Eine starke Systemgemeinschaft

Dezentrale Standorte und viele Zeitmodelle: Die Stadt Hanau ist eine Herausforderung bei der Integration von elektronischer Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und WebWorkflow

Trotz räumlicher Trennung gilt die Hanauer Stadtverwaltung als starke Gemeinschaft, zumindest in technischer Hinsicht. Manche Ämter sind zusammen in größeren Gebäuden untergebracht, andere separat im Stadtgebiet und in den Stadtteilen verteilt. Mögen die geografischen Entfernungen auch groß sein, die Kommunikationswege sind es längst nicht mehr - dank des Stadt-LANs, dessen Aufbau die Stadtwerke in Form einer Ringverbindung bald abschliessen wollen.

Eines würde in eine solch technisch fortgeschrittene Umgebung ganz sicher nicht passen: Stempelkarten für die Zeiterfassung. Und deshalb ist hier schon seit Jahren ein elektronisches Zeiterfassungssystem im Einsatz, das obendrein Zutrittskontrolle und WebWorkflow regelt.

Die ehemalige Residenzstadt Hanau, heute mit rund 88.000 Einwohnern die sechstgrößte Kommune Hessens, wird häufig unterschätzt. Aus der einst wenig attraktiven Industriestadt mit einem der größten US-Stützpunkte in Europa ist inzwischen ein urbanes Oberzentrum geworden; die Brüder-Grimm-Stadt bietet eine Reihe schmucker Fleckchen mit hoher Lebensqualität für seine Bürgerinnen und Bürger.

Diese profitieren auch von der modern organisierten Stadtverwaltung. Als man in Deutschland noch vielerorts Urlaub nehmen musste, um einen Personalausweis zu beantragen, konnten die Hanauer solche Formalitäten samstags im Bürgerbüro abwickeln.
"Flexibilität beim Bürgerservice ist oberstes Gebot", betont auch Tanja Michel vom Personal- und Organisationsamt. Das zeigt sich beispielsweise daran, dass die Ämter beim jährlichen "Bürgerfest" und am Faschingsdienstag geöffnet haben - Bruch mit einer langen Tradition. Die Verwaltungsmitarbeiter hatten dafür jährlich je einen halben Tag Urlaub extra bekommen. Der steht ihnen auch weiterhin zu - allerdings nicht zwangsläufig an diesen beiden Tagen, sondern irgendwann im Jahr.

Weit verbreitet in Behörden
Verwaltungstechnisch kein Problem. Die entsprechende Eingabe im Programm ZEUS genügt. Dabei handelt es sich um eines der leistungsstärksten Zeitwirtschaftssysteme für jede Branche und Firmengröße, das inzwischen mit mehr als 12.000 Installationen punkten kann. Auch in deutschen Behörden ist es weit verbreitet. So sind zum Beispiel die meisten nordbayerischen Landratsämter damit ausgerüstet. Den skalierbaren Funktionsumfang und die modulare Ausbaufähigkeit stimmen der Hersteller ISGUS und seine Vertriebszentren auf die jeweiligen Bedürfnisse und die Unternehmens- oder Behördenstruktur ab. Arbeitszeiten werden flexibel an die jeweilige Auslastung angepasst oder nach Lebensalter automatisch gesteuert. Änderungen gesetzlicher und tariflicher Bestimmungen können ständig aktualisiert werden. Auf Wunsch lassen sich auch Kosten-/ Leistungserfassung, Personaleinsatzplanung sowie eben auch WebWorkflow und Zutrittskontrolle integrieren.

Den Auftrag für ZEUS vergab die Stadt Hanau an ISGUS im November 2002, der Systemstart erfolgte im ersten Quartal 2003. Heute sind alle Verwaltungsstellen eingebunden - mit wenigen Ausnahmen.
"Für uns war die Stadt Hanau mit ihren vielen dezentralen Standorten und unzähligen Tarifen eine echte Herausforderung", erzählt Oliver Kappe, der als Niederlassungsleiter der ISGUS Zeit- und Datenorganisation GmbH (ISGUS-Vertriebsniederlassung Frankfurt) für das Projekt zuständig ist.
Tanja Michel nickt verständnisvoll: "In der Tat gibt es bei uns kaum einen ‚Standardmitarbeiter’. Teilzeitbeschäftigung ist weit verbreitet. Und da bei uns die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ebenso eine wichtige Rolle spielt wie die individuelle Arbeitszeitgestaltung jedes einzelnen Kollegen, sind im System ungewöhnlich viele Zeitmodelle hinterlegt." Nach ihrer Schätzung rund 400 Wochen- und noch viel mehr Tagesmodelle.

Dass ein Zeiterfassungssystem da noch mithalten kann, ist keine Selbstverständlichkeit. Am Bauhof, betrieben vom städtischen Eigenbetrieb Hanau Verkehr und Entsorgung (HVE), lässt sich das anschaulich darlegen. Ob Sperrmüllentsorgung, frühmorgendliches Schneeräumen oder nächtliches Aufräumen nach einer Festlichkeit - hier gibt es die unterschiedlichsten Schichtmodelle und Zuschläge mit Überstunden, Spätschicht, Sonder- und Schwerstarbeiten.

Je Mitarbeiter 90 Minuten im Monat gespart
Gut 960 Mitarbeiter sind zurzeit in das Zeiterfassungssystem eingebunden. Die "Kommen-Buchung" per Chipkarte erfolgt bei Arbeitsbeginn an einem der 15 Terminals im so genannten Technischen Rathaus, im Rathaus in der Innenstadt und im Ordnungsamt, die "Gehen"-Buchung nach Arbeitsende ebenso. Dem System angeschlossen hat sich darüber hinaus die Seniorenhilfestelle. Auf diese Weise wird die Arbeitszeit sekundengenau erfasst.
"Die elektronische Abwicklung ist eine enorme Erleichterung für uns", so Margarita Bittner von der zuständigen IT-Abteilung im städtischen Fachbereich 6. "Ich habe mal ausgerechnet, dass früher jeder Kollege etwa 90 Minuten im Monat damit verbracht hat, seine Zeiterfassungskarte per Hand auszufüllen. Da ging viel Arbeitszeit verloren."

Das gilt auch für Fehlbuchungen, denn dank des WebWorkflows, lassen sich Korrekturen ebenfalls mit einem kurzen Mausklick am PC vornehmen. Aber nicht nur das: Anträge auf Urlaub, Freizeitausgleich oder andere Formalitäten erfolgen genauso papierlos. Der Genehmiger oder sein Vertreter geben dann auch auf demselben Weg ihren positiven - oder ablehnenden - Bescheid und das System informiert automatisch weitere Kollegen, die davon wissen müssen, etwa das Sekretariat. Einer Jahresübersicht lässt sich entnehmen, wann die Kollegen im Urlaub sind, sodass man seine eigene Planung den Gegebenheiten anpassen kann.

Schule macht bei der Zutrittskontrolle mit
Dass sich obendrein die Zutrittskontrolle mit ZEUS abwickeln lässt, macht das System so effektiv. Knapp 270 Mitarbeiter sind hier mit ihren unterschiedlichen Profilen eingebunden, die Margarita Bittner leicht in den digital hinterlegten Schließplänen am PC erstellen und ändern kann. Die Profile bestimmen nicht nur, wer welche Tür öffnen kann, sondern auch in welchem Zeitraum. Besonders praktisch: Auch das Seniorenbüro und die Hilfezentrale sind in das System eingebunden. Hier ist die Offline-Zutrittskontrolle ZEUSKeyless im Einsatz, die sieben digitale Knaufzylinder steuert. Ebenfalls Teil der Systemgemeinschaft ist die beim Technischen Rathaus gelegene Hessen-Homburg-Schule mit ihrer Turnhalle. Über die ISGUS-Online-Zutrittskontrolle IT 400 sind beispielsweise neben den Gebäudeeingängen vor allem solche Räume mit selbstverriegelnden Antipanik-Motorschlössern gesichert, in denen die Schüler ohne Aufsicht nichts verloren haben: Lehrerzimmer, Sekretariat, Server- und Kopierraum sowie Räumlichkeiten für den Fachunterricht (Physik, Chemie, Fotolabor, EDV).
Auch hier gibt es Zeitzonen. Am Wochenende und in den Ferien etwa hat nur der Hausmeister Zutritt zum Gebäude. Sollte ein Lehrer in dieser Zeit ein Sonderprojekt mit seinen Schülern durchführen, gibt’s eben auch eine Sonderzutrittsregelung - ein paar Eingaben von Frau Bittner am Computer genügen.
Als überaus praktisch erweist sich die leichte Programmierung der Zutrittsrechte auch bei der Turnhalle, die viele Hanauer Sportvereine intensiv nutzen. Hier verfügen meist die Trainer über die entsprechende Chipkarte, die den Zutritt zur Halle und auch den zum Teil teueren Gerätschaften ausschließlich für die Trainingszeiten über elektrische Motorschlösser freigibt. Geht eine Karte verloren, lässt sie sich problemlos sperren.

Das System wächst ständig
"Es gibt nicht viele Anwender, die ZEUS so vielseitig nutzen wie die Stadt Hanau", sagt Karsten Neher, Teamleiter Technik von ISGUS Zeit- und Datenorganisation, und freut sich natürlich, dass damit noch lange nicht das Ende der softwaretechnischen Fahnenstange erreicht ist. In den nächsten Schritten sollen, wie Tanja Michel erzählt, weitere Hanauer Schulen und Verwaltungsstellen in das System einbezogen werden. In Büros mit nur einem Mitarbeiter, etwa dem "Lamboy-Laden", soll es dann möglich sein, die Buchungen ohne Terminal, dafür direkt am PC vorzunehmen - für ZEUS kein Problem. Und ein weiteres großes Projekt steht ebenfalls am Anfang: die Integration der Personaleinsatzplanung, vor allem für die 25 Kindertagesstätten mit über 400 Mitarbeitern.
Dank ZEUS bleibt Hanau damit eine technisch wirklich starke Systemgemeinschaft.