Projektorganisation im Mittelstand – noch immer ein Dilemma!

Die Projektorganisation ist eines der wichtigsten Instrumente, um Projekte erfolgreich und termingerecht zu realisieren und die Komplexität großer umfangreicher Projekte in den Griff zu bekommen.

Damit ist die Projektorganisation Grundlage für effizientes Arbeiten und Schlüssel zum Erfolg. Doch Ergebnisse der im Rahmen von techconsult durchgeführten Studie „Projekt-Performance-Index“ zeigen, dass in vielen Unternehmen die Projektorganisation nicht optimal läuft. Eine Ursache: Keine optimale Softwareseitige Unterstützung.

Der Erfolg vieler Projekte steht und fällt mit der Projektorganisation, das ist keine Neuigkeit. Dazu gehören unter anderem die genaue Rollenverteilung, die Planung der Projektstruktur sowie eine zielführende Kommunikation, sowohl innerhalb des Projektteams als auch zwischen Team und Kunden. 

Vor Projektbeginn wird das Projektteam festgelegt, Rollen werden verteilt und jeder bekommt seine Aufgaben zugewiesen. Doch bereits hier gibt es erste Stolpersteine in mittelständischen Unternehmen zu überwinden. Die Studienergebnisse zeigen, dass eine große Unzufriedenheit mit der Projektorganisation herrscht. Vor allem in der Fertigungsindustrie gibt es etliche Schwachstellen. Die Mängel beschränken sich nicht allein nur auf die Organisationsfähigkeiten, auch das Miteinander klappt nicht überall. Eine effektive Zusammenarbeiten setzt eine zielführende und konstruktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten voraus. Dies funktioniert jedoch bei jedem dritten befragten Unternehmen nicht reibungslos. 

SW-Unterstützung nicht voll ausgeschöpft 

Die Unzufriedenheit mit der Projektorganisation geht zum Großteil mit einer unzureichenden Software-Unterstützung einher. Es ist erstaunlich, dass scheinbar jedes dritte Unternehmen nicht die Möglichkeiten einer Software-Unterstützung in der Projektarbeit für sich nutzen kann. Sie äußerten sich sehr unzufrieden bis unzufrieden mit der aktuellen Situation. Vor allem was die Rollenverteilung und die Kommunikation mit dem Kunden betreffen, finden sich überdurchschnittlich viele kritische Äußerungen. Dabei gibt es eine ganze Reihe von Lösungen und Tools, die das Projektmanagement und im Detail auch die Projektorganisation flexibel gestalten und unterstützen können, indem beispielsweise Rollen übersichtlich verteilt werden und alle notwendigen Informationen und Daten in Echtzeit für alle Projektbeteiligten verfügbar sind. Sollte es Probleme im Verlauf des Projektes geben, könnten Änderungen schnell vorgenommen und Teammitgliedern problemlos Berechtigungen für zusätzliche Aufgaben zugewiesen werden. Jedes Projektteammitglied wäre in der Lage den Projektfortschritt zu sehen, könnte Probleme und sich anbahnende Verzögerungen erkennen und entsprechend gegensteuern. Eine unzureichende Projektorganisation führt nicht nur zu Terminverzögerungen, sondern lässt auch schnell die Kosten explodieren. Gerade für mittelständische Unternehmen können Projektverzögerungen bereits von Tagen oder wenigen Wochen große finanzielle Auswirkungen haben. Unternehmen, deren Projektorganisation nicht oder nur unzureichend softwareseitig unterstützt wird, sollten daher über den Einsatz einer entsprechenden Lösung nachdenken und prüfen, ob sich die zu tätigenden Software-Investitionen möglicherweise schon nach kurzer Zeit amortisieren.

Weiterführende Informationen 

Diese und weitere Ergebnisse lesen Sie in der Short Study Collaboration, die auf der Projektwebsite  zum kostenfreien Download bereit steht (siehe Link). Für interessierte Unternehmen steht dort ebenfalls ein kostenfreies Self-Check-Tool bereit, dass ermöglicht, die eigene Situation zu bewerten und sich mit den Studienergebnissen zu vergleichen. 

Über den Project Performance Index 

Die Studie Project Performance Index untersucht den Status quo in der Umsetzung der Projektarbeit und des Projektmanagements. Die Ansprechpartner dafür waren Projektleiter und Projektmitarbeiter in mittelständischen Unternehmen der Fertigungsindustrie (Fahrzeugbau inkl. Zulieferer, Elektro- und High-Tech-Industrie sowie Metallerzeugung und Verarbeitung), der Energiewirtschaft sowie Technische Dienstleister (Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros, Ingenieurs- oder technischer Dienstleister für Entwicklung) von 50 bis 1999 Mitarbeitern (Technische Dienstleister ab 20 Mitarbeiter) in Deutschland, Österreich und der Schweiz (D/A/CH). Insgesamt wurden 563 Interviews mit diesen Ansprechpartnern geführt. Der Project Performance Index wird unterstützt von RPLAN.