Papierbelege auf der Zeugenbank
DATEV veranstaltet mit Uni Kassel ein simuliertes Gerichtsverfahren zum ersetzenden Scannen von Originaldokumenten
Im Zeitalter der Digitalisierung verzichten immer mehr Unternehmen auf Papierbelege. Dennoch herrscht oft Unsicherheit, ob Originalbelege nach dem Scannen vernichtet werden dürfen. Vor allem kleinere Unternehmen und der steuerberatende Berufsstand brauchen hier eine klare und handhabbare Regelung. Dazu will die DATEV beitragen, denn das Thema ist angesichts der immensen Kosten, die bei der Archivierung von Papierbelegen entstehen, von besonderer Relevanz.
Zusammen mit dem Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel wird die DATEV deshalb im Oktober 2013 eine Simulationsstudie zum "Ersetzenden Scannen" durchführen. Neben Vertretern der Judikative sowie betroffenen Verbänden und Kammern werden viele weitere Praktiker für die Studie, bei der unter anderem ein Gerichtsverfahren simuliert wird, nach Nürnberg kommen. Ziel ist es, auf diese Weise herauszufinden, ob neue technisch-organisatorische Lösungen, die in Kanzleien und Unternehmen entbürokratisierend wirken würden, auch juristisch möglich sind.
Gesucht werden dabei unter anderem Alternativen zur technische Richtlinie RESISCAN, mit der das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) versucht, diese Lücke zwischen rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit kaufmännischen Belegen und einer zuverlässigen technischen Umsetzung des Scannens zu schließen. Die Richtlinie hält fest, welche sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen entlang eines strukturierten Scanprozesses beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind.
Kempf begrüßt dieses Bestreben, beim ersetzenden Scannen mehr Rechtssicherheit zu schaffen. Allerdings seien die in RESISCAN formulierten Anforderungen vor allem für kleinere Unternehmen zu hoch und damit nicht umsetzbar. Hier soll die Simulationsstudie Lösungswege aufzeigen, so dass auch die Finanzverwaltung nicht mehr erwartet, dass Anschaffungsbelege bis zum Ende der Nutzungsdauer aufzuheben seien, wie im Entwurf der GoBD festgehalten.