Verwaltungsanfragen schnell und kompetent beantworten: Tectum bietet intelligentes Kommunikationsmanagement on demand im ASP-Modell

Welche Papiere benötige ich zur Ummeldung? Was muss ich tun, um mein Auto anzumelden? Wie sind die Öffnungszeiten des Bürgerservices? Sach­bearbeiter in Stadtverwaltungen werden mit diesen Fragen täglich konfrontiert.

Nach einer Studie der Stadt Köln erreichen allerdings nur 50 Prozent aller eingehenden telefonischen Anfragen bei der Stadtverwaltung überhaupt ihr Ziel. Jeder fünfte durchgestellte Anruf (19 Prozent) geht zurück an die Telefonzentrale, da der zuständige Sachbearbeiter verhindert ist. In weiteren Fällen sind die Verwaltungsangestellten überlastet, Anrufer müssen lange Wartezeiten in Kauf nehmen oder erreichen nicht den verantwortlichen Ansprechpartner.

An diesem Punkt setzt die Tectum Group an, ein strategischer Outsourcing-Dienstleister mit Standorten in Gelsenkirchen, Dortmund, Essen, Oberhausen und Schwetzingen. Das Unter­nehmen bietet in Kooperation mit der Living-e AG erstmals ein web­basiertes intelligentes Kommunikationsmanagement an. Das System bearbeitet etwa E-Mail-Standardanfragen "selbstständig", bestätigt den Empfang und initiiert den Versand. Auch Anrufe werden gefiltert und an die richtigen Stellen weitergeleitet. Das System ist selbstlernend und automatisiert den Kunden- und Bürgerservice: schnell, präzise und per­sönlich.

"MailMinder verbindet strukturierte und unstrukturierte Daten miteinander und ver­fügt zudem über eine SAP-zertifizierte Schnittstelle", so Christian Küpper, Geschäftsführer der Tectum Group.
"Die Verwaltungsangestellten werden durch MailMinder zeitlich entlastet und können sich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren."

Weiterer Vorteil für Kommunen und Institutionen: Sie können die monatlichen Kosten optimal kalkulieren, denn die Tectum Group bietet MailMinder ohne große Anfangsinvestitionen on demand im ASP-Modell an. Die Auftraggeber zahlen lediglich eine monatliche Nutzungs-pau­schale, sämtliche Aufwendungen für Wartung und regelmäßige Updates entfallen.
"Diese Multichannel-Kommunikationslösung ist maßgeschneidert vor allem für öffentliche Einrich­tun­gen und Unternehmen, die in einem engen Austausch mit Kunden stehen und zahlreiche Anfragen per E-Mail, Fax, SMS, Brief oder Anruf erhalten und diese bearbeiten, auswerten und archivieren müssen", erklärt Christian Küpper.

Die finanzielle Planungssicherheit sei wesentlich für öffentliche Auftraggeber und laut Küpper ein wichtiges Kriterium bei der Ent­scheidung für das System. "In Zeiten der Wirtschaftskrise und leerer Stadtkassen ist es auch für öffentliche Verwaltungen wichtig, so effizient wie möglich zu arbeiten und die Ausgaben zu senken", so Küpper.