Studierende der Hochschule Harz erlernen die elektronische Akte

Dass die öffentliche Verwaltung ohne Akten nicht arbeitsfähig ist, wissen die Studierenden der Verwaltungswissenschaften an der Hochschule Harz aus ihren Seminaren und den zahlreichen Praktika während des Studiums. Aber wie funktioniert eigentlich eine moderne Verwaltung im digitalen Zeitalter? Dieser Frage gingen interessierte Studierende am Campus Halberstadt im neusten IT-Labor des Fachbereichs Verwaltungswissenschaften in einer zweitägigen Schulung nach.

Studierende der Hochschule Harz absolvierten erfolgreich das Basiszertifikat „Fabasoft eGov-Suite“ bei Schulungsleiter Julian Gödicke (l.) und Prof. Dr. André Göbel (r.). (Foto: Hochschule Harz)

Gemeinsam mit der Fabasoft Deutschland GmbH initiierte Laborleiter Prof. Dr. André Göbel kürzlich erstmals eine zweitägige Basisschulung zur Anwendung der „Fabasoft eGov-Suite“ – eines der führenden Systeme zur elektronischen Akten- und Vorgangsbearbeitung für den öffentlichen Sektor. Insgesamt zwölf Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus den Studiengängen Öffentliche Verwaltung, Verwaltungsökonomie und Verwaltungsmanagement/E Government wurden nach einem offenen Bewerbungsverfahren zu dieser freiwilligen Fortbildung zugelassen. Matthias Wodniok, Leiter Fabasoft Professional Services Deutschland, betont, dass „die öffentliche Verwaltung dringender denn je auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angewiesen ist, die Kompetenzen im Umgang mit elektronischen Verwaltungssystemen mitbringen“.

Diese Chance nahmen die Halberstädter Studierenden wahr. Sie erhielten durch die Schulung einen tiefen Einblick in die Funktionen des E-Aktesystems „Fabasoft eGov-Suite“ und wurden neben Grundlagenaspekten auch in der praktischen Bearbeitung digitaler Verwaltungsvorgänge geschult. Von der Posteingangserfassung, dem Aktenzeichen, dem Verfügungslauf bis zum Postversand und den notwendigen Rollenkonzepten sowie der informellen Zusammenarbeit außerhalb der Aktenführung wurden alle wesentlichen Kniffe der digitalen Verwaltung behandelt. Dave Howaldt, Student der Verwaltungsökonomie freute sich: „Es wurde viel Input gegeben und das Programm ausreichend vorgestellt, um die wichtigsten Funktionen zu verstehen und dem entsprechend zu verwenden“.

Nach einem einstündigen Abschlusstest aus theoretischen und praktischen Aufgaben absolvierten die Studierenden die Basisschulung am zweiten Schulungstag mit einem Zertifikat. Professor Göbel dankte der Fabasoft Deutschland GmbH ausdrücklich für ihre langjährige Kooperation mit dem Wirtschaftsförderungslabor am Campus Halberstadt: „Ohne maßgebliche Digitalisierungen sind die großen Herausforderungen der Verwaltungsmodernisierung nicht zu schaffen. Die moderne Ausbildung an der Hochschule Harz trägt dazu bei, dass unsere Studierenden die Zukunft der öffentlichen Verwaltung auf Basis neuster Erkenntnisse mitgestalten können“.