Public Manager
03.02.2017 | E-Government

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Umstellung auf E-Invoicing in der öffentlichen Verwaltung

Elektronische Rechnungen sind für die öffentliche Verwaltung ab 2018 Pflicht. Damit die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang gelingt, müssen Kommunen technische und rechtliche Anforderungen beachten.

Zu langwierig, zu komplex, zu teuer: Kommunen haben gegenüber der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse viele Vorbehalte. Doch die elektronische Rechnung wird laut des im Juli 2016 verabschiedeten E-Rechnungsgesetzes Pflicht. Ab 2018 muss daher jede Kommune in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Obwohl die Zeit immer knapper wird, geht die Umstellung nur sehr schleppend voran. Damit eine Umstellung zeitnah gelingt, sollten Kommunen sich rechtzeitig über den Prozess informieren und vier zentrale Punkte beachten.

  1. Analyse – Die nötigen Grundlagen schaffen 

Zunächst sollten Kommunen wichtige Fragen klären:

  • Wird die IT inhouse oder extern über ein Kommunales Rechenzentrum betrieben?

  • Welche technische Infrastruktur liegt vor?

  • Gibt es bereits einen elektronischen Workflow?

  • Welche Schnittstellen müssen geschaffen werden?

  • Welche fachliche Expertise ist intern vorhanden, welche braucht es zusätzlich?

  • Soll die Umstellung eigenständig oder mit Hilfe eines Providers umgesetzt werden?

Die Umstellung auf E-Invoicing bedarf einer Analyse des Status quo und der Festlegung eines konkreten Zeitplans für die Umstellung. Nur so kann die reibungslose Abwicklung elektronischer Rechnungsprozesse sichergestellt werden.

  1. Formalitäten - Rechnungsformat und steuerrechtliche Anforderungen

Grundsätzlich muss jede elektronische Rechnung die gleichen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen wie eine Papierrechnung, vor allem die Kriterien des §14 (4) UStG. Auch digital braucht es eine „ordentliche“ Rechnung, um – sofern dies die jeweilige Kommunenstruktur ermöglicht – hieraus die Vorsteuer abziehen zu dürfen. Ein Vorsteuerabzug ist also auch beim E-Invoicing nur möglich, wenn gewisse Bedingungen erfüllt sind, darunter:

  • Echtheit der Herkunft

  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts

  • Lesbarkeit der Rechnung

  • Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung in umsatzsteuerlichem Sinne

Für den Austausch von elektronischen Rechnungen (und hier sprechen wir von echten elektronischen Rechnungen mit Strukturdaten und nicht reinen Bilddateien, wie PDF!) ist ein einheitliches Format obligatorisch, beispielsweise die X-Rechnung. Ob die Rechnungen als Anhang per E-Mail erhält oder online herunter geladen werden, steht jedem Rechnungsempfänger frei.

Neben der technischen Umstellung ist die Einrichtung einer zentralen Mail-Adresse für den Rechnungseingang (Bsp. rechnung@kommune.de) optional. Für eine automatisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnungen müssen zudem Informationen wie Bestell- oder Lieferantennummer ergänzt werden.

3. Archivierung - Rechnungen 10 Jahre digital archivieren

Auch bei elektronischen Rechnungen ist die Archivierung Pflicht. Dabei ist es nicht ausreichend, die Rechnungen auszudrucken und abzuheften. Elektronische Rechnungen müssen digital in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind.

Laut §14b UStG muss bei der Archivierung der Rechnungen sichergestellt werden, dass diese mindestens 10 Jahre, beginnend vom Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses, gespeichert werden und jederzeit ohne größeren Aufwand gelesen und geprüft werden können. Außerdem müssen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Das Speichermedium darf hierbei nicht frei gewählt werden: Der Datenträger darf keine Änderungen zulassen. Es eignen sich also Speichermedien, die nur einmal beschreibbar sind.

4. Umsetzung - Die Wahl des richtigen Providers

Mit einem externen Dienstleister gelingt die Umstellung in der Regel schneller und weitaus kostengünstiger. Der richtige Provider übernimmt oft erst die Situations- und Bedarfsanalyse beim Rechnungsempfänger und anschließend die Steuerung des speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmten Umstellungsprozesses. Zudem kann der Provider sowohl die Übertragung, als auch die Anbindung an die lokalen ERP-Systeme auf Seiten des Rechnungsversenders und -empfängers, mögliche Wartungsarbeiten oder die Archivierung übernehmen. Darüber hinaus werden oft diverse Zusatzleistungen wie Datenkonvertierung angeboten, die gegebenenfalls die kostenfreie Konvertierung der strukturierten Daten in den dann vorgeschriebenen europäischen Standard vorsieht, wie beispielsweise die Europa-Garantie von crossinx.

Das Kernkriterium bei der Auswahl eines geeigneten Providers ist die Erfüllung nationaler und internationaler steuerrechtlicher Anforderungen inklusive entsprechender Zertifizierungen. Der Umgang mit den hochsensiblen Rechnungsdaten muss allen Compliance-Richtlinien und Sicherheitsanforderungen genügen.

Natürlich lässt sich auch inhouse auf E-Invoicing umstellen. Doch die dafür benötigten IT-Kenntnisse und das Wissen um Compliance-Richtlinien sind oft nicht ausreichend vorhanden und verlangen entsprechende Expertise. Ein Provider bündelt alle Kompetenzen.