Energieversorger löscht Daten effizient und revisionssicher

Der Schutz von Kunden- und Unternehmensdaten hat heute oberste Priorität. Zu einer ganzheitlichen Sicherheitsstrategie gehört dabei nicht nur eine zuverlässige Sicherung von Daten, sondern letztendlich auch eine professionelle und nachweisbare Datenlöschung. Hiervon sind auch mobile Endgeräte betroffen, vor allem seit sich der BYOD-Trend zu einer festen Größe in vielen Unternehme entwickelt hat. Eine unsachgemäße Ausmusterung von alter Hardware kann für Unternehmen sogar rechtliche Folgen haben, wenn Daten durch das Recycling und Remarketing der Geräte in fremde Hände gelangen. Mit diesem Thema hat sich auch ein großer Energieversorger befasst und sich nun für eine neue Löschsoftware entschieden – diese macht die Datenlöschung nicht nur effizienter, sondern auch sicher und nachweisbar.

Verkehr, Umwelt und Energie – das sind die drei Bereiche, in denen die Würzburger Versorgungs- und Verkehrs GmbH (WVV) schwerpunktmäßig tätig ist. Die WVV betreibt z.B. die Straßenbahn in Würzburg und stellt für den Individualverkehr Garagen und Parkplätze zur Verfügung. Im Bereich „Umwelt“ engagiert sich die WVV in der Wertstoffaufbereitung mit einem modernen Kompostwerk und einer Recyclinganlage. Als Energiedienstleister beliefern die Stadtwerke Würzburg als Tochterunternehmen mehr als 140.000 Kunden mit Strom, und das deutschlandweit. Um all die Daten rechtskonform zu schützen, die bei diesen Aktivitäten anfallen, setzt die WVV schon länger auf eine unternehmensweite Löschstrategie. „Mit unserer alten Lösung hatten wir einen riesigen Aufwand, das Löschen dauerte oft stundenlang“, sagt Andreas Reumann, stellvertretender IT-Leiter bei der WVV. „Zudem mussten wir die Löschberichte immer von Hand verfassen. Das war natürlich ein enormer Aufwand und kostete uns produktive Arbeitszeit.“ Um dies zu ändern und die Löschprozesse zu automatisieren, hat sich die Würzburger Versorgungs- und Verkehrs GmbH vor sechs Monaten für eine neue Softwarelösung entschieden. „Blancco wurde uns von einem Kollegen empfohlen, und nach genauer Prüfung der Funktionen war klar, dass wir hier alles finden, was wir brauchen.“ Innerhalb weniger Tage hat der Installationsservice von Blancco die neue Löschsoftware aufgesetzt und getestet – so konnte die WVV bereits nach kurzer Zeit mit der zentralen Datenlöschung beginnen.

Alle Daten auf Festplatten und Flashkarten sicher löschen
Bei der WVV sind heute insgesamt fünf Löschlösungen von Blancco im Einsatz. Was zunächst nach „übertriebenem Aufwand“ klingen mag, stellt sich bei genauerer Betrachtung als eine kluge und notwendige Sicherheitsstrategie heraus, denn: Der Löschbutton bei Windows hält nicht das, was er verspricht - gelöscht wird hier nicht wirklich. Der Befehl „Löschen“ oder „Entfernen“ verändert lediglich das File Allocation Table (FAT). Die Daten bleiben auf der Festplatte und lassen sich mit geringem Aufwand wieder auslesen. Und auch das Überformatieren der Festplatte reicht nicht aus, um Daten gänzlich endgültig zu vernichten. Das sieht auch der Gesetzgeber so: Das Löschen der logischen Verknüpfung oder das Entfernen einer Datei aus einem Verzeichnis ist im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes keine Löschung.

Hier schafft die WVV mit den Lösungen von Blancco Abhilfe, die der Energieversorger sowohl für das Löschen von Festplatten, Flash-Speichern und auch mobiler Endgeräte nutzt: Die Software Blancco Flash löscht permanent von unterschiedlichen mobilen Solid-State Speichermedien wie z.B. USB-Sticks, Secure Digital (SD) Memory Cards, CompactFlash Cards, Microdrives und andere Flash Media Speichermedien. Die Software erstellt – wie alle Blancco-Produkte – nach jedem Löschprozess automatisch einen detaillierten Löschreport und ermöglicht somit einen umfassenden Nachweis zur Geräteverwendung. „Damit können wir die Löschprozesse lückenlos nachverfolgen“, sagt Reumann. „Das ist uns besonders wichtig.“

Neue Lösung für mobile Endgeräte
Zudem nutzt die WVV die Lösung Blancco Mobile, mit der sich die internen und externen Speicher von Mobilgeräten sicher löschen lassen – denn: Eine Zurücksetzten der Werkseinstellung bei Smartphones und Tablets ist keine Garantie für effektives Löschen, da die Daten meist problemlos wiederhergestellt werden können. Mit der Blancco Mobile können alle Benutzerdaten wie z.B. Emails, Kontakte, SMS usw. dauerhaft gelöscht werden – ein Muss, wenn Handys und Tablet-PCs ausgemustert werden, die beispielsweise im Vertrieb eingesetzt wurden. In Bereich Mobile fand bei der WVV zuvor keine zentrale Löschung statt – mit der Lösung von Blancco hat man diesen Bereich nun sinnvoll in die gesamte Sicherheitsstrategie eingebunden.

Nach etwa zweimonatigem Einsatz dieser Lösungen kam noch der Blancco Cube hinzu: Damit lassen sich bis zu vier Festplatten gleichzeitig löschen, ohne dass diese aus ihrem Rahmen gelöst werden müssen. „Die Festplatten lassen sich direkt ansteuern, zum Beispiel übers Netzwerk, oder können einfach an die Hardware von Blancco angeschlossen werden“, erklärt Reumann. „Alle zu löschenden Festplatten werden jetzt zuverlässig erkannt, da gab es mit unserer alten Lösung häufig Probleme.“ Durch den modularen Aufbau und die durchgängige Kompatibilität der Softwares hat die WVV heute ein maßgeschneidertes Löschsystem, das die Sicherheit erhöht, aber nicht den Aufwand.

Lückenlose und transparente Prozesse
Zum Managen sämtlicher Lösch- und Verwertungsprozesse nutzt die WVV die Blancco Management Console als zentrale Steuerungs- und Kontrolleinheit. Damit lässt sich die Prozessführung deutlich verbessern: Die vielfältigen Möglichkeiten zur Automatisierung aller Stufen des Löschmanagements – vom Hochfahren der IT-Geräte, Steuerung des Löschvorgangs, Berichterstellung und –versendung bis hin zum Runterfahren der Geräte – steigern die Produktivität und machen die Prozesse 20 bis 30 Prozent schneller als zuvor. Sieben Mitarbeiter nutzen bei der WVV die Blancco-Softwares und sind von der intuitiven Handhabung und den Funktionen begeistert. „Wir haben jetzt deutlich mehr Transparenz im gesamten Löschprozess“, sagt Reumann. Gespeicherte Vertragsinformationen, Verbrauchsdaten und Kontoverbindungen der Kunden werden jetzt sicher vor der Ausmusterung und Entsorgung von Geräten gelöscht und sind mit keiner derzeitig bekannten Technologie wieder rekonstruierbar.

Besonders wichtig waren Herrn Reumann und seinen Kollegen eine detaillierte Dokumentation und der Nachweis einer sicheren Löschung. „Die Löschberichte werden automatisch erstellt und sind sehr detailliert. So ist für uns der Aufwand gesunken und die Sicherheit gleichzeitig gestiegen.“ Mit den neuen Softwares können nun alle Anforderungen moderner Compliance-Regeln, fachlicher Vorschriften und gesetzlicher Regelungen erfüllt werden. Dies erleichtert in erheblichem Maße künftige Audit-Prozesse. „Gerade in diesem Bereich sind der Support und die Beratung von Blancco Gold wert“, erklärt Reumann. „Das geht über die reine Produktberatung deutlich hinaus.“ Zusammen mit der Zeitersparnis durch die weitgehende Automatisierung der Löschprozesse hat die IT der WVV mehr Kapazitäten für Ihre Kernaufgaben übrig – die Verwaltung und den Schutz sensibler Unternehmens- und Kundendaten. Zusammen mit der Erweiterbarkeit der Löschlösungen ist man so auch für zukünftige Sicherheitsanforderungen gerüstet.