Zuverlässige Prozesskontrollen für mehr Rechtssicherheit - Stadtwerke Wolfenbüttel mit IT-gestütztem Internen Kontrollsystem
Mit der Einführung des neuen Internen Kontrollsystem (IKS) von Schleupen, einem Modul des Risikomanagementsystems R2C_risk to chance, sorgen die Stadtwerke Wolfenbüttel jetzt für mehr Transparenz und Rechtssicherheit in ihren Abläufen.
Das neue IKS unterstützt das Unternehmen bei der Umsetzung aller wesentlichen Prozesskontrollen und macht diese transparenter. So wird sichergestellt, dass beispielsweise Prozesse, die von der Bundesnetzagentur (BNetzA) verbindlich vorgeschrieben sind, auch exakt nach der Vorgabe des Regulators abgewickelt werden.
Die Software basiert auf einem übersichtlichen Prozessatlas in dem die verschiedenen Prozesse abgebildet und typische Kontrollen bereitgestellt werden. Sie müssen somit nicht jedesmal neu entwickelt werden. Zudem können weitere Kontrollen vordefiniert werden und sind jederzeit abrufbar.
Mit dem IKS können die Stadtwerke Wolfenbüttel jetzt sicherstellen, dass alle wichtigen Prozesse fehlerfrei ablaufen. Das System erfüllt damit auch die Bestimmungen des Haushaltsgrundsätzegesetzes (HGrG) sowie des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG), nach denen nun auch "Unternehmen öffentlichen Interesses", wie etwa mitbestimmte GmbHs, umfangreiche Anforderungen an die Corporate Governance erfüllen müssen.
Beispiel Personalstammdaten: "Im Rahmen der Prozessanalyse nehmen wir hier etwa den Prozess ‚Personalstammdatenpflege’ auf. Im nächsten Schritt legen wir die Kontrollen fest und dokumentieren sie - vollständig, korrekt, aktuell. Im dritten Schritt prüfen wir diese dann regelmäßig auf Wirksamkeit und Umsetzung ", erläutert Harald Wiese, kaufmännischer Leiter & Prokurist der Stadtwerke Wolfenbüttel.
"Bei negativem Testergebnis können wir die Kontrollen optimieren und entsprechende Maßnahmen einleiten. Beim nächsten Testprozess wird anschließend erneut überprüft, ob sie nun fehlerfrei sind und wirksam funktionieren."
"Die Prüfungsergebnisse lassen sich mit R2C_IKS transparent darstellen. Zudem besteht die Möglichkeit, die Kontrollen dahingehend zu optimieren, dass zum Beispiel mehrere Prozessrisiken mit Hilfe einer einzigen Kontrolle abgedeckt werden können", ergänzt Marco Mannes, Leiter Consulting/Produktmarketing im Bereich Risikomanagement der Schleupen AG. "Denken Sie etwa an drei oder vier Zahlungsabläufe, die aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens parallel initiiert werden."
Dadurch entsteht ein echter Mehrwert für das Unternehmen, da die Kontrolllandschaft einfacher und effizienter wird.
Die Stadtwerke Wolfenbüttel sind bereits seit Januar 1980 Kunde der Schleupen AG. 2003 entschied sich das Unternehmen für das heute unternehmensweit implementierte Risikomanagement R2C_risk to chance von Schleupen.
"Genau wie mit R2C_risk to chance lässt es sich auch mit R2C_IKS intuitiv arbeiten. Die IKS-Software ist einfach und klar strukturiert. Prozessschritte wie Dokumentation, Testprozess, Analyse und Optimierung sind gut abgebildet und werden revisionssicher dokumentiert. Regelmäßige Prüfungen können nachgewiesen und archiviert werden, was die Prüfungsanforderungen voll abdeckt", freut sich Wiese.
"Aktuell befüllen wir die Software mit den Grundprozessen. Ab Juni werden wir mit Unterstützung des Schleupen-Teams die ersten IKS-Schritte unternehmensweit umsetzen."