Stadt Ulm ist Pilotanwender der digitalen Projektakte von eXXcellent solutions
Ob bei der Präsentation des Haushalts, in Sitzungen von Verwaltungs- und Aufsichtsräten oder bei Projekt-Meetings: Vielerorts werden bei solchen Terminen immer noch schwere Aktenordner mitgeschleppt, um für den Fall der Fälle immer alle wichtigen Informationen dabei zu haben. Mit der digitalen Projektakte ProMIS von eXXcellent solutions gehört dies der Vergangenheit an. Denn damit haben alle an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter jederzeit am Bildschirm Zugriff auf alle relevanten Dokumente – nicht nur vom Rechner am Arbeitsplatz aus, sondern auch mobil via Laptop oder Tablet. Die Lösung, die in Zusammenarbeit mit der Stadt Ulm entwickelt wurde, kann sowohl auf einer bestehenden DMS-Lösung als auch „stand-alone“ auf Basis eines File-Servers oder einer SQL-Datenbank aufgesetzt werden.
In Ulm arbeiten derzeit rund 120 User mit ProMIS. Dazu gehören insbesondere Mitarbeiter, die in die laufenden Großprojekten wie dem „City-Bahnhof“ oder den „Sedelhöfen“ involviert sind. „Für uns hat dieses Werkzeug einen extremen Effizienzgewinn gebracht. Allein die Tatsache, dass nicht mehr Megabytes an E-Mails hin und hergeschickt werden, sondern alle Beteiligten online mit der jeweils aktuellsten Version arbeiten können, spart immens Zeit und Ressourcen ein“, erläutert der Ulmer Finanzbürgermeister Gunter Czisch einen wichtigen Vorteil der neuen Lösung.
Vorgabe bei der Entwicklung von ProMIS war es, die Lösung so einfach wie möglich zu gestalten. So können Projekte ad-hoc auf Basis einer vorgegebenen Struktur gestartet werden, in der sich jeder Mitarbeiter schnell zurechtfindet. Diese Struktur deckt den Großteil aller Anforderungen an die Verwaltung kommunaler Projekte ab und kann jederzeit individuell angepasst werden. Welche Mitarbeiter mit welchen Rechten auf die einzelnen Dokumente zugreifen dürfen, wird vom Projektverantwortlichen selbstständig gesteuert, ohne dass die IT-Abteilung unterstützen muss. Damit reduziert sich der Administrationsaufwand ebenfalls auf ein Minimum.
Die Benutzeroberfläche wurde auf eine möglichst einfache Bedienung ausgelegt, so dass die Lösung ohne große Einarbeitung von jedem Mitarbeiter eingesetzt werden kann. Abgelegt werden in ProMIS sowohl MS Office-Dokumente als auch PDFs, Bilddateien oder E-Mails. Alle Mitarbeiter eines Projektes können sich per E-Mail informieren lassen, sobald bestimmte Dokumente geändert wurden. Zudem unterstützt das System eine Versionierung, so dass bei Bedarf jederzeit auch ältere Bearbeitungsstände nachgeschlagen werden können.
„Für mich ist ProMIS das ideale Beispiel einer smarten Anwendung, von denen wir meiner Ansicht in Zukunft noch sehr viel mehr sehen werden. Denn sie tut genau das, was sie tun soll, und dies einfach und effizient. Besonders auch dann, wenn der Zeitdruck groß ist, habe ich immer die Sicherheit, dass die Informationen auf dem neuesten Stand sind und nicht etwa eine veraltete Präsentation oder Tabelle dazwischen gerutscht ist“, so Gunter Czisch.