Bildschirm statt Flieger: Immer mehr Unternehmen, Behörden und Institutionen entscheiden sich für Videokonferenzen

Video- und Telefonkonferenzen bekommen Auftrieb. Wie eine aktuelle Analyse des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) zeigt, ersetzen immer mehr Unternehmen die Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter durch moderne Kommunikationsmittel. Laut VDR will jede dritte deutsche Firma im laufenden Jahr ihre Dienstreisen einschränken. Bildschirm statt Flieger lautet die Devise, wenn es darum geht, Zeit und Kosten zu sparen, eine Ansteckung der Beschäftigten mit der Schweinegrippe zu verhindern oder die CO2-Bilanz des Unternehmens zu verbessern. Auch in der Telemedizin werden zunehmend Videokonferenzsysteme eingesetzt.

Bis zum Jahr 2014, so eine Studie der Marktforscher Frost & Sullivan, werde der weltweite Markt in diesem Segment jährlich um rund 20 Prozent steigen.

Lange Jahre standen virtuelle Meetings für komplizierte Technik, verzögerte Datenübertragung, hohe Verbindungskosten und schlechte Sprachqualität. "Durch die Ablösung von ISDN durch IP-Technologie hat sich die Übertragungsqualität von Bild und Ton in den vergangenen Jahren kontinuierlich verbessert", weiß Martin Maurer, Projektmanager Konferenztechnik bei beyerdynamic. Das mittelständische Unternehmen mit Sitz in Heilbronn zählt zu den wichtigsten Anbietern von Konferenztechnik weltweit.

Mit den technischen Barrieren schwinden nun auch die Berührungsängste von Vorständen und Mitarbeitern. Eine Videokonferenz kann heute rasch und unkompliziert gestartet werden, kein Techniker muss die Besprechung begleiten. Statt ruckelnder Bilder und Audio-Bruchstücken werden hochauflösende HD-Videos in bester Sprachqualität verschickt. Zudem erlauben neue Mikrofonentwicklungen den Sprechern deutlich mehr Bewegungsfreiheit. So ist schnell vergessen, dass man nicht am gemeinsamen Konferenztisch, sondern hunderte Kilometer voneinander entfernt sitzt.

Damit sich die Investition in eine neue Videokonferenzanlage oder die Aufrüstung eines bestehenden Systems auszahlt, sollte sie gemeinsam mit Experten geplant werden, rät Nachrichtentechniker Martin Maurer. "Am wichtigsten ist es, dass sich die Teilnehmer bei der Übertragung auf eine hohe Sprachqualität verlassen können", erklärt der Ingenieur. Dafür sollten zunächst die Raumakustik und das vorhandene technische Equipment im Vorfeld genau unter die Lupe genommen werden. Darüber hinaus spielen Größe und Nutzungsart der Räume eine große Rolle. "Ein kleiner Besprechungsraum in einem Konzern muss anders ausgestattet werden als ein großer Videokonferenzsaal in einer Bank. Lösungen von der Stange können hier schnell für unangenehme Überraschungen sorgen."