Public Manager
21.09.2015 | Gebäudemanagement

Nicht nur große Kommunen und Kreise setzen auf Nutzen von CAFM

Bundesweit setzen vor allem die großen Kommunen und Kreise auf CAFM bei der Unterstützung von Prozessen in ihrem Facility-Management. Und es gibt eine Fülle von Anwenderberichten, die den vielfältigen Nutzen dieser Software aus der Praxis heraus beschreiben. Dabei stehen die mittelfristigen Einsparungen von Kosten und Zeit ebenso im Vordergrund, wie etwa die Sicherheit gegenüber den vielfältigen Pflichten der Betreiberverantwortung. Deswegen befassen sich gerade in jüngerer Zeit auch zunehmend mittlere und kleinere Kommunen mit den Vorteilen von CAFM - beispielsweise auch gegenüber MS Excel - und interessieren sich für eine Beschaffung. Doch von dem Interesse über die Auswahl und Beschaffung bis hin zum erfolgreichen Einsatz kann es ein langer Weg werden. Und wer die langjährigen Erfahrungen anderer Kommunen nicht in seine Überlegungen einbezieht, dessen CAFM-Projekt kann rasch in einer Sackgasse landen. Dabei sind es schon wenige Aspekte, deren Beachtung helfen, spätere interne Missverständnisse oder externe Konflikte mit dem Anbieter zu vermeiden und den beabsichtigten Erfolg zu erzielen.

Wer sich auf Messen und Kongressen oder mittels Marktstudien über die deutschsprachigen CAFM-Anbieter und über die Leistungsfähigkeit ihrer Software informiert, kann rasch den Überblick verlieren. Und längst nicht jede CAFM-Software ist gerade für die Prozesse im Facility-Management öffentlicher Verwaltungen geeignet – auch wenn das seitens mancher Anbieter gerne suggeriert wird. Im Gegenteil: Hinter vorgehaltener Hand wird über leere Versprechungen und schlechten Service mancher Firmen gesprochen. Tatsächlich berichteten Marktbeobachter davon, dass bereits jede vierte CAFM-Ausschreibung aufgrund unzulänglicher schon vorhandener IT zustande kommt. Nicht nur hilfreich, sondern nahezu unumgänglich ist daher der Erfahrungsaustausch mit CAFM-Anwendern anderer Kommunen und Kreise, wenn Interessenten eine erste Orientierung gewinnen wollen. In diesen Gesprächen lässt sich am ehesten erfahren, welche Anbieter ihre CAFM-Software speziell auf die Aufgaben und Herausforderungen eines kommunalen Facility-Managements zugeschnitten haben, deren Prozesse kennen und über Expertise im kommunalen Datenmanagement verfügen. Gleichzeitig trifft man gerade dort auf Aussagen zu konkret-spürbaren und nachgewiesenen Nutzen, der auch die Entscheidung zur Beschaffung von CAFM im eigenen Hause auf ein solides Fundament stellt.

So liest und hört man aus Kommunen, die CAFM erfolgreich eingeführt haben, etwa von diesen Vorteilen: „Gegenüber den Pflichten der Betreiberverantwortung wurde Sicherheit gewonnen“; „Nach der erforderlichen Einarbeitungszeit waren die Mitarbeiter entlastet und konnten sich wieder mehr auf ihre Kernaufgaben und –Kompetenzen konzentrieren“; „Nicht nur die Qualität der Arbeitsergebnisse, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter wurden erhöht“; „Wir haben eine Transparenz gewonnen, die so zuvor nur sehr aufwändig aufwendig herbeizuführen war: Nun kennen wir die aufgabenbezogenen Kosten je technischer Anlage“; „Die aktuellen Berichte aus der CAFM-Software helfen uns bei der Kostenplanung in der Instandhaltung“; „Rechnungslegung und Controlling werden direkt aus CAFM angestoßen“; „Die Analyse der Daten unserer Immobilien und Liegenschaften hat sich durch CAFM geweitet, technisch und kaufmännisch“; „Verpasste Ablesetermine in unserem Energiemanagement gehören nun der Vergangenheit an“; „Die vielfältigen Reportmöglichkeiten führen auf Basis der qualitativ sehr guten Datenlage zu einer sehr viel besseren Berichtserstattung seitens der Verwaltung gegenüber den relevanten politischen Gremien“. Hört man in Kommunen hinein, die CAFM schön länger im Einsatz haben, wird letztlich deutlich: Die an Komplexität weiter wachsenden Aufgaben und die sich stetig verändernden gesetzlichen Pflichten und zu beachtenden Normen sind von den zuständigen Mitarbeitern ohne CAFM oder nur mit MS Excel nicht länger zu verantworten.

Gespräche mit Kollegen/innen aus verschiedenen anderen vergleichbaren Kommunen und Kreisen suchen, die CAFM schön länger einsetzen.

Gerade mittlere und kleine Kommunen haben mit personellen Engpässen zu ringen. Und auch wenn die Anzahl ihrer Immobilien und Liegenschaften auf einen ersten Blick überschaubar erscheinen, so stellt die Optimierung der damit einhergehenden Prozesse nicht selten eine der letzten noch vorhandenen politischen Spielräume zur Gestaltung im Sinne der Bürger/innen dar. Naheliegend ist daher die Frage, worauf jene Kommunen und Kreise geachtet hatten, als sie sich für die Auswahl einer Software entschieden. Auch dazu lassen sich im Rahmen vergleichbarer Gespräche wertvolle Hinweise gewinnen: Es sind jene CAFM-Anbieter, die sich auf die kommunalen Belange spezialisiert haben. Doch woran sind diese zu erkennen und wodurch unterscheiden sie sich von anderen? Das sagen Anwender und Marktbeobachter:

Internationale- versus regionaler CAFM-Anbieter: Auf dem deutschen Markt agiert eine ganze Reihe von internationalen Anbietern, erfolgreich und mit zum Teil hervorragenden und modernen CAFM-Produkten. Auch sie verweisen zwar auf erfolgreiche Referenzen im kommunalen Umfeld. Die Nachteile aus kommunaler Sicht: Deren Entwicklungsabteilungen sind meist nicht in Deutschland ansässig, bei möglichen Ansprüchen seitens der Kunden müssen lange Wege und Reaktionszeiten in Kauf genommen werden. Und dieser Effekt verstärkt sich noch dadurch, dass andere große und intensive Kundenprojekte, eine mittelgroße Kommune im unmittelbaren Anschluss an eine Vertragsunterschrift schnell zu einem Kunden zweiter Klasse werden lassen.

Kundennähe als relevante Voraussetzung für erfolgreiche CAFM-Projekte.

Horizontale Allrounder versus Spezialisten: Gerade die großen Anbieter von CAFM-Software bedienen Kunden in den unterschiedlichsten Zielgruppen. Ihren Mitarbeitern fällt es häufig schwer, in ihren Projekten zwischen den verschiedenen Branchen zu wechseln. Und die Entwicklungsabteilungen tun sich nicht leicht damit, Produktstandards bereit zu stellen, die den speziellen Prozessanforderungen kommunaler Verwaltungen entsprechen. Häufig geraten CAFM-Projekte dann auf mittlere Sicht eben doch zu Lösungsprojekten, und das geht mit zusätzlichen Aufwänden und Kosten für den Kunden einher. Auf eine homogene Zielgruppe fokussierte Anbieter kennen die Anforderungen ihrer Klientele hingegen genau. Deren Neukunden profitieren sowohl über ihr Produkt als auch mittels ihrer Berater von den Erfahrungen zurückliegender CAFM-Projekte.

Zielgruppenhomogenität lässt Neukunden besser von Dritten profitieren.

Vertikale Allrounder versus Spezialisten: Eine weitere Gruppe von Teilnehmern im CAFM-Markt hat sind mit ihren IT-Produkten für die Bau- und Immobilienwirtschaft entlang des gesamten Lebenszyklus von Immobilien und Liegenschaften aufgestellt. Sie bieten Virtuelle Projekträume, CAD, CAE, CAFM, GIS und/oder ERP-Anwendungen aus einer Hand. Damit wollen sie dem Ideal eines phasenübergreifenden Datenmanagements entsprechen, an dem sich sämtliche internen Mitarbeiter und externe Firmen beteiligen. Sie verfolgen ein ambitioniertes Ziel in einer sehr heterogenen Zielgruppe. Doch in der Entwicklung ihrer Produkte ringen sie mit den Herausforderungen der Integration und ihre Mitarbeiter sprechen meist nicht dieselbe Sprache. CAFM-Anbieter, die sich auf die Unterstützung der Vielzahl von FM-Prozessen in Kommunen fokussiert haben, kennen auch die Anforderungen eines durchgehenden Datenmanagements über Schnittstellen, etwa zum ERP oder zur GLT, und halten dafür Routinen bereit. Wenige haben jedoch auch CAD integriert.

Wer sich vor dem Hintergrund dieser Erfahrungen aus dem Umfeld kommunaler CAFM Anwender erneut der Frage zuwendet, auf welche Kriterien er bei der Auswahl eines CAFM-Anbieters achten möchte, dem sollte eine erste Orientierung nun schon spürbar leichter fallen. Stets aber ist es sinnvoll, die möglichen Anbieter seiner Vorauswahl zunächst persönlich an ihren Standorten zu besuchen. Nichts ist aussagekräftiger über eine Unternehmenskultur, als ein Blick in die Atmosphäre derer, mit denen man im Rahmen eines CAFM-Projektes auf längere Sicht zusammenarbeiten möchte. Zur streng-vergleichenden Präsentation der Software ist es dann erforderlich, im methodisch-neutralitätswahrenden Sinne ins eigene Haus zu laden. Worauf aber kommt es bei der Auswahl einer passenden und erfolgsversprechenden Auswahl des CAFM-Produkts an? Auch dazu lassen sich treffliche Gespräche mit anderen kommunalen Anwendern führen. Wenigstens drei Referenzkunden der in die engere Auswahl genommenen Anbieter sollten dazu besucht werden. Lösungs- versus Standardsoftware: Für eine Standard-Software sprechen günstigere und besser kalkulierbare Kosten, geringere interne personelle Aufwände, ein kürzerer Implementierungsprozess und höhere Zuverlässigkeit bei Updates. Deren Vorteil liegt eindeutig auf Seiten des Kunden. Und gerade jene Anbieter, die sich bereits seit Jahren auf die kommunalen FM-Anforderungen fokussiert haben, und die über die Erfahrung dutzender bereits realisierter kommunaler Kundenprojekten verfügen, geben diese Vorteile ohne Aufschlag bei den Preisen weiter. Bevor man sich also für ein CAFM-Lösungsprojekt entscheidet, sollte zunächst genau geprüft werden, ob und inwieweit sich die eigenen Anforderungen nicht auch mittels Standards sinnvoll erfüllen lassen. Idealerweise verfügen die spezialisierten Anbieter über Standardmodule, die sich flexibel erweitern oder reduzieren lassen, um zusätzliche oder abweichende Anforderungen kommunaler Kunden individuell anzupassen. Es ist jedoch darauf zu achten, dass der Hersteller eine Update-Sicherheit für Versionswechsel gibt und dass er nicht bei jeder Änderung ins Haus kommen muss.

Aus der Praxis für die Praxis: Die Vorteile kommunaler Standardsoftware überwiegen: Sicherheit, Erfahrungsvorsprung, Preis und Zuverlässigkeit.

Wer sich für eine Standardsoftware entscheidet, erspart sich zudem den externen FM-Berater. Denn Fragen nach dem Datenmanagement, der Anpassung bzw. Flexibilisierung der relevanten FM-Prozesse und der Integration vorhandener Objektinformationen können die dann noch zur Auswahl stehenden auf Kommunen spezialisierten CAFM-Anbieter aus spezifischer Erfahrung selbst beantworten und lösen. Idealerweise verfügen sie selber über Expertise in der Erfassung, Aufbereitung, Erstellung und Implementierung.

Eigenes Daten-Hosting versus webbasierten Zugriff: Intensiv ist die Diskussion über den Datenschutz gerade in Deutschland. Dennoch lassen sich manche FM-Prozesse, wie etwa das Stör- und Auftragsmanagement oder Wartungs- und Instandsetzungsaufgaben mit webbasierten Zugriff und noch besser über mobile Anwendungen optimal unterstützen. Unter der Voraussetzung einer explizit hohen Daten- und Zugriffssicherheit gehen eine ganze Reihe weiterer Vorteile mit webbasierten CAFM-Produkten einher: So erhalten die verantwortlichen Mitarbeiter einen standortunabhängigen Zugang zu den Objektdaten, die sie noch vor Ort aktualisieren; Hardware- und Administrations- sowie Pflegekosten und –Aufwände entfallen; jeder Anwender kommt unmittelbar in den aktuellen Genuss von Updates; auch sind die anfänglichen Implementierungszeiten gegenüber dem Einsatz eigener Datenbanken spürbar kürzer.

Gerade für kleinere und mittlere Kommunen bringt webbasiertes CAFM eine Fülle von Vorteilen – doch die Datensicherheit muss geprüft sein.

Kaufen versus Mieten: Erste CAFM-Anbieter sind dazu übergegangen, Software-Lizenzen zu vermieten anstatt zu verkaufen. Das gilt gerade auch für webbasiertes CAFM. Für den kommunalen Kunden bedeutet das eine spürbare Entlastung des initialen Investitionsbudgets. Auch lassen sich durch die Nutzung von Mietmodellen der Betrieb und damit ein signifikanter Teil der eigenen Betriebskosten an den Anbieter auslagern. Dem werden allerdings die über die Gesamtlaufzeit höheren Endkosten entgegengehalten. Manche Anbieter sind daher dazu übergegangen, gerade im kommunalen Bereich auf die Anrechnung von Einzelplatzlizenzen zu verzichten, wodurch der sonst erhebliche Kostenmultiplikator auch bei Einbindung mehrerer Arbeitsplätze zusätzlich entfällt. Wie man sich am Ende auch entscheidet, relevant ist, die Kosten erst langfristig zu überschauen und dann die verschiedenen Angebote hinsichtlich der Abdeckung des tatsächlichen, eigenen Bedarfs zu vergleichen.

Schon die Beachtung dieser wenigen Aspekte bietet eine überzeugende und erfolgsversprechende Orientierung. So lassen sich die Investitionen besser schützen und die geplanten Ziele am ehesten erreichen.