XINO Scanner digitalisieren große Mengen heterogene Belege

Seit kurzem digitalisieren XINO Scanner aus dem Hause Janich & Klass Computertechnik sämtliche Dokumente und Belege der Prospex gGmbH. Der Dienstleister verarbeitet etwa drei bis vier Millionen Seiten im Jahr. Die Belege unterscheiden sich sowohl in der Papierqualität, als auch in der Größe erheblich. Von Briefmarkenformaten bis hin zu medizinischen Aufzeichnungen von 80 cm Länge wird alles digitalisiert.

(Foto: Janich & Klass)

Bei Prospex handelt es sich um eine Werkstatt für seelisch behinderte Menschen im Kreis Heinsberg mit mehr als 300 Beschäftigten und ca. 70 hauptamtlichen Angestellten in vielen Geschäftsbereichen.Seit 20 Jahren beschäftigt sich das Unternehmen mit der Verarbeitung von Belegen. Mittlerweile umfasst das vorgehaltene Papierarchiv mehr als 25 km, in dem Akten physisch eingelagert und verwaltet werden. Fordert ein Kunde eine Akte aus dem Papierarchiv an, stellt Prospex diese innerhalb von 24 Stunden im Original, oder digitalisiert in wenigen Stunden, zur Verfügung.

Wichtigste Hilfsmittel zur Digitalisierung ist der XINO-Scanner inklusive der flexiblen und bedienerfreundlichen Software DpuScan, die Janich & Klass entwickelt hat. Sie unterstützt Single-, Dual- oder Multistream-Verarbeitung und bietet alle notwendigen Funktionen zur Scanner-Steuerung, Imagebearbeitung und Abspeicherung der eingescannten Bilder.  XINO Scanner zeichnen sich durch ein besonderes papierschonendes Transportsystem aus. Das sorgt für einen unterbrechungsfreien Betrieb und stellt damit eine hohe Produktivität sicher. Außerdem verfügt das System über ein dynamisch variables Geschwindigkeitskonzept, um den Ansprüchen der unterschiedlichen Belegarten gerecht zu werden. Mit DpuScan können Bilder zur Verbesserung nachbearbeitet, von Hand Daten erfasst und mit der integrierten OCR eingescannte Texte ausgelesen und abgespeichert werden. In der Software werden pro Kunde entsprechende Jobs definiert, in die die jeweiligen Anforderungen hinterlegt sind. Jeder Digitalisierungsvorgang endet mit einer Qualitätssicherung und wird dann, je nach Wunsch, auf den Prospex eigenen Archiv-Servern, die über eine sichere VPN-Leitung erreichbar sind, oder auf einem Wechseldatenträger zur Verfügung gestellt. 

„Neben der Qualität der XINO-Scanner war die Tatsache, dass wir jederzeit einen direkten Ansprechpartner beim Hersteller haben, als ein weiteres Argument für die Zusammenarbeit mit Janich & Klass entscheidend“, sagt Friedhelm Bongartz, Bereichsleiter bei der Prospex gGmbH. „Das ist mit Geld fast nicht zu bezahlen. Eventuell auftretende Probleme werden direkt gelöst.“