Neues Bewerbermanagement bei der Universität Kassel
Masterstudiengänge werden immer attraktiver und beliebter. Vor Semesterbeginn wird dies an der steigenden Bewerbungszahl an Universitäten und Hochschulen deutlich. Allein die Universität Kassel erhielt circa 1800 Bewerbungen potenzieller Studierender, von denen sie im Wintersemester 2009/2010 lediglich 1368 die Zusage für ein Masterstudium erteilen konnte.
Für die Universität bedeutete das regelmäßig enormen Zeitaufwand und eine große Papierflut für die Verwaltung. Daher entschied sich die Universität Kassel für die IBM-Lotus- Quickr-Plattform und ihren Business-Partner We4IT GmbH. Lotus Quickr ist eine Software für elektronisches Teamwork, die es ermöglicht, Inhalte gemeinsam zu nutzen, zusammenzuarbeiten und online schneller in Teams zu arbeiten.
Mit der Plattform führten We4IT und IBM ein modernes Bewerbungsportal ein, das eine zentrale und automatisierte Bearbeitung erlaubt. Im ursprünglichen Verfahren sandte der/die BewerberIn die Unterlagen in Papierformat beim Studienservice ein. Dort wurde die Bewerbung auf formale Zulassungskriterien überprüft. Waren diese erfüllt, leitete der zuständige Mitarbeiter die Masterbewerbung auf dem internen Postweg an den zuständigen Fachbereich zur Überprüfung inhaltlicher Kriterien weiter. Anschließend kam sie zurück zum Studienservice, der ein Zulassungsschreiben an den/die BewerberIn versandte.
Mit der neuen Plattform bewirbt sich der/die Studieninteressierte nun über ein Online-Portal und sendet einen mit einem Barcode versehenen Ausdruck seiner Unterlagen an den Studienservice.
"Die Bewerbung wird eingescannt, automatisch über eine Schnittstelle zugeordnet und zur Prüfung auf formale Kriterien im Portal des Studienservice abgelegt. Zeitgleich informiert eine automatisch generierte Bestätigungsmail den/die BewerberIn über den Eingang seiner Unterlagen", erklärt Klaus-Dieter Busch, Senior Sales Manager bei We4IT.
Wenn der Studienservice die formalen Kriterien erfüllt sieht, wird die Bewerbung für den entsprechenden Fachbereich im Lotus Quickr freigeschaltet. Hierüber wird der Fachbereich ebenfalls über eine automatisch generierte Email gebeten, die Bewerbung zu bewerten.
Jedem Studiengang steht ein eigener Raum zur Verfügung, der über ein Login mit Kennwort zugänglich ist, sodass jeder Studiengang nur die für ihn bestimmten Bewerbungen einsehen kann. Sämtliche Unterlagen sind über Quickr einsehbar und stehen sowohl zum Herunterladen als auch zum Ausdrucken bereit.
Bestätigt der Fachbereich die Erfüllung aller inhaltlichen Kriterien, so ist dieser Status über Quickr umgehend ersichtlich und die Zulassung wird anschließend versendet. Zudem können fehlende Unterlagen nachträglich unkompliziert zugeordnet werden, sodass die Anträge digital vollständig vorhanden sind.
Doch auch für BewerberInnen gewährt die Plattform einen wesentlichen Vorteil: Am Ende der Bewertung informiert Quickr angehende StudentInnen automatisch über ein positives Ergebnis und erübrigt so ständige Rückfragen seitens ungeduldiger BewerberInnen.
Mit der Quickr-Plattform reduziert sich die Bearbeitungszeit für die Bewerbungen erheblich. Die Kommunikation zwischen den Parteien BewerberIn, Studienservice und Fachbereich erleichtert das neue Portal enorm, da das zeitaufwendige und zum Teil problematische Weiterleiten von Papierdokumenten überflüssig wird. Durch die Zeitersparnis können die Bewerbungsfristen ausgedehnt werden, was sich bereits positiv auf die Bewerbungszahlen auswirkte.
So konnten im Wintersemester 2010/2011 circa 2100 Bewerbungen bearbeitet werden, von denen etwa 1550 BewerberInnen zugelassen wurden.
Darüber hinaus interessiert sich bereits eine große Anzahl weiterer Universitäten für die Lösung. Entsprechende Einführungen sind bereits erfolgt. Basierend auf der Lösung der Universität Kassel, wurde die Software rasch und mit wenigen Anpassungen implementiert. Aufgrund weiterer Kundenanforderungen steht die Bewerbungs-Lösung mittlerweile auch auf der Microsoft-Plattform Sharepoint zur Verfügung. So kann der Kunde individuell zwischen IBM und Microsoft wählen.
Weitere Informationen unter www.we4it.com