Dokumentationstool optimiert Berichtswesen bei Feuerwehr und Polizei
Vorgänge zu protokollieren ist eine unliebsame Aufgabe, bei der oft Fehler passieren. Gerade wenn dies für komplexere Angelegenheiten erst im Nachhinein erfolgt, verschwinden häufig Notizen und Bildmaterial oder Dinge werden vergessen.
In Institutionen wie Polizei oder Feuerwehr gehört das Verfassen zeitraubender Protokolle und Berichte zum Alltag – und bindet wertvolle Arbeitskraft. Ein neues Softwaretool kann das Berichtswesen entscheidend erleichtern: unter anderem durch mobile Datenerfassung direkt vor Ort.
Wer schon einmal Zeuge eines Brandes geworden ist und die Feuerwehr bei ihrer Arbeit beobachtet hat, der weiß, dass diese nicht mit dem Löschen des Brandes erledigt ist. Ein weiterer zeitintensiver Teil des Einsatzes ist dessen Dokumentation und der abschließende Bericht. Viele Daten und Fakten müssen dafür erhoben und später verknüpft werden: auf Blöcken oder in Heften vermerkte Notizen, Bildmaterial, Daten aus der Erinnerung der Einsatzkräfte und vieles mehr.
Die Datenmenge muss möglichst vollständig zusammengetragen und dann in einem Bericht zusammengeführt werden. Diese Vorgehensweise in mehreren Teilschritten führt zu einer hohen Fehleranfälligkeit – insbesondere, da meistens mehrere Personen involviert sind. Dass dabei Dinge vergessen werden oder etwas verschwindet, scheint beinahe schon vorprogrammiert. Zudem ist der Prozess zeitaufwändig für alle Beteiligten. Also nichts, was ein Mitarbeiter gerne erledigt.
Bis zu 90 Prozent Zeitersparnis beim Berichtswesen
Doch das könnte sich nun ändern – mit einem Dokumentationstool, das die mobile Datenerfassung vor Ort unterstützt und automatisch die Daten aller Beteiligten zusammenführt. Dies ermöglicht eine Softwarelösung namens TabTool. Sie ist für alle mobilen Endgeräte wie iPod, Tablets oder Smartphones geeignet, die als Betriebssystem iOS oder Android nutzen, und überträgt die direkt vor Ort gewonnenen Daten wie Fotos, Sprachaufzeichnungen, Notizen oder Videofilme direkt in die Zielmedien der Institutionen, in der Regel also in die Dokumentationstools. Dabei ist TabTool aber kein „Datensammler“ für andere Anwendungen, sondern wurde konzipiert als Stand-Alone-Lösung, die optional über Schnittstellen mit fremder IT verbunden werden kann. In jedem Fall wird mit dem Tool ein Medienbruch vermieden, da eine manuelle Datenerfassung entfällt. Ist die Dokumentation abgeschlossen, ist zugleich auch der Bericht fertig.
Umgekehrt hat man so bei Bedarf auch alle Daten stets mobil dabei – was zum Beispiel für die Ermittlungsarbeit nicht uninteressant sein dürfte – und ist zudem mit den Kollegen vernetzt. Die TabTool-Software ist an jeden Prozess in Institutionen anpassbar und kann für eine starke Entlastung von Polizei und Feuerwehr bei der Dokumentationstätigkeit sorgen. Bis zu 90 Prozent Zeitersparnis sind möglich, was Anwenderbeispiele aus anderen Branchen zeigen, die TabTool einsetzen. Eine permanente Internet-Verbindung ist dabei nicht notwendig, da das System auch offline arbeitet. Sobald der User wieder online ist, erfolgt eine Synchronisierung seiner Daten mit allen anderen Gruppenmitgliedern.
Maßgeschneidert und schnell einsetzbar
TabTool ist ein Grundtool, das ohne viel Aufwand an spezielle Unternehmensbedürfnisse angepasst werden kann. Da ein solcher Bedarf auch in anderen Branchen besteht, ist die Software auch bei Unternehmen aus der Baubranche und der Photovoltaik im Einsatz. Auch in der Industriemontage arbeitet man gerne mit TabTool. So plant zum Beispiel ein Unternehmen, das für eine große Raffinerie tätig ist, Arbeit und Besprechungen stets mit der Softwarelösung. TabTool ist hier zu einem wichtigen Baustein für das Lean Management geworden.
Einer Adaptierung des Tools an die spezifischen Bedürfnisse von Feuerwehr oder Polizei stünde nichts im Wege. Das Basissystem dafür steht bereits und müsste lediglich um die speziellen Inhalte, die für das jeweilige behördliche Reporting nötig sind, erweitert werden. Dieser Vorgang ist allerdings erfahrungsgemäß schnell erledigt: In der Regel kann TabTool bereits 1 – 2 Wochen nach Fertigstellung der Spezifikation bei sämtlichen Usern im Einsatz sein.