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Dienstag, 25. Jan. 2011 Alter: 3 Jahr/e

Neuartiges Mail Security-System

Medikamente, Investmentangebote oder Kettenbriefe – je weiter eine Mail-Adresse verbreitet ist, desto mehr steigt der Anteil an Spam im Posteingang. Für Unternehmen und ihre Mitarbeiter bedeuten solche nutzlosen Mitteilungen selbst mit Filter eine hohe Belastung: Wer den Spam-Ordner unbesehen löscht, verliert womöglich wichtige Mails. Wer den Filter zu tolerant einstellt, hat mit einem überfüllten Postfach zu kämpfen. Bei der Rhein-Main-Verkehrsverbund GmbH (RMV) sind mittlerweile 99 Prozent der eingehenden Mails Spam. Um dieser Flut Herr zu werden und gleichzeitig eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen, nutzt das Unternehmen jetzt den Managed Mail Security Service der Dunkel GmbH, der Spam bereits vor dem Mailserver des RMV abweist. Gleichzeitig werden die Absender über die verweigerte Zustellung informiert und können im Falle einer wichtigen Mail mit dem Empfänger Kontakt aufnehmen. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Nachricht zu Unrecht abgelehnt wird, liegt allerdings dank der Kombination verschiedener Analysewerkzeuge unter 0,0001 Prozent.

Neuartiges Mail Security-System

Sieben Analysewerkzeuge zur Spam-Erkennung arbeiten bei der Mail-Überwachung zusammen. Damit wird die Gefahr, dass eine Mail zu Unrecht als Spam deklariert wird, auf 0,0001 Prozent reduziert. (Foto: Systemberatung Axel Dunkel GmbH)

Streckennetze planen, Linien ausschreiben, Tarifsysteme entwickeln und Kunden informieren – als umfassender Dienstleister organisiert der RMV den öffentlichen Personennahverkehr im Großraum Rhein-Main und verbindet dabei 153 Verkehrsunternehmen. Entsprechend hoch ist das Mailaufkommen bei den rund 100 Mitarbeitern in der Verwaltung: „2009 lag die Gesamtzahl der Mails bei etwa sechs Millionen“, berichtet Michael Redmann, Leiter der Abteilung Informationstechnologie beim RMV. „Und diese Zahl ist seither noch gewachsen. Inzwischen bewegt sich der Maileingang pro Monat im einstelligen Millionenbereich.“ 99 Prozent davon sind allerdings Spam. Grund dafür ist die weite Verbreitung der Mailadressen des RMV.

Hoher Aufwand beim Überprüfen der Spam-Ordner

Für die Mitarbeiter bedeutete diese Masse an unerwünschten Werbe- und Nonsens-Mitteilungen eine erhebliche Belastung. Zwar hatte das Unternehmen bereits seit 2004 Spam-Filter im Einsatz, doch damit wurde der Spam lediglich in einen separaten Ordner im Posteingang der Benutzer sortiert. Über das weitere Vorgehen – ob jede Mail noch mal von Hand geprüft oder der Ordnerinhalt insgesamt gelöscht wurde – musste der jeweilige Adressat selbst entscheiden. Dabei bestand die Gefahr, dass fälschlicherweise aussortierte Mails ungelesen verschwanden und der Absender nie eine Antwort erhielt.

Eine zentrale Sammlung kam aus Gründen des Datenschutzes nicht in Frage. „Da sind uns die Accounts unserer Mitarbeiter heilig“, so Redmann. „Außerdem hätte man niemandem zumuten können, einen solchen Zentralordner zu verwalten.“ Wie Gespräche ergaben, hatten aber viele Anwender nicht die Zeit, ihren ganzen Spam-Ordner immer wieder durchzusehen. Der RMV entschied daher, eine Spam-Abwehr einzuführen, welche die Benutzer zum einen entlasten und zum anderen sicherstellen konnte, dass keine wichtigen Mails verloren gingen.

Expertengremium“ aus sieben Filtern für genaueste Spam-Erkennung

Der Mail Security Service der auf IT-Sicherheit und Cloud-Services spezialisierten Dunkel GmbH beginnt mit der Überprüfung viel früher als herkömmliche Spam-Filter. Statt die Mails zum Server des Unternehmens durchzulassen, wo diese unnötig Rechen- und Personal-Kapazitäten binden, werden die unerwünschten Nachrichten bereits während der SMTP-Kommunikation, also dem Sendevorgang, erkannt und ihre Annahme verweigert. Die Spamschutz-Funktion basiert nicht nur auf Texterkennung, sondern analysiert auch völlig sprachunabhängig charakteristische Verhaltensweisen derartiger Mails. Zusätzlich werden selbst entwickelte Verfahren von Dunkel sowie die weltweiten Spam-Monitoring-Systeme von Commtouch und Cloudmark eingesetzt, um auch neue Spam-Wellen frühzeitig erkennen und blockieren zu können.

Die verschiedenen Scanner sind auf unterschiedliche Spam-Arten spezialisiert und bilden zusammen eine Art Expertengremium. In diesem gibt jedes Tool eine Bewertung ab, die zu einer Einschätzung der Spam-Wahrscheinlichkeit zusammenfließen. „Insgesamt erreichen wir damit eine durchschnittliche Erkennungsrate von 99,4 Prozent“, erläutert der IT-Sicherheitsspezialist Axel Dunkel. Der Kunde kann dabei selbst entscheiden, wie bei Mails mit unterschiedlich hoher Spam-Wahrscheinlichkeit verfahren werden soll. Beispielsweise können Mitteilungen mit niedriger Einstufung auch wie gewohnt angenommen und in einem separaten Ordner abgelegt werden.

Lückenlose Kommunikation durch Benachrichtigung bei abgewiesenen Mails

Durch die multiple Analyse wird das Risiko, dass Mails zu Unrecht abgelehnt werden, auf unter 0,0001 Prozent reduziert. Sollte dieser Fall doch eintreten, ist die Nachricht trotzdem nicht verloren. Der Absender bekommt von seinem Mailserver die Benachrichtigung, dass seine Mail nicht erfolgreich zugestellt werden konnte und kann sich diesbezüglich mit dem Empfänger in Verbindung setzen. „So lässt sich zum Beispiel eine Zustellung mittels eines Passworts erzwingen. Dazu ruft man bei dem entsprechenden Mitarbeiter an und erhält einen Code, den man einfach in die Betreffzeile der Mail einträgt. Damit gelangt die Mitteilung in jedem Fall ans Ziel“, erklärt IT-Leiter Redmann. Außerdem ist die Spam-Abwehr lernfähig: Jeder Benutzer kann die Filter eigenständig auf bestimmte Adressen trainieren und so an seinen individuellen E-Postverkehr anpassen.

Daneben garantieren drei sich ergänzende Virenscanner, die mehrmals stündlich aktualisiert werden, dass keine Schadsoftware mit Mails auf die Unternehmensrechner gelangt. Der Service beinhaltet auch einen Stunde-Null-Schutz, mit dem noch unbekannte, neue Bedrohungen anhand charakteristischer Auffälligkeiten erkannt und abgewehrt werden können. Beim RMV seien Viren aber in den letzten Jahren kaum noch ein Problem gewesen, so Redmann. Derartige Angriffe hätten stetig abgenommen, während die Spam-Flut immer weiter angestiegen sei.

Hohe Trefferquote: Nur zweimal nicht erkannten Spam gemeldet

Die Einführung der neuen Mail Security Ende 2009 wurde im RMV gründlich in Vorgesprächen mit Betriebsrat und Kollegen vorbereitet. Das Unternehmen konnte dafür beim Anbieter Dunkel einen beliebigen Tag festlegen, die konkrete Umstellung erfolgte dann auf Zuruf. „Wer bis dahin seinen Spam-Ordner einfach geleert hat, bekam von der Veränderung kaum etwas mit. Die Anwender, die zuvor immer ihre aussortierten Mails überprüft hatten, merkten den Unterschied dagegen sofort“, erzählt Redmann. Wie groß die tatsächliche Zeitersparnis für die Mitarbeiter ist, ließe sich schwer sagen, die vereinzelten Rückmeldungen der Anwender an die IT-Abteilung seien seither aber durchwegs positiv gewesen. Vor allem die Steuerungsmöglichkeiten für den einzelnen Nutzer, wie die Anpassung der Filter, ermöglichen ein angenehmes Arbeiten mit dem System, meint der Leiter der Informationstechnologie.

Auch die Trefferquote des Spam-Schutzes hat sich als sehr hoch erwiesen: Seit der Umstellung wurden nur zwei Fälle von falsch durchgelassenen Mails gemeldet. „Wenn man bedenkt, wie stark die Mail Security in alle täglichen Abläufe eingebunden ist, gibt es damit auffallend wenige Probleme“, so Redmann. „Würde das System Schwierigkeiten machen, hätten wir das sehr schnell gemerkt. Aber es gibt Dinge, da ist man froh, wenn man nichts davon hört – so wie in diesem Fall.“

Weitere Informationen erhalten Sie hier:

Systemberatung Axel Dunkel GmbH

Philipp-Reis-Straße 2
65795 Hattersheim
Deutschland

Telefon +49 (0)6190/889-0
Fax +49 (0)6190/889-399

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