Public Manager
22.10.2009 |

Schluss mit täglich 40 Suchminuten: quinsee-eAkte als verlässliche und kostengünstige Ablagealternative

Eine verblüffend einfache und kostengünstige IT-Lösung für Verwaltungsvorgänge im Mittelstand kommt aus Greifswald: die quinsee-eAkte. Das auch für Kommunen, Kanzleien und Krankenhäusern problemlos nachrüstbare System der dr.heydenreich GmbH ersetzt - Eigenbau --Archivlösungen durch elektronisches Dokumenten-Management mit Effizienz.

Das browserbasierte Tool, das - ähnlich wie Google & Co. - sofort von jedem Mitarbeiter ohne Einarbeitung genutzt werden kann, sorgt für spürbare interne Aufwandssenkung. Motto der unter www.quinsee.de näher beschriebenen Verwaltungsinnovation: "Einfacher und schneller als alle anderen Lösungen am Markt!".

Aktuelle Studien belegen: Büromitarbeiter verbringen täglich mindestens 40 Minuten mit der Suche nach Dokumenten. Eine Erhebung der US-amerikanischen AIIM (Association for Information and Image Management) geht sogar noch weiter: Für die lästige Sucherei nach Verträgen, Protokollen oder Rechnungen gehen bis zu 20 Prozent der Arbeitszeit drauf. Allein das Auffinden eines einzigen falsch abgelegten Dokuments kostet demnach 120 Dollar.
Und: Jedes Geschäftsdokument wird im Durchschnitt 19 Mal kopiert.
Die "Computerwoche" hat diese Zahlen für Deutschland hochgerechnet und kommt auf 130 Mrd. Euro vermeidbare Kosten - fast das dreifache Volumen des aktuellen Konjunkturprogramms der Bundesregierung.

Intelligentes Dokumenten-Handling á la quinsee kommt im Gegensatz zu anderen Managementlösungen sogar ohne klassische Datenbanken aus. Stattdessen werden mit der Intranet-Suchmaschine quinsee und dem bewährten PDF-Format zwei Standardtechnologien für die zentrale elektronische Komplett-Datenhaltung zusammengeführt.
Das Prinzip ist immer gleich: Alle relevanten Informationen zu einem Vorgang werden samt zugehöriger Metadaten in PDF-Dokumenten vereint, die mit einem effizienten Suchverfahren erschlossen werden.
In das Greifswalder System, das auch gemischte Sammlungen aus elektronischen Informationen und klassischen Aktenbeständen verwaltet, lassen sich Prüf- und Freigabeprozesse integrieren. Wichtiger Nebeneffekt: Die bislang unumgänglichen Papier-Kopien entfallen komplett; sämtliche Vorgänge sind von den berechtigten Mitarbeitern schnell auffind- und einsehbar.

Weitere Informationen erhalten Sie hier:

dr.heydenreich GmbH

Am Ryck 4
17498 Wackerow

Tel.: +49 (0) 3834 88 98 0
Fax: +49 (0) 3834 88 98 19

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Web: http://www.drheydenreich.de