Public Manager
21.11.2007 | Software

Rettung bei Orga-Lawinen

Organisation von Protokollen, Emails, Adressen und Dokumenten - in einer einzigen Anwendung.

Büro-Organisation funktioniert oftmals nach dem Schneeball-Prinzip: Eine Aufgabe löst eine Kettenreaktion weiterer Aufgaben aus - und dafür wird meistens die gesamte Bandbreite an Office-Anwendungen benötigt. Erstellt zum Beispiel ein Dezernent nach einem Meeting in Microsoft Word ein Protokoll mit den besprochenen Tagespunkten, versendet er es anschließend mit Outlook per Email an alle Teilnehmer. Jeder einzelne Mitarbeiter muss nun seine darin enthaltenen Aufgaben in seine Excel-Projektplanung eintragen und nach Erledigung wieder eine Email an die anderen Besprechungsteilnehmer senden. Kurzum: Jede Besprechung zieht umständliche und vor allem zeitaufwändige Routineaufgaben mit sich.

Erstmals gibt es nun eine echte Alternative zu dieser komplizierten Prozesslawine: mit der IT-Lösung "Outlook Infodesk" des Software-Spezialisten Fischer Software. Outlook Infodesk organisiert als Zusatzmodul von Microsoft Outlook die Protokollverwaltung in einer einzigen Anwendung. "Bei Outlook Infodesk kommt alles aus einem Guss", erklärt Carsten Fischer, Geschäftsführer von Fischer Software, führender Anbieter von Software im Umfeld von MS Outlook. "Jede Anwendung kann aus der Software heraus generiert werden. Das verbessert den Workflow in öffentlichen Einrichtungen ungemein."

Outlook Infodesk ist sehr einfach zu bedienen und als vollständig in Microsoft Outlook integrierte Verwaltungslösung bislang einmalig am Markt. Das Erstellen und Verwalten eines Besprechungsprotokolls funktioniert mit Outlook Infodesk jetzt viel einfacher: Der Mitarbeiter fasst die Tagesordnungspunkte mit den unterschiedlichen Fälligkeitsterminen und Zuständigkeiten einfach aus einer Formularvorlage heraus zusammen. Die Teilnehmer bzw. bezugsberechtigten Personen können direkt definiert und automatisch in der Kopfzeile gelistet werden. Ist das Protokoll fertig, genügt ein Klick auf "Verarbeiten", und das Protokoll wird im PDF-Format an alle benannten Personen versendet. Aus jedem Tagesordnungspunkt kann Outlook Infodesk außerdem einen neuen Vorgang erzeugen, der an die zuständige Person delegiert wird. Sobald die Aufgabe erledigt wurde, erhalten die anderen Teilnehmer automatisch eine Benachrichtigung. Mit dem aktuellen Release 6.1 wird außerdem die interne Zeiterfassung aus der Software heraus gesteuert.

Die Verwaltung von Emails, Dokumenten und Adressen sind bereits bestehende Basisfunktion der Software. Der Clou dabei: Outlook Infodesk ermöglicht es, aus jedem Outlook-Kontakt heraus einen neuen, so genannten "Vorgang" zu generieren. Möchte ein Mitarbeiter zum Beispiel ein Schreiben versenden, muss er lediglich in der Outlook-Kontaktkarte des Empfängers auf "Neuer Vorgang" klicken und den Betreff eingeben. Mit einem weiteren Klick auf "Dokument erzeugen" erscheinen verschiedene Vorlagen, aus denen der Mitarbeiter z.B. eine Briefvorlage auswählt. Die korrekten Adress-Daten, Anrede und Betreff werden automatisch eingefügt. Das Schreiben ist in wenigen Minuten erstellt und kann direkt per Email übermittelt werden. Über den Button "Vorgänge anzeigen" kann der Mitarbeiter außerdem jede bereits mit dem Kontakt erfolgte Korrespondenz einsehen. Sämtliche Veränderungen werden übersichtlich in einer Historie festgehalten, was das Wiederfinden von Dokumenten stark vereinfacht und beschleunigt.

Outlook Infodesk 6.1 ist frei konfigurierbar und damit in jedem Typ der öffentlichen Verwaltung einsetzbar. Als zentrale Serverkomponente kann neben dem Exchange-Server auch der neue linux- oder windowsbasierte teamXchange-Server der Firma VIPcom verwendet werden, der den Anwender in der Wahl seines Betriebssystems unabhängig macht. Outlook Infodesk und teamXchange sind ohne Aufwand in der gesamten Behörde oder auch nur abteilungs- oder teamweise installierbar.

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Fischer Software

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