BTC AG führt Kommunen ins Doppik-Zeitalter

Immer mehr Kommunen steigen mit der BTC AG und ihrer voreingestellten SAP Business All in One Branchenlösung BTC.KOM auf die kommunale Doppik um.

Entscheidungskriterien der Kommunen Stolberg, Bünde, Bensheim und Rhein-Pfalz-Kreis für die BTC- Doppik-Lösung waren sowohl die Erweiterbarkeit und Integrationsfähigkeit der Software als auch die zusätzlich gebotenen Optionen wie neue Auswertungsmöglichkeiten oder die Kommunikation zwischen Bürger und Stadtverwaltung über das Internet.

Mit der voreingestellten BTC-Doppik-Lösung BTC.KOM für den Public Sektor unterstützt die BTC AG Kommunen bei der Umsetzung der gesetzgeberischen Anforderung, die kameralistische durch die kaufmännische Buchhaltung zu ersetzen.
Zum Haushaltsjahr 2009 meldeten drei kommunale Institutionen, die mit BTC den Wandel ins neue Doppik-Zeitalter antraten, den Abschluss ihrer Projekte. Die Stadt Stolberg und der Rhein-Pfalz-Kreis migrierten von der SAP-Kameralistik-Lösung auf eine Doppik-Lösung.
Bünde im Kreis Herford verabschiedete sich von den bisherigen Verfahren KIRP und OK.FIS und führte die SAP-basierte BTC-Branchenlösung erfolgreich ein. Darüber hinaus hat die Stadt Bensheim an der Bergstraße inzwischen mehr als ein Jahr lang Erfahrungen mit der BTC-Lösung gesammelt.

Bei der Wahl der Städte für die BTC-SAP-Software spielte die Erweiterbarkeit und Integrationsfähigkeit eine große Rolle. Das hat seinen Grund: Nur wenige Unternehmen in der freien Wirtschaft setzen so viele unterschiedliche und heterogene Lösungen wie der Public Sector ein. Einerseits müssen nach wie vor kamerale Funktionen, etwa für die Steuer- und Gebührenveranlagung, die Finanzrechnung oder das öffentlich-rechtliche Mahnverfahren, bedient werden. Andererseits erkennen immer mehr Kommunen das zusätzliche Potenzial, das in einer einheitlichen und übergreifenden Softwarelösung für das Kommunalwesen steckt.
So denken die Kommunen heute auch darüber nach, weitere Aufgaben der Verwaltung - etwa das Gebäude- und Flurstücksmanagement, die elektronische Aktenverwaltung oder das Personalwirtschaftssystem sowie auch neuartige Bürgerservice-Module - zu integrieren.

Unter anderem aus diesen Entwicklungsüberlegungen heraus entschieden sich alle vier kommunalen Einrichtungen bewusst für die SAP-basierte Lösung. Sie lässt sich sukzessiv ausbauen und gibt die Sicherheit, langfristig up-to-date zu sein. Darüber hinaus schafft die voreingestellte Lösung von BTC die Voraussetzung, dass sich das Migrations- oder Umstellungsprojekt sehr genau planen lässt und der Einführungsaufwand exakt bestimmt werden kann. Trotzdem, so die Erfahrung der Kommunen, blieb noch genügend Spielraum, die individuellen Gegebenheiten jeder Kommune in der Software abzubilden.

Die Kommunalprojekte im Einzelnen:

Die Stadt Stolberg in Nordrhein-Westfalen - und auch der Rhein-Pfalz-Kreis - migrierten von ihrer bisherigen kameralistischen SAP-Lösung auf BTC.KOM. Das vereinfachte den Umstieg auf die Doppik für die Endanwender enorm, da viele kommunalen Mitarbeiter bereits mit dem Umgang der Software vertraut waren. So ließen sich die Einführungsarbeiten auf die fachlichen Themen des Umstiegs reduzieren und die Einführungszeit verkürzte sich stark.

Die Stadt Bünde aus dem Kreis Herford in Nordrhein-Westfalen löste ihre bisher eingesetzten Verfahren KIRP und OK.FIS durch die SAP Business All in One Branchenlösung BTC.KOM ab. Das bedeutete, dass in allen Projekten neben der Abstimmung der kundenspezifischen doppischen Planungs- und Ist-Prozesse auch die Altdatenmigration berücksichtigt und abgestimmt werden musste. Im Anschluss daran setzte das BTC-Bünde-Team die entwickelten Konzeptionen sowohl in der Software als auch in der Verwaltungsorganisation der Stadt um. Projektbegleitend schulte das Projektteam Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Führungskräfte und politische Mandatsträger.
Außerdem galt es in Bünde (und Stolberg) die Veranlagungsdaten aus den Verfahren MPS und OK.FIS nach SAP zu migrieren. Dank einer speziellen, standardisierten Migrations-Schnittstelle in BTC.KOM konnten alle relevanten Stamm- und Bewegungsdaten aus der alten Software in die neue Lösung übernommen werden.
Die Steuer- und Gebührenveranlagung beider Städte hat damit einen neuen Level an Qualität erreicht: Die Veranlagung läuft heute zu 100 Prozent integriert - ohne Schnittstellen zwischen Veranlagung und Kasse. Diese neue Qualität ermöglicht die in BTC.KOM genutzte SAP Geschäftspartnerbuchhaltung.

Die neuartige Methode der Personenkontoführung ist auch die Basis für künftige Bürgerservice-Szenarien, die sich die Kommunen überlegen. Der Bürger ist schon heute als Geschäftspartner definiert, in dem alle vertraglichen, finanziell relevanten Beziehungen zur Kommune subsumiert sind. Damit hat er die Möglichkeit via Internet mit der Verwaltung zu kommunizieren. Das heißt, zukünftig füllt ein Steuerzahler an seinem PC ein interaktives Formular aus und schickt es an seinen zuständigen Veranlagungssachbearbeiter. Dieser prüft und ergänzt die Daten und danach wird - vorausgesetzt es erfolgt die Freigabe - der Veranlagungsprozess automatisiert angestoßen. Redundante Tätigkeiten und zusätzliche Formulare entfallen.

Die Stadt Bensheim an der Bergstraße in Hessen hat bereits seit 2007 positive Erfahrungen mit der BTC.KOM-Lösung gesammelt. So nutzt Bensheim die neue Lösung z.B. auch für ein intensiviertes Controlling: "Je länger wir mit der Software arbeiten und je intensiver wir uns mit den neuen Prozessen befassen, stellen wir fest, wie wichtig aktuelle und umfassende Informationen sind", bestätigt der zuständige Projektleiter der Stadt Bensheim, Frank Daum.
Er setzte vor zwei Jahren in einem ersten Schritt die BTC-Doppik-Lösung im Bauhof produktiv. Anfang 2008 folgte die Kernverwaltung.