Public Manager
28.11.2016 | Software

Arbeitsunfälle schnell und rechtssicher dokumentieren

Ein Unfall am Arbeitsplatz ist schnell passiert – besonders in produzierenden Unternehmen. Doch auch im vermeintlich ungefährlichen Büro besteht für die Mitarbeiter eine potenzielle Verletzungsgefahr. Solche Unfälle bringen für Betriebe neben dem Ausfall von Mitarbeitern auch verwaltungstechnische Herausforderungen mit sich, denn sie müssen für die Versicherungen genau dokumentiert werden. Damit diese am Ende für die Kosten aufkommen, müssen zudem sämtliche Vorgaben für die Arbeitssicherheit erfüllt sein – was ebenfalls detailliert nachweisbar sein sollte.

Wen wundert es also, dass bei der aktuellen Gesetzeslage das „Verbandbuch“ in vielen Unternehmen zum Angstthema geworden ist. Wer nimmt im Falle eines Arbeitsunfalls diese Eintragungen kompetent und vor allem rechtssicher vor? Dabei kann eine Dokumentationssoftware unterstützen, die genau die relevanten Daten abfragt, diese verwaltet und darüber hinaus betriebliche Auswertungen ermöglicht.

Das Thema Arbeitsschutz in deutschen Unternehmen ist komplex. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sämtliche erforderliche Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen, um die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter bei der Ausübung ihrer Tätigkeit zu gewährleisten. Einen großen Bereich bildet hier der Brandschutz, dessen Regelung inzwischen so komplex geworden ist, dass Unternehmen vermehrt Experten zu Rate ziehen, um alle Auflagen zu erfüllen. Ein weiterer Bereich sind die Maßnahmen zur Ersten Hilfe, die ebenfalls sehr umfangreiche Vorgaben haben.

Je nach Größe muss ein Betrieb neben den Einrichtungen und Sachmitteln zur Sicherstellung der Ersten Hilfe auch das erforderliche Personal, wie zum Beispiel Ersthelfer und Betriebssanitäter, bereitstellen. Hat sich ein Mitarbeiter bei der Arbeit verletzt, besteht die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Dokumentation des Unfalls und der Erste-Hilfe-Leistungen. Dazu führen Unternehmen in der Regel ein „Verbandbuch“, in dem sie sämtliche Erste-Hilfe-Maßnahmen, die aufgrund von Arbeitsunfällen, Verletzungen am Arbeitsplatz oder Wegeunfällen erfolgt sind, dokumentieren. Erfasst werden hier wirklich alle Vorgänge, in denen irgendeine Form von Erster Hilfe erforderlich war – vom simplen Pflaster für einen kleinen Schnitt in den Finger bis hin zum Abtransport eines Schwerverletzten ins Krankenhaus. Diese Dokumentationspflicht sieht § 24 Absatz 6 der BGV A1 vor.

Ohne Dokumentation im Verbandbuch kein Versicherungsschutz

Verletzt sich ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit, ist dieser über die Berufsgenossenschaften versichert. Glücklicherweise führen die meisten Unfälle in Betrieben zu lediglich geringfügigen Verletzungen. Abgetrennte Gliedmaßen oder Schlimmeres sind eindeutig die Ausnahme. Doch auch kleine, harmlos erscheinende Verletzungen müssen im Verbandbuch des Betriebs erfasst werden. Fehlt ein Eintrag zu einem Unfall, gefährdet dies den Versicherungsschutz. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter mit einer harmlos wirkenden Verletzung fühlt sich nicht so schlecht, dass eine ärztliche Behandlung nötig erscheint. Einige Zeit später stellen sich aber doch Spätfolgen ein, die eine langwierige Therapie erforderlich machen. Der Betrieb kann nun durch die Dokumentation im Verbandbuch nachweisen, dass die Verletzung während der Arbeitszeit erfolgt ist und daher ein Anspruch auf Leistungen der Unfallversicherung besteht. In Deutschland erfolgt eine Kostenübernahme nur dann, wenn ein Unfall als Arbeitsunfall eingestuft werden kann. Ähnliches gilt übrigens auch in der Schweiz und in Österreich.

Die lückenlose Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen umfasst optimalerweise die persönlichen Daten, den Zeitpunkt, Ort und Hergang des Arbeitsunfalls, die Art und Weise der Verletzung, die Beschreibung der Erste-Hilfe-Maßnahmen bzw. der Behandlung sowie die Personalien von Ersthelfer, Arzt und anderen Beteiligten. Diese Dokumentation im Verbandbuch muss der Arbeitgeber fünf Jahre lang unter Datenschutzgesichtspunkten aufbewahren, sodass stets darauf zurückgegriffen werden kann. Neben dem Nachweis eines Arbeitsunfalls gegenüber dem gesetzlichen Unfallversicherungsträger stellt die ausführliche Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen zugleich eine wichtige Grundlage für die Planung und Organisation der Ersten Hilfe und des Rettungswesens im Unternehmen dar. Werden Daten hier konsequent erfasst, erlauben sie das Monitoring von Verletzungen. So können Arbeitsbereiche ermittelt werden, in denen es immer wieder zu ähnlichen Verletzungen kommt, und Maßnahmen zur Senkung der Unfallgefahr getroffen bzw. Lücken in der Unfallverhütung geschlossen werden.

Mit wenigen Mausklicks zur rechtssicheren Dokumentation

Will ein Betrieb die rechtssichere Dokumentation von Arbeitsunfällen sicherstellen, müssen die Mitarbeiter in relevanten Positionen entsprechend geschult sein, zum Beispiel Sicherheitsbeauftragte, Arbeitsmediziner, Betriebsräte, Führungskräfte und alle Personen, die Aufgaben im betrieblichen Arbeitsschutz wahrnehmen. Neben Kenntnissen der Arbeitsschutzverordnungen, der Meldepflicht für Unfälle an die zuständigen Stellen und des richtigen Verhaltens bei Arbeitsunfällen muss es ausgebildete Ersthelfer geben, vollständig ausgestattete Verbandskästen und noch Einiges mehr. Dies stellt die Beteiligten an Arbeitsunfällen vor organisatorische wie auch zeitliche Herausforderungen. Und die Kenntnis aller Regelungen ist noch kein Garant dafür, dass das Verbandbuch tatsächlich korrekt geführt wird. In der Stresssituation des Unfalls besteht nämlich stets die Gefahr, etwas zu übersehen oder zu vergessen.

Abhilfe schaffen hier mittlerweile eigene Softwareprogramme, die eine schnelle und rechtssichere Erfassung von Arbeitsunfällen und sämtlicher dazugehöriger Maßnahmen genau nach den Forderungen des BGV A1 ermöglichen. Über einfach zu bedienende Eingabemasken werden sämtliche relevante Daten zu dem Vorgang abgefragt. In solchen elektronischen Verbandbüchern sind auch Daten von Unfällen, die bereits Jahre zurückliegen, einfach und schnell auffindbar. Eine dieser Lösungen ist die „Verbandbuch Software“ der Hoppe Unternehmensberatung. Diese sieht die Verwaltung der Daten in einer netzwerkfähigen Datenbank vor und ist mehrsprachig angelegt. Zusätzlich zu den relevanten Unfalldaten können dem Vorgang weitere Unterlagen, wie z.B. Bilder von der Verletzung oder Protokolle hinzugefügt werden. Auch Basics wie verschiedene Prüflisten und die aktuellen Rechtsgrundlagen sind in diesem elektronischen Verbandbuch hinterlegt.

Neben der Erfassung bereits erfolgter Unfälle kann die Software aber auch zu deren besserer Verhütung eingesetzt werden. Mit wenigen Mausklicks lassen sich nämlich unternehmensweite Vorfall- und Unfallstatistiken als PDF-Reports erstellen und so eventuelle Gefahrenzonen im Betrieb identifizieren. Dabei sind die Vorgangsdaten stets vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dieses elektronische Verbandbuch ist bereits erfolgreich im Einsatz in Unternehmen, Institutionen und Betrieben verschiedenster Größenordnungen und Branchen. „Die gesetzlichen Qualitäts- und Sicherheitsvorschriften im Gesundheitswesen stellen viele Unternehmen vor Herausforderungen. Mit unserer Software helfen wir ihnen, diese mit möglichst wenig Aufwand rechtssicher zu erfüllen“, erklärt Ulrich Hoppe, Consultant der Hoppe Unternehmensberatung.