Modernes Unterkunftsmanagement - Sechs weitere Kommunen nutzen TAU-Office

Im ersten Halbjahr 2017 haben sich weitere sechs Kommunen für das vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) angebotene Unterkunftsmanagement TAU-Office der rocom GmbH entschieden. Seit 2016 nutzt die Stadt Horn-Bad Meinberg die Lösung.

Ihrem Beispiel folgten jetzt die Kommunen Detmold, Minden, Stemwede, Bad Salzuflen, Finnentrop sowie Soest und führten das System, das den gesamten Unterbringungs- und Betreuungsprozess von Asylbewerbern abbildet ein. Die Software unterstützt die Städte und Gemeinden bei der Unterkunftsbelegung ebenso wie bei der Betreuung von Einzelpersonen und Familien, der Organisation von Terminen und bei statistischen Auswertungen.

Bereits 2015 präsentierte das krz die Software erstmals seinen Kunden, um den Anforderungen an die Bereitstellung von Wohnraum für Flüchtlinge nachzukommen. Die Herausforderungen dabei sind für die Verwaltungen heute noch genauso aktuell wie vor zwei Jahren: Wo ist Wohnraum vorhanden? Wie lange gilt der Mietvertrag? Wie ist die derzeitige Belegung in den Einrichtungen? Ist die vorhandene Ausstattung ausreichend? Wie ist die Verteilung in den einzelnen Stadtteilen? Liegen Pläne für Feuerwehr, Polizei und Ausländeramt vor?

Antworten auf diese Fragen liefert das Verfahren TAU-Office. Die Lösung ist modular aufgebaut, wobei die jeweilige Konfiguration für die einsetzenden Kommunen individuell angepasst und erweitert werden kann. Die grundlegenden Informationen werden über die Module „Unterbringung“ und „Fälle“ verwaltet.

Das Modul „Unterbringung“ beinhaltet:

 - Unterkünfte
 - Wohnungen
 - Zimmer
 - Belegung
 - Grundrisse
 - Ausstattung

Das Modul „Fälle“ umfasst:

 - Einzelpersonen
 - persönliche Stammdaten
 - Sprachkenntnisse
 - Ausbildung
 - andere frei definierbare Felder

Alle Informationen werden zueinander in Verbindung gesetzt und mit unterschiedlichen Darstellungsmöglichkeiten wie Listen, Kalendern und Karten verknüpft. Relevante Dokumente und Bilder (z.B. Mietverträge oder Grundrisse) sind an jeder Position hinterlegbar. Dadurch erhalten die Sachbearbeiter einen Überblick über die Objekte und die vorliegenden Bedarfe. Mit einem Klick stehen Auswertungen, wie z. B. wie viele Flüchtlinge in den einzelnen Unterkünften schulpflichtig sind, über das Modul Statistik bereit. Auch Reports über Kostenträger oder Fehlbelegungen sind sofort verfügbar.
Damit ermöglicht TAU-Office den Kommunen eine optimale Verwaltung und Betreuung von Flüchtlingen.