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06.11.2014 | Allgemeine Meldungen, Verwaltungsorganisation

Studie enthüllt: Mangelhafte Umsetzung der Reiseprozesse bei über 60 Prozent der befragten Unternehmen

Die Studie des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens techconsult hat sich zum Ziel gesetzt, einen detaillierten Blick auf Geschäftsreisen und auf den damit verbundenen Reisemanagementprozess in Unternehmen ab 500 Mitarbeitern zu werfen. Hierfür wurden in einer Breitenbefragung über 285 Unternehmen dazu befragt, wie sie die Performance ihres Geschäftsreisemanagements einschätzen – von der Reiseplanung über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung. Die Ergebnisse der Erhebung, klassifiziert nach Unternehmen, bei denen das Reisemanagement schwach, durchschnittlich oder optimiert abgebildet wird, stehen ab sofort zum Download auf dem Geschäftsreise-Benchmark-Portal zur Verfügung. Für interessierte Unternehmen besteht zudem die kostenlose Möglichkeit, sich mittels eines Self-Check-Systems, das ebenfalls auf dem GBD-Portal bereit steht, mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen, um so ein individuelles Benchmark zur erhalten.

Die Optimierung von Reisemanagementprozessen gewinnt in den letzten Jahren zunehmend an Relevanz. Zum einem liegt dies an den stetig steigenden Reisekosten, die durch Organisation und Koordination rund um den Reisemanagementprozess entstehen. Laut dieser Studie stiegen in den vergangenen Jahren bei 29 Prozent der befragten Anwenderunternehmen die Reisekosten an, wodurch dieses Querschnittsthema stärker denn je in den Fokus der Geschäftsleitung gerückt ist. Zum anderen wird Reisemanagement zunehmend als wichtiger Faktor für die Work-Life-Balance im Unternehmen angesehen, wodurch unter anderem auch die Arbeitgeberattraktivität steigt und schlussendlich Vorteile gegenüber der Konkurrenz realisiert werden können.

Basis eines nachhaltigen Reisemanagements ist die Identifizierung der Schwachstellen einzelner Reisemanagementprozesse, klassifiziert nach den Bereichen Planung, Buchung, Abrechnung und Controlling. Der Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014 zeigt, dass bei über 60 Prozent der befragten Unternehmen sowohl die eigentliche Umsetzung der Prozesse in fast allen Bereichen mangelhaft ist als auch die Softwareunterstützung im Reisemanagement zu wünschen übrig lässt. Bereits bei der Reiseplanung stehen 68 Prozent der befragten Unternehmen vor elementaren Hürden bezüglich des Partner-Managements. Aufgrund fehlender Rahmenverträge und inhomogener Prozesse bei der Planung fehlt eine transparente Preisübersicht. 66 Prozent der befragten Unternehmen können bei der Reisebuchung aufgrund einer problembehafteten Einbindung des Reiseinformationssystems dessen Vorteile nicht in vollem Umfang nutzen. So verwundert es nicht, dass die Buchung von Geschäftsreisen bei Unternehmen mit schwach ausgeprägtem Reisemanagement weniger zentralisiert verläuft als dies bei optimierten Unternehmen der Fall ist, wodurch Sparpotenziale verloren gehen. Auch der mobile Zugriff zur Abrechnung einer Dienstreise ist bis heute keine Selbstverständlichkeit, sondern mit 67 Prozent das größte Problemmerkmal im Bereich Abrechnung. Dabei konnte der Geschäftsreise Benchmark Deutschland 2014 die Verknüpfung der Reisekostenabrechnung mit mobilen Technologien als klaren Vorteil identifizieren. Mobilität im Reisemanagement kann direkte Auswirkungen auf die produktive Umsetzung der Reisekostenabrechnung haben und den Reisenden helfen, ihre Hauptaufgaben erfolgreicher umzusetzen, da zuvor bestandene Vorgänge für die Reisekostenabrechnung vereinfacht werden (zum Beispiel Erfassung von Reisebelegen).

Laut Max Schulze, Analyst vom durchführenden Marktforschungsinstitut techconsult, beweisen die ermittelten Schwachstellen der einzelnen Bereiche im Reisemanagement, dass erheblicher Nachholbedarf besteht. Die Einführung und Umsetzung von Richtlinien im Reisemanagement sei eine gute Möglichkeit, um Problemen in den Reiseprozessen entgegen zu wirken. Allerdings zeige die Studie, dass gerade Unternehmen mit schwach ausgeprägtem Reisemanagementerfolg zwar umfangreiche Reiserichtlinien einsetzen, diese aber nicht konsequent umsetzen und kontrollieren. Hier müsse nachhaltig erforscht werden, welche Problemfelder zuerst angegangen werden müssten und welche Maßnahmen effektiv greifen. Jeden Prozess im Reisemanagement mit Richtlinien zu belegen, sei wenig sinnvoll. Zudem müsse an der umfangreichen Softwareunterstützung der Reiseprozesse gearbeitet werden, da noch zu viele Prozesse manuell umgesetzt würden, wodurch dem in der Studie durchaus erfolgreichen Controlling Bereich eine hohe Anzahl an Informationen vorenthalten bliebe, so Schulze abschließend.