Neues REGISAFE-Fachverfahren ‚Personalausweisregister’

Seit dem 1. November kann der neue scheckkartengroße Personalausweis beantragt werden. Ausgestattet mit zahlreichen fest integrierten oder optional erweiterbaren elektronischen Identitätsfunktionen, soll er seinem Besitzer eine einfache und sichere elektronische Kommunikation ermöglichen.

Die von dem Stuttgarter Unternehmen HELD entwickelte Speziallösung "Personalausweisregister" unterstützt Personalausweisbehörden bei sämtlichen Verwaltungsschritten von der Beantragung über die Abholung bis zur Vernichtung bzw. Entwertung des Ausweises.

"Für Personalausweisbehörden liegt es nahe, die Papierwelt des Antrags- und Ausstellungsverfahrens komplett digital zu archivieren. Hierbei präsentiert sich die REGISAFE-Fachanwendung ‚Personalausweisregister als moderne und innovative Software-Lösung", erklärt Marcus Hüttmann, Geschäftsführender Gesellschafter von HELD.

Prüfen - Scannen - Archivieren
Die Ausstellung von Personalpapieren gehört zu den täglichen und nicht selten zeitraubenden Routineaufgaben öffentlicher Verwaltungen. Im Personalausweis-Fachverfahren werden die für diesen Verwaltungsakt benötigten Dokumente zunächst erzeugt und ausgedruckt. Nachdem der Antragsteller diese geprüft, ausgefüllt und unterschrieben hat, können die Dokumente in ein vorhandenes REGISAFE-Dokumentenmanagement-System eingescannt und automatisch in einer speziellen Personalausweisregister-Akte revisionssicher archiviert werden.
Neben einer reinen Archivierungslösung können bei REGISAFE die anfallenden Daten mit allen bereits vorhandenen Informationen gekoppelt werden. So erhält man letztlich eine umfassende digitale Einwohnerakte. Die Übernahme in REGISAFE erfolgt dabei wahlweise über die REGISAFE-Erfassungsmodule: ‚Spooldaten-Import’, ‚Schriftgut-Scanner Capture’ oder ‚Schriftgut-Scanner Barcode’.

Sofern gewünscht, kann der Sachbearbeiter als zusätzliches Sicherheitsmerkmal die Richtigkeit und Echtheit der Dokumente durch eine einfache oder qualifizierte elektronische Signatur "verschließen". Die effizienteste Lösung besteht darin, bereits vorab die Druckdaten des Fachverfahrens über den Spooldaten-Import abzufangen. Die Personalausweisregister-Akte wird dadurch automatisch angelegt und die noch nicht unterschriebenen Dokumente werden ebenfalls in dieser Akte abgelegt.

Beim Spooldaten-Import ist zudem die Genauigkeit der ausgelesenen Daten deutlich höher als beim nachträglichen Scannen. Ein weiterer Vorteil ist, dass in REGISAFE sowohl die nicht unterschriebenen Dokumente als auch später die unterschriebenen Dokumente abgelegt werden. Das nicht unterschriebene Dokument wird später durch die unterschriebene, eingescannte Fassung automatisch ersetzt. Auf diese Weise ist der aktuelle Stand der Bearbeitung stets vollständig in REGISAFE erkennbar.

Weitere Funktionen
Die Speziallösung "Personalausweisregister" umfasst neben einer speziellen Teilakte für die Ablage der Personalausweisregister-Dokumente hilfreiche weiterführende Funktionen. Dazu zählen unter anderem die Recherche bestimmter Verfahrensakten, die Erstellung von Anschreiben an den Ausweisinhaber - beispielsweise hinsichtlich der Abholung des Ausweises - oder die Übernahme der Adresse des Ausweisinhabers in eine zentrale Adressverwaltung.

Im Bestreben, die Verwaltung von Personendaten noch komfortabler zu gestalten, wird bei HELD bereits an Weiterentwicklungen gearbeitet. Mittels einer Software-Schnittstelle wird bereits in naher Zukunft ebenfalls ein Datenabgleich beziehungsweise eine Datenaktualisierung mit üblichen Einwohnermeldeverfahren wie LEWIS oder MESO möglich sein.