Wie Organisationen und Behörden Informationen und Dokumente über Grenzen hinweg rechtskonform sichern

Ob in digitalisierter oder in Papierform, sensible Daten verlangen besonderen Schutz und Aufmerksamkeit. Unternehmen sind verpflichtet, von der Rechnung über Verträge bis hin zur Email geschäftsrelevanten Unterlagen und Dokumente revisionssicher aufzubewahren. Vor eine besondere Herausforderung werden diejenigen Organisationen gestellt, die mit mehreren Niederlassungen national oder international aufgestellt sind.

Kurt Berthold, General Manager Consulting & Solution Experts CSE (Foto: TA Triumph-Adler GmbH)

Die Aufbewahrungsfristen sind lang, die Regelwerke für die Speicherung von Informationen, Daten und Dokumenten sind von Land zu Land unterschiedlich, umfangreich und nicht ganz einfach zu handhaben. Oftmals unterschiedliche Prozesse an verschiedenen Standorten erschweren dies noch.

„Von unseren Kunden im privatwirtschaftlichen und öffentlichen Sektor wissen wir, ein Zuviel an Datenschutz und Informationssicherheit gibt es nicht. Unterlagen sind grundsätzlich erst revisionssicher, wenn sie:

• sicher,
• vollständig,
• unverändert,
• verfälschungssicher und recherchierbar

in den dafür vorgesehenen IT-Systemen archiviert werden. Archivsysteme gewährleisten, dass einmal archivierte Daten revisionssicher sind und nicht mehr verändert werden können.“

TA Triumph-Adler vereinfacht die komplexen Prozesse, die mit einer revisionssicheren Aufbewahrung von Unternehmensinformationen einhergehen. Auf Organisationen angepasste Workflow- und Dokumentationslösungen erfüllen auch internationale Richtlinien und Rahmenwerke, wie z.B. die anerkannte Norm ISO 27001 oder das neue COBIT 5 Rahmenwerk. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich Dokumente in allen Ländern rechtskonform archivieren lassen. Dabei wird auf höchste Sicherheitsstandards bzw. moderne Verschlüsselungsalgorithmen und kennwortgeschützte Systeme gesetzt, so dass auch nur autorisierte Personen Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Auch bei TA Triumph-Adler gelten hohe Standards: „Wir selbst haben ein umfassendes internes Kontrollsystem (IKS) und Risikomanagement nach Vorgaben des Sarbanes Oxley Acts 2002 (SOX) implementiert“, sagt Kurt Berthold.