt Steuergelder in den richtigen Topf fließen

Leider sind es keine Ausnahmen: Öffentliche Gebäude werden saniert und kosten am Ende mehr als die geplanten Summe, Bauvorhaben werden begonnen und dauern aufgrund schlichter Fehlplanung und unterschätztem Aufwand Jahre statt Monate. Das einzige, was mittelfristig dabei raus kommt, sind verärgerte Bürger, die die Verschwendung ihrer Steuergelder bemängeln – häufig zu recht.

Damit das gar nicht erst passiert, hat die Stadt Neustadt am Rübenberge jetzt mit Hilfe des Dipl.-Kfm. Berekat Karavul von TRUECARE® ein professionelles Projektmanagement eingeführt. Damit können Vorhaben jeder Art von Anfang bis zum Ende durchgeplant, kontrolliert und gesteuert werden.

Die strategische und konsequente Durchführung von Projekten ist nicht nur für die freie Wirtschaft ein Thema. Auch öffentliche Einrichtungen und Kommunen müssen komplexe Projekte möglichst effizient, zeitnah und kostengünstig abwickeln. Wie in jeder anderen Gemeinde gibt es auch in Neustadt zahlreiche Vorhaben, die eine sorgsame Planung erfordern – angefangen vom Neubau oder der Sanierung öffentlicher Gebäude und Straßen bis hin zur Organisation von Stadtfesten und Events. „All das benötigt Zeit, Geld und kostete bis vor kurzem bisher auch viel Nerven“, so Evelyn Barz, Projektkoordinatorin der Stadt. „Den Überblick zu behalten ist dabei nicht immer einfach, denn dabei müssen wir sehr viele unterschiedliche Stakeholder im Auge behalten: Bürger, Vereine, die Politik – und das nicht nur auf kommunaler Ebene, sondern oft landes- oder sogar bundesweit.“ Deshalb entschloss sich die zwischen Hannover und Bremen gelegene Kommune, mithilfe der Projektmanagement-Kompetenz von TRUECARE® ein effizientes Projektmanagement einzuführen, damit bei der Planung und Durchführung der unterschiedlichen Aufgaben in Zukunft nichts mehr dem Zufall überlassen wird.

Die Nachbarn gaben den Ausschlag

Den Anstoß gab eigentlich die benachbarte Gemeinde Wedemark: Diese arbeitete schon länger sehr erfolgreich mit TRUECARE® zusammen. „Wir waren beeindruckt von der effizienten Abwicklung der unterschiedlichen Aufgaben bei unseren Nachbarn. Wedemark hat dabei in den höchsten Tönen von dem Dienstleister geschwärmt und wir waren schlichtweg überzeugt von dem, was wir hörten“, sagt Barz.

Das auf Projektmanagement spezialisierte Unternehmen besaß nicht nur die nötige Erfahrung und das Grundlagenwissen auf kommunaler Ebene, sondern zusätzlich ein Konzept, mit dem sich die Kommune zertifizieren lassen konnte. Auch die räumliche Nähe des Unternehmens aus Hannover war ein Pluspunkt.

Mehr Transparenz und Sicherheit

Das Projektmanagement Office, das nun seit Juni 2014 auf soliden Beinen steht, gibt der Stadt laut Barz nun mehr Planungssicherheit: „Unsere Projekte sind viel transparenter und wir haben einen sehr guten Überblick über die Kosten. Denn uns ist sehr bewusst, dass wir mit den Steuergeldern unserer Bürger arbeiten. Und wir möchten sorgsam damit umgehen.“

Projekte aller Art können nun von Anfang an komplett durchstrukturiert werden: Wie viel Zeit wird benötigt, wie viele Mitarbeiter müssen eingesetzt und wie viel Zeit muss eingeplant werden? Gleich zu Beginn wird nun auch über eventuelle Risiken nachgedacht: Was kann passieren und wie könnten sich solch unvorhergesehene Ereignisse auswirken? „Alles bis ins Detail durchzugehen dauert oft ein bis zwei Tage. Das klingt erst mal nach relativ viel Zeit. Im Grunde sparen wir uns langfristig aber die fortwährende Nachbesserung der Kalkulation während eines laufenden Projekts. Denn auch das kostet Zeit und Ressourcen – meist viel mehr, als wenn man gleich zu Beginn alles durchdenkt“, weiß Barz aus Erfahrung. Der Projektkoordinatorin ist klar, dass viele Verantwortliche erst einmal erschrecken, wenn sie gleich zu Beginn schwarz auf weiß vorgelegt bekommen, wie viele Aufwand auch vermeintlich „kleinere“ Projekte wirklich benötigen: „Aber so sehen wir wenigstens, was auf uns zukommt und werden nicht unangenehm überrascht.“

Zurück auf die Schulbank

Um alles auf solide Beine zu stellen, fand für 26 Personen eine Zertifizierungsschulung statt, die von November 2013 bis März 2014 dauerte. „Hierbei haben wir die unterschiedlichen Methoden des Projektmanagements kennen gelernt und Schritt für Schritt den Weg erarbeitet, der für Neustadt der beste schien: Wir haben festgelegt, wie die künftige Projektplanung, die Steuerung, das Controlling und der optimale Projektabschluss aussehen sollten“, erinnert sich Barz. In einer praktischen Übung konnten die Teilnehmer anschließend sehen, wie das Erlernte im Arbeitsalltag funktioniert. Im Anschluss gab es dazu zwei Schulungen über je zwei Tage für die Arbeitspaketverantwortlichen. In diesen erfuhren die Teilnehmer unter anderem alles über die Methoden des Projektmanagements, was auch zur Folge hatte, dass Ängste gegenüber dem neuen Arbeitsinstruments abgebaut wurden.

Wie ein kleiner Kulturwandel

„Alles ist noch sehr neu, aber wir sind bisher überaus zufrieden mit den Ergebnissen“, resümiert Barz und meint weiter: „Wenn heute noch die ein oder andere Frage auftaucht, so können wir uns jederzeit an TRUECARE® wenden. Unsere Ansprechpartner sind immer gut erreichbar und beraten uns praxisnah. Die Zusammenarbeit klappt sehr gut.“

Eventuell plant man in Neustadt nun, weitere Schulungen mit benachbarten Kommunen durchzuführen, so die Projektkoordinatorin: „Auf diese Weise könnten wir voneinander lernen, Netzwerke schaffen und vielleicht am Ende sogar weitere Kosten sparen.“ Wichtig ist, dass in der Verwaltung jeder etwas mit dem Begriff Projektmanagement anfangen kann, sagt Barz: „Es ist wie ein kleiner Kulturwandel: Alle Beteiligten sind mitten in einem langen Umdenkprozess.“