Kaufmännische Software für die Abfallwirtschaft: Kommunales Unternehmen vertraut auf die Lösung mit dem Gecko
Die Entsorgung und Wiederverwertung von Abfällen aus Haushalten wie Gewerbebetrieben ist für jede Kommune eines der zentralen Themen. Insbesondere unter den immer wichtiger werdenden Kriterien der ökologischen Entsorgung gestalten sich die Aufgaben der Abfallentsorger komplexer und anspruchsvoller.
Umso wichtiger ist es da, dass das Kerngeschäft, die schnelle und effiziente Abwicklung der Entsorgung, zuverlässig läuft. Der Abfallzweckverband Südniedersachsen hat sich dazu für die Einführung der betriebswirtschaftlichen Software eGECKO entschieden, mit der Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung sowie Planung und Controlling transparent in einer durchgängigen Lösung abgebildet werden.
Den Abfall der Region wirtschaftlich und ökologisch sinnvoll entsorgen und verwerten - das ist die Aufgabe des Abfallzweckverband Südniedersachsen (AS). Als Körperschaft des öffentlichen Rechts wurde er im Jahre 2003 von den Landkreisen Göttingen, Northeim, Osterode am Harz und der Stadt Göttingen gegründet. Der AS entsorgt heute mit 42 Mitarbeitern den Haus- und Sperrmüll sowie den Gewerbeabfall der rund 500.000 Einwohnerinnen und Einwohner der südniedersächsischen Region - in einer mechanisch-biologischen Abfallbehandlungsanlage auf dem Gelände der Zentraldeponie Deiderode im Landkreis Göttingen. Die dazugehörigen Abfallumschlaganlagen befinden sich in Blankenhagen im Landkreis Northeim und in Hattorf am Harz. Zusätzlich können Bürgerinnen, Bürger und Betriebe kleine Mengen Abfall selbst an die Zentraldeponie liefern.
Die Entscheidung, eine umfassende Softwarelösung für den kaufmännischen Bereich einzuführen, fiel im Jahr 2005. "Zu diesem Zeitpunkt wurden Rechnungen einfach per Überweisung bezahlt, die gesamte Buchhaltung lief über einen externen Anbieter. Diese Regelung war für uns auf Dauer zu unübersichtlich", berichtet Markus Rybarczyk, kaufmännischer Leiter beim AS. "Wir wollten eine durchgängige, transparente Lösung, die uns einen Überblick über den gesamten kaufmännischen Bereich bietet - nicht zuletzt um auch besser planen zu können."
Zur Anbieterauswahl wurde zunächst das Internet aktiviert. Zwei Anbieter boten eine kostenlose Testversion, die jedoch von AS nicht als ausreichend empfunden wurde - ebenso wie die drei weiteren Lösungen, die von Anbietern vor Ort präsentiert wurden. Andere Lösungen erschienen angesichts einer Größenordnung von 42 Mitarbeitern zu komplex. So überzeugte schließlich eGECKO von der CSS GmbH als speziell für den Mittelstand entwickelte Lösung: "Für unsere Mitarbeiterzahl ist eGECKO die ideale Software. Allerdings war die Tatsache, dass wir eine Körperschaft des öffentlichen Rechts sind und damit für uns viele gesetzliche Bestimmungen gelten, die für Kommunen relevant sind, eine besondere Herausforderung. Dennoch hat CSS es ermöglicht, eGECKO als Mittelstandslösung einzubinden, so dass unsere Anforderungen perfekt erfüllt werden", so Rybarczyk.
In der Vergangenheit vermissten die Mitarbeiter des Abfallzweckverbandes vor allem die Übersichtlichkeit innerhalb der Anwendung. Diese bietet heute, zusammen mit einer einfachen Bedienbarkeit, die neue kaufmännische Lösung. Diese integriert auf der Basis von neuester Java-Technologie die Bereiche Controlling, Rechnungswesen und Personalwirtschaft zu 100% und bietet damit eine überzeugende Auswertungstiefe.
"Mit einer sehr benutzerfreundlichen Oberfläche garantiert die Lösung eine schnelle Einarbeitung der Mitarbeiter", und auch von der Kundennähe des Anbieters zeigt sich Rybarczyk begeistert: "Außerdem hat uns die hervorragende Beratung durch die Mitarbeiter von CSS vom Erstgespräch mit der Vorstellung der Software bis zur Einführung sehr gut gefallen."
Die Implementierung der eGECKO-Produkte Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung sowie Planung und Controlling erfolgte umgehend. "Von der Entscheidung bis zum Echtbetrieb dauerte es nur zwei Monate - ein Tempo, von dem wir selbst ein bisschen überrascht waren...aber es hat alles reibungslos geklappt", erinnert sich Rybarczyk.
Die Implementierungsphase mit Installation der Client/Server Architektur und Datenübernahme war nach zwei Tagen abgeschlossen, danach erfolgte eine dreitägige Schulung der beiden Mitarbeiter, die heute beim AS das System nutzen. Seitdem hat eGECKO den Aufbau des Abfallzweckverbandes Südniedersachsen, also die Abwicklung von Rechnungen (Abschlags- und Schlussrechnungen), die mit dem Bau der mechanisch-biologischen Abfallanlage mit einem Investitionsvolumen von 46 Mio EUR in Zusammenhang standen, begleitet. Heute werden alle betrieblichen Vorgänge im System abgebildet.
Die Zahlungsabwicklung ist dabei laut Rybarczyk eines der bestechenden Features der Software: "Das Buchen der Rechnung, Erstellung des Zahlpaketes, Verbuchen der Zahlung läuft jetzt sehr schnell und übersichtlich - das ist eine große Erleichterung in unserem Arbeitsalltag."
"Auch die Übersichtlichkeit ist ein großes Plus: Per Mausklick kann ich auf alle Informationen von den Sach- und Personenkonten zugreifen - früher wäre das ein unvergleichlich größerer Arbeitsaufwand gewesen."
Somit ermöglicht die neue Lösung des AS ein Ressourcen schonendes Arbeiten und gleichzeitig mehr Konzentration auf das Kerngeschäft: Sicherzustellen ist, dass die Abfallentsorgung in der Region gut läuft - ökologisch, effizient und zukunftsweisend.