Kommunen und öffentliche Betriebe SEPA-sicher machen --- Nötige Umstellungen im Zahlungsverkehr verursachen deutlichen Aufwand
Ob Abfallgebühren, Hundesteuer oder Musikschulbeiträge - Kommunen und öffentliche Einrichtungen nutzen bisher die aufwandsarme und bewährte Einzugsermächtigung. Was bislang ein bequemes und einfaches Verfahren war, stellt jetzt viele Gebietskörperschaften vor große Herausforderungen.
Denn die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf das neue SEPA-Verfahren zum 1. Februar 2014 legt gerade denjenigen, die Lastschriften einziehen, eine Vielzahl neuer Pflichten auf. Das Gesetz will es so - und es gibt keinerlei Übergangsfrist: Ab dem Stichtag werden sämtliche deutschen Banken nur noch dann Zahlungen per Lastschriftverfahren durchführen, wenn die Zahlungsempfänger zuvor schriftliche Einzugsermächtigungen nach SEPA-Standard vorliegen haben.
Im öffentlichen Bereich hat diese Form der Zahlungsabwicklung eine lange Tradition und eine breite Akzeptanz bei den Bürgerinnen und Bürgern. Viele Lastschriften aber bedeuten schlichtweg viele Umstellungsschritte. Will die Kommune oder der Kommunale Betrieb Risiken auf der Einnahmenseite minimieren, sind einige Dinge zu tun.
SEPA-sichere Einzugsermächtigungen einholen
Wer weiterhin Geld einziehen möchte, für den gilt: Ohne eine schriftlich vorliegende Einverständniserklärung des Schuldners ist dies nicht (mehr) möglich. Für Kommunen und öffentliche Betriebe bedeutet dies, dass sie zuerst überprüfen müssen, ob die bisherigen Einzugsermächtigungen in schriftlicher Form vorliegen. Liegt die Einzugsermächtigung mit Unterschrift vor, dann kann diese in ein SEPA-Mandat "gewandelt" werden. Über diese Umwandlung ist der Kunde schriftlich zu informieren. Für diesen Zweck gibt es Vorlagen nach den Vorgaben der Deutschen Bundesbank, die beispielsweise die DATEV eG für ihre Kunden aus dem Public Sector bereitstellt.
Bei den mit den bisherigen Abbuchungsaufträgen vergleichbaren SEPA-Firmenlastschriften gelten allerdings andere Vorgaben. Für diese müssen immer neue SEPA-Lastschriftmandate eingeholt und vom Zahlungspflichtigen der Bank vorgelegt werden. Liegt die Einzugsermächtigung nicht in Papierform mit Unterschrift vor, dann muss der Kunde erneut angeschrieben und ein unterschriebenes SEPA-Mandat eingeholt werden. Hierbei sind einige Formanforderungen zu beachten. So muss das SEPA-Lastschriftmandat neben der Unterschrift des Kunden einen verbindlichen Text enthalten - das Muster dafür findet sich auf der Seite der Deutschen Bundesbank. Zudem müssen eine so genannte Gläubigeridentifikations- und eine Mandatsreferenznummer auf dem Schriftstück ausgewiesen werden.
Abbuchungen formal korrekt ankündigen
Mit dem Vorliegen des korrekten Lastschriftmandats allein ist noch nicht allen Formalia Genüge getan. Vielmehr müssen Kommunen im SEPA-Lastschriftverfahren künftig sowohl ihren Kunden als auch der Bank ankündigen, dass sie Abbuchungen vornehmen werden - den Kunden mindestens 14 Tage im Voraus. Durch eine Vereinbarung mit dem Kunden über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Satzung oder eine andere Form der Bekanntmachung haben Kommunen und öffentliche Betriebe aber die Möglichkeit, diese Frist auch kürzer zu gestalten. Beim Kunden bzw. Bürger genügt es nach entsprechender Vereinbarung, diese so genannte Pre-Notification als Textbaustein in die Rechnung oder den Bescheid einzutragen.
Bei den Kreditinstituten muss die Vorankündigung beim ersten Einzug mindestens fünf Tage vorher vorliegen. Dies geschieht, in dem der Auftrag entsprechend früher an die Bank übersandt wird. Die Pre-Notification muss eine Reihe von Angaben enthalten, darunter die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz, den oder die Beträge, die abgebucht werden sollen sowie den oder die Termine, zu denen abgebucht werden soll. Die Gläubigeridentifikationsnummer vergibt die Deutsche Bundesbank; sie kann online dort beantragt werden. Die Mandatsreferenznummer definiert dagegen jede Kommune selbst. Letzteres klingt erst einmal harmlos und sympathisch, wird aber für Städte und Gemeinden schnell kompliziert. Angesichts der Fülle an Abgaben und Gebühren, die sie einziehen, belasten sie bei ein und demselben Einwohner dazu häufig verschiedene Konten. Das verpflichtet sie gemäß SEPA nun dazu, unterschiedliche Mandatsreferenznummern für denselben Bürger zu verwenden. Die Herausforderung besteht darin, für diese Nummern ein plausibles System zu entwickeln.
Kompetente Hilfestellung leisten - nicht nur an dieser Stelle - die Steuerberater: Sie kennen zum einen die Zahlungsströme der von ihnen beratenen Kommunen und öffentlichen Betriebe und wissen zum anderen, welche Anforderungen der SEPA-Zahlungsverkehr mit sich bringt. Zudem kann der Steuerberater gegebenenfalls eine Beratung der DATEV zu SEPA einbeziehen.
Der IT-Dienstleister bietet zudem unter www.datev.de/sepa nutzwertig aufbereitete Informationen zu den vielen Details rund um SEPA.
Die automatisierte Kontenumstellung überprüfen
Neben der Aufbereitung der SEPA-Lastschriftmandate und der Ergänzung ihrer Prozesse um die standardisierte Pre-Notification sollten Kommunen und öffentliche Betriebe zudem zeitnah prüfen, ob ihre eingesetzten Programme etwa für das Rechnungswesen oder den Zahlungsverkehr bereits SEPA-fähig sind, das heißt unter anderem mit den neuen internationalen Kontonummern und Bankleitzahlen umgehen können. Im Idealfall bieten sie außerdem eine automatische Umstellung der Kontendaten. So sorgt in den von Kommunen eingesetzten kaufmännischen Softwarelösungen der DATEV eG der IBAN-Assistent bereits seit Anfang dieses Jahres dafür, dass Nutzer in den relevanten Anwendungen alle Kontodaten per Knopfdruck in das neue Format transferieren können.
Eine Prüfung automatisiert umgestellter Kontodaten ist aber anschließend in jedem Fall notwendig, wie Frank Billet, zuständig für die SEPA-Umstellung der Kunden der DATEV eG im Public Sector, weiß: "Es können immer Ausnahmefälle auftauchen, die sich nicht automatisch übertragen lassen. So gibt es von der Bundesbank zurzeit noch für eine ganze Reihe von Sonderkonten keine Möglichkeit der automatischen Umstellung, beispielsweise für Spendenkonten mit einprägsamen Formaten à la 4444"
Die manuelle Überprüfung der umgewandelten Daten ist nicht zuletzt deshalb wichtig, weil die Banken mit der Einführung von SEPA nicht mehr verpflichtet sind, einen sogenannten Namen-Nummern-Vergleich durchzuführen. Durch diesen Haftungsausschluss trägt am Ende jede Kommune selbst dafür die Verantwortung, dass ihre Daten korrekt sind - und kann bei Falschzahlungen niemanden in Regress nehmen.
Die eigenen neuen Kontodaten kommunizieren
Um auch den Bürgern die Möglichkeit zu geben, sich beizeiten an die neuen Kontodaten ihrer Kommune zu gewöhnen, tun Städte und Gemeinden gut daran, ihre IBANs und BICs schon jetzt auf sämtlichen Veröffentlichungen anzubringen und darauf hinzuweisen. Die Nummern finden sich schon seit geraumer Zeit auf allen Kontoauszügen und Karten, die die Banken ausstellen.