Gemeinde Roßdorf gestaltet Druckprozesse und Druckkosten dank iDOC noch effizienter

Im Südosten von Darmstadt, unweit vom Odenwald, dem Spessart und der Weinstrasse, liegt die Gemeinde Roßdorf. Die Landschaft verspricht Idylle pur, die Verwaltung der Gemeinde dagegen punktet mit moderner Einstellung und neuester Technik. Freundliche Mitarbeiter und innovative Technologien sorgen dafür, dass die 12.000 Einwohner der Gemeinde schnell und unkompliziert alle öffentlichen Wege, wie z.B. die Beantragung von Personalausweisen, Ummeldungen etc. erledigen können.

Um zukünftig noch effizienter zu arbeiten, hat die Gemeindeverwaltung Roßdorf auf Druck- und Kopiersysteme von Konica Minolta umgestellt. Dank iDOC (Intelligent Document Consulting), dem Dienstleistungskonzept von Konica Minolta zur Optimierung von Druckkosten und Workflows, spart die Gemeinde nun nicht nur eine Menge Geld, sondern hat auch die Büroabläufe effizienter gestaltet.

Insgesamt 120 Mitarbeiter sorgen bei der Gemeinde Roßdorf dafür, dass alles rund läuft. Dazu zählen neben dem Rathaus auch zwei Kitas, das Freibad, der Bauhof, die Gemeindewerke sowie eine Eisbahn. In der Verwaltung selbst sind 50 Angestellte tätig. "Wir legen viel Wert darauf, dass unsere Strukturen übersichtlich bleiben und alles schlank organisiert ist. Aus diesem Grund wird derzeit auch eine Umstrukturierung der Verwaltungsorganisation begonnen", sagt Georg Trautmann, stellvertretender Hauptamtsleiter der Gemeinde Roßdorf.
Genauso transparent wie die Hierarchien und Abteilungen der Gemeindeverwaltung sind seit 2006 auch die Druckkosten und das Druckaufkommen.

Weniger ist manchmal mehr

August 2005:
47 Stellplätze sind mit Druckern und Kopierern besetzt, 24 verschiedene Modelle unterschiedlicher Hersteller zählt die Gemeindeverwaltung. Im Laufe der Jahre wurden je nach Bedarf Drucker, Kopierer und Faxgeräte angeschafft. Der große Nachteil dieser Lösung: aufwendige Bestellung von Verbrauchsmaterialien, hohe Folgekosten und uneinheitlicher Service.

August 2007:
An nur noch 19 Stellplätzen stehen Multifunktionssysteme aus dem Hause Konica Minolta. Angefangen vom kleinen Drucker für die Personalausweisstelle bis hin zum hochvolumigen Druck- und Kopiersystem in der Hausdruckerei sind sieben verschiedene Modelle in den unterschiedlichen Abteilungen und Außenstellen der Gemeinde Roßdorf im Einsatz. Die Vorteile der reduzierten Anzahl an Systemen liegen auf der Hand: weniger Aufwand bei der Bestellung der Verbrauchsmaterialien und geringere Folgekosten. Zudem werden die Multifunktionssysteme nicht nur zum Drucken genutzt, sondern verfügen über weitere Funktionen wie Kopieren, Scannen und Faxen.
"Die Funktion Scan-to-E-Mail wird besonders gern und häufig genutzt", so Georg Trautmann.

Mit iDOC klare Strukturen schaffen
Der Schlüssel zur Veränderung in der Gemeindeverwaltung Roßdorf war iDOC, das Analysetool von Konica Minolta zur Prozesskosten- und Workflow-Optimierung. Ziel der Analyse ist es, Einsparmöglichkeiten aufzuzeigen, die nicht nur Kosten reduzieren, sondern auch ein Plus an Effizienz und Transparenz bedeuten.
Im ersten Schritt erfolgte eine detaillierte Analyse des vorhandenen Workflows und der Prozesse samt Aufschlüsselung aller Kosten und Folgekosten des Papier-Outputs. Auch die Kosten für die Beschaffung von Material, Reparaturen und Service sowie die Erhebung von Weglänge zwischen Schreibtisch und Drucksystem wurden in die Analyse integriert.

In Abstimmung mit der Gemeindeverwaltung Roßdorf hat Konica Minolta dann die Pläne zur Optimierung der Prozesse und Reduktion der Kosten erarbeitet - mit einem Einsparpotenzial von mehreren zehntausend Euro. Für die Gemeindeverwaltung Grund genug, eine "Rundum- Erneuerung" bei den Drucksystemen vorzunehmen: Alle alten Systeme wurden durch Multifunktionssysteme mit Zugriff auf ein zentrales Farbsystem ausgetauscht und Etagendrucker lösten Tischdrucker ab.

"Die anfängliche Skepsis der Mitarbeiter, dass die weiteren Wege zum Etagendrucker Zeitverlust bedeuten und Drucken generell umständlicher wird, ist hoher Akzeptanz gewichen. Die Mitarbeiter sind durchweg zufrieden mit der Druckqualität, der Geschwindigkeit und dem hervorragenden Service", so Trautmann.
Durch die Umstellung auf Konica Minolta Multifunktionssysteme können die Mitarbeiter auch neue Funktionen nutzen. Heften, Lochen, Sortieren, Scannen - diese und weitere Funktionen haben den Arbeitsablauf in der Gemeinde Roßdorf einfacher, rationeller und schneller gemacht. Auch der größte Druckauftrag des Jahres, der Haushaltsplan, ist jetzt spielend leicht produziert: "Dieser umfasst 200 Seiten und wird auf verschiedenen Papieren mit unterschiedlichen Grammaturen gedruckt. Früher mussten die Kollegen die einzelnen Seiten mühsam per Hand zusammentragen und lochen. Diesen Job übernehmen heute die Multifunktionssysteme viel schneller und das noch dazu in einer erstklassigen Druckqualität", schwärmt Trautmann.

Sicher und einfach verwaltet
Und weil einige Multifunktionssysteme in öffentlich zugänglichen Bereichen stehen, wurde auch auf die Sicherheit Wert gelegt: So nutzen die Mitarbeiter die Boxfunktionen der Systeme, d.h. Druckaufträge werden zunächst an eine persönliche Box auf die Festplatte des Drucksystems geschickt. Der Druck wird dann erst durch Eingabe eines persönlichen Codes am System abrufbar. So bleiben vertrauliche Unterlagen auch vertraulich.

Deutlich vereinfacht wurde zudem die Administration der Systeme. Alle Multifunktionssysteme sind jetzt in das Netzwerk der Gemeindeverwaltung eingebunden und können mit PageScope NetCare zentral verwaltet werden: Druckaufkommen und Kosten sind transparent, Toneroder Papiermangel werden automatisch gemeldet. Und sollten doch einmal Probleme auftreten, können diese schnell und einfach geortet und gelöst werden.

"Wir haben uns für Konica Minolta entschieden, weil uns das Konzept und die sehr kompetente und detaillierte Beratung vollkommen überzeugt hat”, fasst Georg Trautmann zusammen. "Wir konnten unsere Druckkosten um fast 50% senken. Die Bestellung von Verbrauchsmaterialien und die Meldung von Zählerständen erfolgt unkompliziert und schnell über das Online-Tool e-bizhub und die Administration der Systeme ist viel einfacher”.

Und nicht zuletzt hat auch der Umweltaspekt eine wichtige Rolle gespielt - alle Konica Minolta Systeme sind mit dem Blauen Engel zertifiziert. Mit der Lösung von Konica Minolta ist die Gemeindeverwaltung Roßdorf rundherum zufrieden.