Verwaltungsarbeit = Papierarbeit: Praxisanalyse aus Niedersachsen zur Schriftgutoptimierung

Verwaltungsarbeit ist meist noch Papierarbeit - diese Feststellung hat trotz des intensiven Einsatzes der Informationstechnik (IT) nach wie vor Gültigkeit. Die Gründe dafür sind vielfältig: Formulare, mit denen Ansprüche geltend gemacht oder Anliegen an die Verwaltung gerichtet werden, müssen häufig unterschrieben werden - und da sich die elektronische Signatur als Alternative zur handschriftlichen Unterschrift bislang nicht durchsetzen konnte, beginnen viele Verwaltungsvorgänge mit einem Posteingang auf Papier.

Weiter geht es in der internen Vorgangsbearbeitung, wo durchgängig elektronische Systeme noch immer eher die Ausnahme als die Regel sind. So kommt es zu Medienbrüchen, da Daten aus Formularen in IT-Systeme übertragen, dann ausgedruckt und weitergereicht, beim Empfänger erneut in dessen Fachverfahren eingegeben werden müssen usw. Den Abschluss der Bearbeitung bildet schließlich ein Bescheid, der mangels rechtssicherer und komfortabler Alternativen auf Papier erstellt und auf dem herkömmlichen Postweg übermittelt werden muss.

Viele Anhaltspunkte für eine Optimierung des kommunalen Schriftgutes bietet jetzt eine Praxisanalyse, die von der Deutschen Post AG mit dem Niedersächsischen Städte- und Gemeindebund, den Gemeinden Seevetal, Neu Wulmstorf, der Samtgemeinde Jesteburg und der b.i.t.consult GmbH erarbeitet und auf dem IuK-Forum in Niedersachsen vorgestellt wurde.

Die Praxisanalyse steht zum Download unter www.nsgb.de
im Bereich "Aktionen" bereit.