Moderne Archivierung geschäftskritischer Daten kommt nicht ohne Automatisierung aus

Die drei IT-Spezialisten Docuware, Point und Primera stellen Unternehmen ab sofort eine Komplettlösung zur vollständig automatisierten und bequemen Archivierung wichtiger Geschäftsdokumente und deren Sicherung auf optischen Medien zur Verfügung. "Die deutsche Wirtschaft steht dank verschiedener gesetzlicher Vorschriften, die eine langfristige Sicherung von Daten und dem elektronischen Rechtsverkehr verlangen, vor einer großen Herausforderung.

Diese ist ohne ein weitgehend automatisiertes Dokumenten-Management gar nicht mehr zu stemmen", beschreibt Primera-Geschäftsführer Andreas Hoffmann die augenblickliche Lage vieler Betriebe. Als Beispiel nennt er die Abgabenordnung (AO), nach der jede E-Mail, die als Geschäfts- oder Handelsbrief einzuordnen ist, mindestens sechs Jahre vorgehalten werden muss. Um in den Systemen Speicherplatz zu sparen, sei es daher sinnvoll, die Dateien extern auf optischen Medien zu sichern. Nach Meinung des P
rimera-Geschäftsführers wird es auf lange Sicht aufgrund der enormen Speicherkapazität und der langen Haltbarkeit des neuen Standards keine Alternative zur Blu-ray-Disc (BD) geben.

Im Rahmen der Komplettlösung liefert Docuware das Dokumenten-Management-System (DMS), das die revisionssichere elektronische Archivierung sicher stellt. Dabei werden sowohl beliebige Papierunterlagen als auch elektronische Formate, etwa Office-, CAD- oder Spool-Dateien sowie E-Mails, unterstützt. "Die Leistungsfähigkeit und Akzeptanz eines DMS hängen wesentlich davon ab, wie schnell und einfach Dokumente unterschiedlichster Art und Herkunft in das System eingebracht werden können", erläutert Docuware-Vorstand Jürgen Biffar. Die Docuware AG sieht den Kern ihrer Lösung im automatischen Zusammenfügen unstrukturierter Informationen aus allen Unternehmensanwendungen und -prozessen in einem zentralen Dokumenten-Pool. Die Unterlagen stehen sortiert nach Kunde, Projekt und anderen Ordnungskriterien auf Mausklick zur Verfügung. Mit Docuware Request lassen sich Dokumente inklusive komfortabler Such- und Anzeigefunktionen sowie Volltext und Fremdformat-Viewer auf beliebigen Speichermedien systemunabhängig speichern. So bietet beispielsweise eine BD mit 50 GByte Kapazität Platz für circa eine Million gescannte Seiten - etwa 2.000 Aktenordner. Auf den mobilen Dokumenten-Pool kann zu jeder Zeit an jedem Ort ohne Einsatz eines Docuware-Clients zugegriffen werden.

Über eine Schnittstelle ist das DMS mit dem PoINT Publisher NG verbunden, die den Roboter in den Dupliziersystemen von Primera steuert. Deren besonderer Vorteil in der neuen netzwerkbasierten Version ist die so genannte Event-Controlled-Recording-Funktion (ECR), mit der anhand von vorher festgelegten Parametern der Brennvorgang und das individuelle Bedrucken der Medien vollautomatisch angestoßen werden kann. "Es ist beispielsweise möglich, die Ausführung eines Auftrages von einer bestimmten Uhrzeit, von Zeitintervallen, der Größe eines Dateiordners oder sogar vom Erscheinen einer ganz bestimmten Datei abhängig zu machen", so Marco Vögele, Manager Sales & Marketing bei Point. Möglich ist auch, einzelne Komponenten zu kombinieren. Beispielsweise wird immer um 17 Uhr der Brennvorgang angestoßen, wenn zu dieser Zeit die Datenmenge von 200 MB überschritten ist.

Die Vervielfältigung der Daten übernimmt das angeschlossene Dupliziersystem von Primera Technology. Abhängig vom Gerätetyp können in einem einzigen Arbeitsvorgang ohne jeden manuellen Zwischenschritt bis zu einhundert optische Medien gebrannt werden, das entspricht bei Verwendung von Single-Layer Blu-ray-Discs 2,5 Terabyte an Daten. "Wir wissen aus verschiedenen Studien, dass die deutsche Wirtschaft bald mehr Daten produzieren wird, als auf einer Festplatte gespeichert werden können", so Andreas Hoffmann. Häufig kommen heute noch externe Festplatten zum Einsatz, die später in einem Safe eingeschlossen werden. "Da ist die Verwendung von optischen Medien doch wesentlich effizienter und platzsparender." Zumal die Dupliziersysteme von Primera einen Drucker beinhalten, der die Rohlinge nach dem Brennen gleich auch noch mit dem entsprechenden Label versieht, um Verwechslungen auszuschließen. Auch dieser Vorgang verlangt kein menschliches Zutun, da der Roboterarm im Gerät automatisch die optischen Medien in das Fach zum Bedrucken umlagert.

Über dei DocuWare AG

Die 1988 gegründete DocuWare AG ist heute in über 50 Ländern mit circa 6.000 Installationen und zehntausenden von Anwendern vertreten. Kernzielgruppe des Herstellers von integrierten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sind der Mittelstand, Behörden und Abteilungen großer Konzerne. Über 400 autorisierte DocuWare-Partner (ADP) realisieren Dokumentenmanagement-Lösungen vor Ort - mit ihren Mitarbeitern bilden die Vertriebspartner ein globales Netzwerk von mehr als 1.000 DMS-Experten. Hauptsitz der DocuWare AG ist Germering bei München. Die Tochtergesellschaft DocuWare Corporation mit Sitz in New York lenkt die Aktivitäten in Nord-, Zentral- und Südamerika. Verantwortlich für das Dokumentenmanagement-Geschäft in Großbritannien und Irland ist die Londoner DocuWare Ltd. DocuWare España mit Sitz in Barcelona betreut den Standort Spanien.