Posteingang mit qualifizierter elektronischer Signatur

Krankenkassen bearbeiten und signieren ihre Eingangsdokumente mit einer Postbearbeitungslösung von Océ Document Technologies

Die bei vielen AOKen, der KBS (Knappschaft-Bahn-See) und der BKK LV-Ost eingesetzte Lösung zur Posteingangsbearbeitung wurde von Océ Document Technologies entwickelt und individuell an die Anforderungen der Kassen angepasst. Die dabei eingesetzte Technik zur Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur wurde zusammen mit der AuthentiDate GmbH entwickelt. Die AOKen folgender Bundesländer arbeiten mit der Posteingangslösung: Baden-Württemberg, Bayern, Berlin Brandenburg, Hessen, Rheinland-Pfalz und Sachsen.

Mit den hier und bei der KBS und der Betriebskrankenkasse LV-Ost eingesetzten elektronischen Beleglösungen werden die Eingangsdokumente gescannt, die daraus entstandenen Images signiert und ihre relevanten Daten extrahiert. Anschließend werden die signierten Images zusammen mit den extrahierten Informationen in ein elektronisches Archiv übergeben. Für den Signaturvorgang wählt die Scan-Kraft den entsprechenden Batchnamen aus und bestätigt nach einer stichprobenartigen Sichtkontrolle, dass das Image bildlich mit dem Original übereinstimmt.

Für den Signiervorgang benötigt der Sachbearbeiter eine persönliche Signaturkarte, die er durch das Kartenlesegerät ziehen muss, und eine persönliche Geheimzahl (PIN), mit der er sich authentifiziert. Ist die PIN falsch oder dauert der Vorgang zu lange (Timeout), wird der Signaturvorgang aus Sicherheitsgründen beendet. Bei der allgemeinen Datenerfassung, z. B. von Familienfragebögen, bestätigt die Scan-Kraft mit ihrer Signatur die Übereinstimmung des gescannten Images mit dem Original, im Rahmen der Rechnungsprüfung dagegen die erfassten Buchungsdaten. Die erzeugten Signaturen werden anschließend als privates TIFF-TAG in den TIFF-Dateien abgelegt und sind damit erstmals untrennbar mit dem Dokument verbunden (integrierte Signatur) oder werden als separate, zusätzliche Datei abgespeichert (sogenannte beiliegende Signatur). Nach der automatischen Signaturprüfung werden die Images mit den extrahierten Datensätzen und den erzeugten Signaturen im Archiv abgelegt und sind für jeden Berechtigten jederzeit verfügbar. Das Papierdokument darf nun rechtskonform vernichtet werden.

Océ Document Technologies GmbH ist ein führendes Unternehmen und ein kompetenter Partner für Input-Management und für die Optimierung von Geschäftsprozessen. Zugleich ist das Unternehmen ein Global Player als Anbieter von Produkten in den zugehörigen Kerntechnologien: Scannen, Zeichenerkennung und Interpretation von Dokumenten. Durch Innovation, Erfahrung und ein Team ausgesuchter Spezialisten entwickelte sich Océ Document Technologies zu einem weltweit gefragten Anbieter für Dokumententechnologie. Innerhalb der Océ-Gruppe ist Océ Document Technologies ein internationales Kompetenzzentrum für Dokumenten-Management. Océ Document Technologies mit Hauptsitz in Konstanz beschäftigt rund 175 Mitarbeiter.