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14.03.2016 | Software

Flexible Branchensoftware unterstützt ambulante Kinder- und Jugendhilfe

Die ambulante Kinder- und Jugendhilfe steht zunehmend unter Druck: Immer weniger Fachleistungsstunden werden von Amtsseite bewilligt. Gleichzeitig steigt vor dem Hintergrund der gegenwärtigen Entwicklungen die Verantwortung der Einrichtungen, jegliche Kindeswohlgefährdung zu verhindern. Umso wichtiger ist eine strukturierte Erfassung und Dokumentation der erbrachten Leistungen. Allerdings gehen die Anliegen von Leitung, Verwaltung und Pädagogen dabei oftmals weit auseinander. Eine exakt auf die soziale Arbeit zugeschnittene Software schafft hier den Brückenschlag.

Die Situation ist mehr als brisant: Massiv werden die Stunden, die für ambulante Kinder- und Jugendhilfe bewilligt werden, mit dem Ziel heruntergefahren, „Kosten“ zu sparen. Stattdessen sollen u. a. sozialräumliche Angebote wie Jugendgruppen den daraus folgenden Betreuungsmangel kompensieren. Bei genauerem Hinsehen steht das allerdings im Widerspruch zum Kinder- und Jugendhilfegesetz: Demgemäß besteht ein Rechtsanspruch nach § 27 ff Abs. 1 SGB VIII auf Hilfen zur Erziehung, „wenn eine dem Wohl des Kindes oder des Jugendlichen entsprechende Erziehung nicht gewährleistet ist und die Hilfe für seine Entwicklung geeignet und notwendig ist“. Und der gegenwärtige Sparkurs bringt die ambulante Jugendhilfeeinrichtungen in Zugzwang: Sie müssen immer besser begründen, weshalb ein Kind oder ein Heranwachsender tatsächlich individualisierte Hilfe benötigt – und nachweisen, dass die bewilligten Stunden effektiv und effizient gestaltet werden.

Lückenhafte Arbeitszeiterfassung und Dokumentation führen zu hohem Verwaltungsaufwand und entgangenen Erlösen

Letzteres lässt sich aber nur dann belegen, wenn über die geleisteten Fachleistungsstunden strukturiert Buch geführt wird. Was aus Sicht der Verwaltung ebenso selbstverständlich wie notwendig erscheint, ist für die sozialpädagogischen Fachkräfte oft eine Qual: Wer einen sozialen Beruf wählt, hat in der Regel die Intention, nah beim Klienten zu sein, anstatt seine Arbeitszeit am Rechner zu verbringen. Die Folge: lückenhafte Erfassungen der Vor-Ort-Zeiten, mangelhafte oder ganz fehlende Angaben über die durchgeführten Leistungen.

Das allerdings ist fatal. Denn stimmen die Angaben der Mitarbeiter über ihre Fachleistungsstunden nicht mit dem bewilligten Soll überein, fehlt die entsprechende Refinanzierung von staatlicher Seite. Ein wirtschaftliches Arbeiten ist der Trägereinrichtung dann kaum möglich. Aus diesem Grund wenden Mitarbeiter bei der Monatsabrechnung für gewöhnlich viel Mühen auf, um eventuelle widersprüchliche Angaben zwischen den Leistungserfassungen der Mitarbeiter und den Ist-Zeiten im Arbeitszeitkonto aufzulösen. Erfassungsdokumente – meist einfache handschriftliche Notizen, Exceltabellen oder Worddateien – werden zwischen Verwaltungskraft, Mitarbeiter und Leitungskraft hin- und hergereicht, Gespräche geführt, Zahlen korrigiert. Damit werden unnötig Personalkapazitäten gebunden: Bis zu einer Woche verbringen Verwaltungsmitarbeiter damit, die Stundenabrechnungen ihrer Mitarbeiter auf Vollständigkeit zu kontrollieren, und das Monat für Monat.

Eine entsprechende Softwarelösung zur präzisen Leistungserfassung kann hier Abhilfe schaffen: Durch ein passendes Tool, auf das Sozialarbeiter und Verwaltungsfachkräfte gleichermaßen Zugriff haben, können alle relevanten Daten zeitnah und zentral an einem Ort gespeichert und somit deutlich einfacher überprüft werden. Allerdings lässt sich mit vielen solcher IT-Lösungen zur Erfassung der durchgeführten Fachleistungsstunden nur der hohe Bearbeitungsaufwand bei der monatlichen Abrechnung in den Griff bekommen. Das ist aber bei Weitem nicht die einzige Herausforderung, vor der soziale Träger in der ambulanten Kinder- und Jugendhilfe derzeit stehen. Insbesondere aus Perspektive der Einrichtungsleitung bringt die gegenwärtige Situation noch ganz andere Schwierigkeiten mit sich. Und diese Schwierigkeiten lassen sich durch eine systematisierte Arbeitszeiterfassung allein nicht auflösen – sie erfordern auch eine genaue Dokumentation der in ebendieser Zeit durchgeführten Leistungen.

Das betrifft insbesondere das Thema Kindeswohlgefährdung: Um ebenjene so gut es geht verhindern zu können, müssen schon die ersten Anzeichen schnellstmöglich erkannt und richtig eingeordnet werden. Eine unzureichende Dokumentation über die geleisteten Fachleistungsstunden und eventuelle Auffälligkeiten lässt hier mitunter gefährliche Lücken in der Kommunikation zwischen Betreuer und Leitung aufklaffen. Das kann im Ernstfall weitreichende Konsequenzen haben – die wiederholten Schreckensnachrichten aus Hamburg und anderen Bundesländern, wo Missbrauch, Verwahrlosung und sogar der Tod von ambulant begleiteten Kindern nicht immer zuverlässig verhindert werden konnten, stecken wohl den meisten Sozialpädagogen tief in den Knochen. Noch stärker betroffen sind die Führungskräfte, die letztlich die Gesamtverantwortung für ihre Einrichtung und eventuelle Fehleinschätzungen tragen: Ihnen ist zurecht daran gelegen, von ihren Mitarbeitern eine sorgsame Dokumentation der erbrachten Leistungen einzufordern und diese jederzeit einsehen zu können. Das wiederum erfordert von den Fachkräften Zeit und Disziplin und führt deshalb nicht selten zu Unmut.

Passgenaue Branchensoftware mit modularem Aufbau

Um die ambulante Kinder- und Jugendhilfe zukunftsfähig zu machen, ist also eine Lösung gefragt, die allen drei Ebenen gerecht wird: Es gilt die Verwaltung einzubeziehen, die eine möglichst effiziente Abrechnung und Personaldarstellung wie Arbeitszeitkonten anstrebt. Ebenso muss die Ebene der Leitung beachtet werden, die einen transparenten Einblick in die genaue Arbeit ihrer pädagogischen Fachkräfte benötigt. Und schließlich zählt die Ebene der Mitarbeiter selbst, die für aufwendige Dokumentationen schwer zu gewinnen sind. Ebenjenen Brückenschlag vollzieht die Hamburger LAP Consult GmbH, deren Geschäftsführer ursprünglich selbst aus der sozialen Arbeit stammen, mit ihrer Software LAP Change: Anders als andere Softwarelösungen am Markt unterstützt das Tool, das nunmehr in der 5. Version verfügbar ist, nicht nur die schnelle Erfassung des erbrachten Leistungsaufwands der Mitarbeiter, sondern eben auch die präzise Falldokumentation. Der modulare Aufbau und die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten der eigens für die Kinder- und Jugendhilfe entwickelten Lösung garantieren dabei, dass das Tool genau auf den Bedarf der jeweiligen Einrichtung abgestimmt werden kann. Es bildet deren ureigene Struktur präzise ab – so passgenau wie ein Maßanzug. Spätere Änderungen können in der Regel direkt von der Einrichtung selbst vorgenommen werden, um das Tool an eine veränderte Ausgangslage anzupassen. Das ist gerade jetzt von Vorteil, wo durch die Flüchtlingskrise neue Herausforderungen auf die Kinder- und Jugendarbeit zukommen, auf die es schnell und unkompliziert zu reagieren gilt.

Zahlreiche soziale Einrichtungen vertrauen bereits auf die maßgeschneiderte Lösung von LAP Consult. Maßgeblich zur Weiterentwicklung der Lösung beigetragen haben verschiedene Forschungsaufträge in der EDV-Umsetzung. So wurde die LAP Consult GmbH seit 2002 von unterschiedlichen Bundesministerien mit EDV-Projekten zum Freiwilligen sozialen Trainingsjahr, zu Kompetenzagenturen und zum Bundesmodellprojekt VAMOS (Versorgungseffizienz durch assistive, modulare Technologien in bedarfsorientierten Szenarien) betraut.

Personalplanungssystem und Dokumentation in einem

Das Arbeiten mit der Software ist dank eines rollenbasierten Konzepts auf allen beteiligten Ebenen möglich und dabei denkbar einfach. Das beginnt bereits bei der Stammdaten- und Adressverwaltung: Neue Einträge können entweder von der Verwaltung oder aber auch von den Pädagogen direkt angelegt werden. Im letztgenannten Fall werden Verwaltung und Leitung beim nächsten Login darüber informiert, dass ein neuer Klient angelegt wurde. Herzstück der Lösung ist das Personalplanungssystem LAP PEP: Anhand grafisch aufbereiteter Soll/Ist-Zeiten-Vergleiche sehen Mitarbeiter sofort, wie viele Fachleistungstunden bei dem jeweiligen Klienten erbracht werden dürfen und ob es noch freie Stundenkontingente gibt. Gleichzeitig zu den Fallakten führt jeder Mitarbeiter ein eigenes Arbeitszeitkonto. Neben Fachleistungsstunden können dabei auch Besprechungen, Urlaube und Fortbildungen erfasst werden. Mithilfe der im LAP PEP hinterlegten Daten lassen sich die monatlichen Abrechnungszeiten selbst in großen Einrichtungen merklich reduzieren. Trägt ein Sozialarbeiter in einem vorher definierten Zeitraum keine Daten ein, erhält die Leitungsebene darüber eine Benachrichtigung. So ist sichergestellt, dass Klientenhistorie und Arbeitszeitkonten stets auf dem aktuellen Stand bleiben. Aus der Menge der eingegebenen Daten können mithilfe präziser Filtereinstellungen die jeweils wesentlichen Informationen fallgenau abgebildet werden. Auch das Erstellen von revisionssicheren Reports ist auf diese Weise möglich.

Allerdings erfasst ein Mitarbeiter nicht nur seine geleisteten Stunden bei dem jeweiligen Klienten – er gibt zugleich in Stichworten oder kurzen Sätzen an, welche Leistung erbracht wurde und wie der Status der Hilfe derzeit ist. Dabei helfen vordefinierte thematische Verschlagwortungen wie z. B. „Schule“ oder „Elternarbeit“, die jede Einrichtung selbst definieren kann. Im Bemerkungsfeld können Themen näher präzisiert werden, die im Einzelnen besprochen oder bearbeitet wurden. Auch können ergänzende Dokumente wie PDF, Scans oder Worddateien beigefügt werden, um die elektronische Akte zu vervollständigen. Ein besonderes Feature ist die übersichtliche Ampelfunktion, die mit einem simplen Klick von dem betreuenden Sozialarbeiter auf grün, gelb oder rot gesetzt werden kann. Steht sie auf grün, ist bei seinem Klienten alles in bester Ordnung. Gelb oder rot weist auf eventuelle Missstände hin. In diesen Fällen wird die Leitungsebene sofort per Mail informiert und kann verantwortungsvoll agieren. Im System hinterlegte Orientierungskataloge helfen den Sozialarbeitern dabei zu erkennen, ob eine Kindeswohlgefährdung besteht. Anhand von vordefinierten Kriterien lässt sich präzise einschätzen, ob die Ampel auf rot gesetzt werden sollte.

Mobile Lösung erleichtert Pädagogen die Arbeit

Für den Einsatz in der ambulanten Kinder- und Jugendhilfe eignet sich ganz besonders die mobile Version der Software, LAP Mobile: Als browserbasierte Lösung ist LAP Mobile plattformunabhängig von jedem mobilen Endgerät aus aufrufbar und ist durch seine übersichtliche Kacheloptik intuitiv zu bedienen. Das bedeutet, dass pädagogische Fachkräfte direkt per Smartphone oder Tablet mit dem Tool arbeiten können. Statt also Zeit am Schreibtisch einplanen zu müssen, um abgeleistete Stunden zu erfassen, kann dies direkt im Anschluss an den Termin von unterwegs erledigt werden. Die Dokumentation ihres Einsatzes – als wichtige Grundlage, um eine mögliche Kindeswohlgefährdung rechtzeitig zu bemerken – erfolgt dabei quasi nebenbei: Mit wenigen Sätzen beschreiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dem dafür vorgesehenen Feld die erbrachte Leistung und die aktuelle Situation des jeweiligen Klienten. Das ist sogar per Spracheingabe möglich, so dass der Aufwand tatsächlich verschwindend gering ist. Die https-Verschlüsselung der browserbasierten Lösung sowie aufschaltbare Sicherheitszertifikate sorgen derweil für eine hohe Datensicherheit. Hinzu kommt, dass keinerlei sensible Daten auf den Smartphones oder Tablets der Pädagogen gespeichert werden.

Der Organisationssoftware gelingt es dank ihrer klaren Fokussierung auf den Kinder- und Jugendhilfebereich also, alle drei Ebenen zusammenzubringen und Leitung Verwaltung und Mitarbeitern die tägliche Arbeit zu erleichtern. Dieser multiperspektivische Ansatz ist gerade für Einrichtungen in der zunehmend unter Druck stehenden ambulanten Kinder- und Jugendhilfe zukunftsweisend – denn nur so lässt sich soziales Denken sinnvoll in wirtschaftliches Handeln integrieren.